Themafeest organiseren: complete checklist

Een themafeest loopt soepeler als je eerst het thema, de dresscode en het aantal gasten vastlegt. Daarna regel je locatie, uitnodigingen, dieetwensen, catering, muziek en activiteiten in een vaste volgorde. Plan decoratie en spelmaterialen niet op de laatste dag: ballonnen, fotoprops, tafelkleden en verlichting kosten tijd om klaar te zetten. Gebruik deze checklist om 48 taken en 38 benodigdheden af te werken, van de eerste uitnodiging tot het opruimen na afloop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en dresscode vastleggen
2 personen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie en toegang bevestigen
Programma en muziek selecteren
2 personen
Spellen en activiteiten kiezen
2 personen
Decoratieontwerp uitwerken
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Catering en dieetopties bepalen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Decoratie voorbereiden
3 personen
Muziek afspeellijst klaarzetten
Spelmaterialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffetgerechten klaarmaken
4 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafels met servies dekken
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Activiteiten klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Thema-activiteit begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen en aanvullen
3 personen
Servies en bestek aanvullen
Muziek en dans begeleiden
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Afscheid en gevonden voorwerpen
2 personen

Nazorg

Buffet en dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen controleren en sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 30
Drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Thema-ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Themapostersaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Confettibakjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 60

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Laptop
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Lichtgevende decoratieaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Bezem en blikaantal 2
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het thema en de dresscode uiterlijk 4 weken vooraf vast. Zo kunnen gasten passende kleding regelen en kun je decoratie, posters, ballonnen en fotoprops gericht inkopen.
Stuur de uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag meteen naar dieetwensen, zodat je buffetgerechten en alternatieven niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Controleer 1 week vooraf de locatie, toegang, tafels, stoelen, buffettafels en kledingrekken. Test ook speakers, microfoon, laptop, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat je ze op de feestdag nodig hebt.
Maak de ruimte op de dag zelf eerst functioneel en versier daarna. Reken ongeveer 60 tot 90 minuten voor tafels opstellen, servies dekken, verlichting aansluiten en slingers of themaballonnen ophangen.
Koel dranken enkele uren vooraf en bereid hapjes en buffetgerechten in rondes. Zet afvalbakken, serveerschalen, snijplanken en naamkaartjes klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een themafeest organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met thema, gastenlijst en locatie. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor het feest en rond boodschappen en materiaalcontrole in de laatste week af.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een themafeest klaar te zetten?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, buffet dekken, decoratie ophangen en techniek testen. Heb je een fotowand, veel verlichting of meerdere activiteiten, reserveer dan extra tijd.
Wanneer vraag ik dieetwensen voor een themafeest?: Vraag dieetwensen mee bij de uitnodiging, dus 3 tot 4 weken vooraf. Controleer de antwoorden uiterlijk 1 week voor het feest en pas daarna je boodschappenlijst en buffetopties aan.
Wat moet ik op de dag van een themafeest als eerste doen?: Controleer eerst toegang, ruimte en techniek; zet daarna tafels, stoelen en buffettafels neer. Begin vervolgens met decoratie en verlichting, terwijl dranken koelen en hapjes of buffetgerechten worden voorbereid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.