Themafeest organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een themafeest organiseren lukt makkelijker als je eerst de inhoud vastlegt en pas daarna boodschappen en versiering regelt. Bepaal het thema en de dresscode, verstuur uitnodigingen en verzamel meteen aanmeldingen en dieetwensen. Plan vervolgens het programma, de muziek en de inrichting. Op de dag zelf werk je van koelen en voorbereiden naar tafels, buffet, drankpunt, verlichting en techniek. Deze checklist helpt je ook met de onderdelen die vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en dresscode bepalen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijdschema maken
Muziekselectie samenstellen
Muziek afspeellijst testen
Benodigde materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Dessert en fruit klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Muziek en speakers aansluiten
2 personen
Spellen en accessoires klaarleggen
2 personen
Toilet en entree controleren
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Dresscode en accessoires uitleggen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Thema-activiteit begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Fotomoment begeleiden
Muziek en verlichting bedienen
Laatste ronde drank serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drank veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toilet schoonmaken
Geleende spullen retourneren
Overgebleven spullen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 50
Serveerbordenaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJscontainersaantal 2
Microfoon

Decoratie

Thema-slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Tafelkledenaantal 6
Thema-tafelversieringaantal 12
Thema-accessoiresaantal 45

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Stofzuiger

Tips

Plan de laatste 24 uur niet vol met boodschappen en decoratie. Controleer dan al of tafels, stoelen, buffettafels, servies, bestek en glazen compleet zijn en zet gekoelde dranken op tijd koud.
Test de afspeellijst en Bluetoothspeakers vóór de gasten komen. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, zodat muziek en lichtsnoeren niet op het laatste moment een vrije aansluiting moeten delen.
Maak het drankpunt los van de buffettafel. Zet koelboxen of ijscontainers, drinkglazen en eventuele wijnglazen bij elkaar en vul het eerste aanbod vóór de ontvangst aan.
Bereid eten, hapjes en dessert in een vaste volgorde voor. Snijplanken, een koksmes, serveertangen en opscheplepels horen klaar te liggen voordat je de laatste decoratie ophangt.
Reserveer 30 minuten voor de eindronde door entree, toilet en feestzaal. Controleer daarna fotowand, fotoprops, spellen, verlichting en het tijdschema, zodat je tijdens de ontvangst niet meer hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een themafeest organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met thema, dresscode en uitnodigingen. Verzamel in de eerste 2 weken de aanmeldingen en dieetwensen, zodat je eten, drinken en zitplaatsen kunt plannen.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een themafeest doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal vers eten 1 dag vooraf. Koel dranken uiterlijk enkele uren voor de start en bereid hapjes en dessert volgens je tijdschema.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een themafeest klaar te zetten?: Reken op minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, buffet, drankpunt, versiering, fotowand en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor de controle van entree, toilet, muziek en verlichting.
Hoeveel glazen en borden heb ik nodig voor een themafeest?: Neem per aangemelde gast minimaal 1 dinerbord, 1 dessertbord, 2 drinkglazen en 1 bestekset. Voor een feest dat langer dan 3 uur duurt, leg je ongeveer 25 procent extra glazen en servies klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.