Theaterworkshop organiseren: checklist en planning
Een theaterworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en wat verkleedmateriaal. Je regelt vooraf de ruimte, begeleiding, aanmeldingen, toestemmingen en het programma. Op de dag zelf moeten de speelvloer, werktafels, techniek en materialentafels klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Deze checklist volgt de logische volgorde: eerst vastleggen en verzamelen, daarna klaarzetten en ten slotte ontvangen en starten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Workshopruimte reserveren
Docent en begeleiders vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingen controleren
Programma afstemmen
2 personen
Draaiboek printen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Ruimte openen
2 personen
Ruimte ventileren
Stoelen in kring zetten
2 personen
Werktafels opstellen
2 personen
Speelvloer vrijmaken
2 personen
Techniek testen
2 personen
Materialentafels inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
Huisregels toelichten
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
Stem- en bewegingsopwarming geven
2 personen
Improvisatieoefeningen begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Rollenspellen begeleiden
2 personen
Scènes maken in groepen
3 personen
Warme maaltijd serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Presentaties voorbereiden
3 personen
Presentaties begeleiden
3 personen
Korte afsluitoefening geven
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
2 personen
Nazorg
Kostuums en props sorteren
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Stoelen en tafels terugzetten
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Techniek uitschakelen
Locatie afsluiten
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 36
- Tafelsaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
- Krukkenaantal 6
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Microfoon
- Laptop
- Beamer
- Beamerdoek
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Oplaadbare batterijenaantal 8
Decoratie
- Theatergordijnenaantal 2
- Naamkaartjesaantal 36
- Kleurrijke doekenaantal 12
- Papieren slingersaantal 4
Theatermateriaal
- Handspiegelsaantal 6
- Handpoppenaantal 12
- Maskersaantal 20
- Hoedenaantal 12
- Sjaalsaantal 20
- Speelgoedmicrofoonsaantal 6
- Rekwisietendozenaantal 4
- Kostuumrekkenaantal 2
Kantoor
- Flip-over
- Flip-overvellenaantal 40
- Markeerstiftenaantal 24
- Notitieblokkenaantal 36
- Balpennenaantal 36
- Plakbriefjesaantal 12
- Papieren tapeaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 40
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Waterkannenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokeraantal 2
- Thermoskannenaantal 3
- Serveerbladenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Messenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
Verlichting
- LED-lampenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Sponzenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de workshopruimte en begeleiding vroeg vast, zodat je programma niet afhankelijk wordt van één beschikbare docent. Plan daarnaast tijd voor begeleiders om het draaiboek samen door te nemen.
- Verzamel dieetwensen en toestemmingen tijdens de aanmelding, niet pas bij binnenkomst. Zo kun je uiterlijk een week vooraf controleren of er nog informatie of toestemming ontbreekt.
- Test laptop, beamer, speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de workshop. Neem ook oplaadbare batterijen mee; een technische storing vlak voor de kennismaking kost al snel 15 minuten.
- Maak de speelvloer volledig vrij en zet stoelen in een kring voordat deelnemers arriveren. Werktafels en materialentafels kunnen aan de zijkant staan, zodat handspiegels, handpoppen, maskers en kostuums bereikbaar blijven zonder het spel te hinderen.
- Zet naamkaartjes en de aanwezigheidsregistratie bij de ingang klaar. Reserveer de eerste 10 minuten voor ontvangst, registratie en huisregels; daarna kun je zonder onderbreking met het kennismakingsspel beginnen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een theaterworkshop organiseren?
- Leg de ruimte en docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken van tevoren, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en toestemmingen nog op tijd kunt verwerken.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een theaterworkshop klaar te zetten?
- Reken op minimaal 60 tot 90 minuten op locatie. Daarin open en ventileer je de ruimte, zet je stoelen en werktafels neer, maak je de speelvloer vrij en test je de techniek.
- Hoeveel deelnemers passen er in een theaterworkshop?
- Dat hangt af van de ruimte en de bewegingsvrijheid, maar plan de groepsgrootte op basis van een vrije speelvloer en voldoende zitplaatsen. Houd bij een actieve workshop rekening met ongeveer 2 tot 3 vierkante meter bewegingsruimte per deelnemer.
- Wanneer moet ik materialen en boodschappen voor een theaterworkshop regelen?
- Controleer de materialen en boodschappenlijst 1 week vooraf en doe de boodschappen uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de workshop. Breng alle materialen bij voorkeur de dag ervoor naar de locatie, zodat je op de workshopdag alleen hoeft klaar te zetten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!