Zo organiseer je een theaterworkshop

Begin met de workshopruimte, de docent en het programma; pas daarna regel je uitnodigingen en materialen. Een theaterworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een vrije vloer: je hebt ook een duidelijke ontvangst, werktafels, techniek en verschillende spelmaterialen nodig. Verzamel dieetwensen en toestemmingen vóór je de laatste deelnemerslijst maakt. Op de dag zelf werk je van ruimte openen en ventileren naar opbouw, ontvangst en de kennismaking. Zo voorkom je dat je tijdens het eerste spel nog stoelen, kabels of naamkaartjes moet zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopruimte reserveren
2
Docent en begeleiders vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Toestemmingen controleren
7
Programma afstemmen
2 personen
8
Draaiboek printen
9
Materialen controleren
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Materialen naar locatie brengen
2 personen
13
Ruimte openen
2 personen
14
Ruimte ventileren
15
Stoelen in kring zetten
2 personen
16
Werktafels opstellen
2 personen
17
Speelvloer vrijmaken
2 personen
18
Techniek testen
2 personen
19
Materialentafels inrichten
2 personen
20
Dranken koud zetten
21
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

22
Deelnemers ontvangen
3 personen
23
Aanwezigheid registreren
24
Huisregels toelichten
25
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
26
Stem- en bewegingsopwarming geven
2 personen
27
Improvisatieoefeningen begeleiden
2 personen
28
Pauzedranken serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Rollenspellen begeleiden
2 personen
31
Scènes maken in groepen
3 personen
32
Warme maaltijd serveren
3 personen
33
Servies verzamelen
2 personen
34
Presentaties voorbereiden
3 personen
35
Presentaties begeleiden
3 personen
36
Korte afsluitoefening geven
2 personen
37
Deelnemers uitchecken
2 personen
38
Deelnemers veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

39
Kostuums en props sorteren
2 personen
40
Materialen inpakken
2 personen
41
Stoelen en tafels terugzetten
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Ruimte schoonmaken
2 personen
45
Techniek uitschakelen
46
Locatie afsluiten
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Tafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare batterijenaantal 8

Decoratie

Theatergordijnenaantal 2
Naamkaartjesaantal 36
Kleurrijke doekenaantal 12
Papieren slingersaantal 4

Theatermateriaal

Handspiegelsaantal 6
Handpoppenaantal 12
Maskersaantal 20
Hoedenaantal 12
Sjaalsaantal 20
Speelgoedmicrofoonsaantal 6
Rekwisietendozenaantal 4
Kostuumrekkenaantal 2

Kantoor

Flip-over
Flip-overvellenaantal 40
Markeerstiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 36
Plakbriefjesaantal 12
Papieren tapeaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Waterkannenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte ruim vóór de uitnodigingen uitgaan en controleer of je er een speelvloer, werktafels en een kring met stoelen kunt maken. Plan daarnaast tijd voor openen, ventileren en opbouwen.
Leg docent en begeleiders vast voordat je het programma definitief maakt. Spreek af wie de aanwezigheid registreert, wie deelnemers ontvangt en wie tijdens oefeningen op materiaal en veiligheid let.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en toestemmingen in één overzicht. Controleer dit uiterlijk enkele dagen voor de workshop, zodat je bij de ontvangst niet nog ontbrekende gegevens hoeft na te vragen.
Test laptop, beamer, speaker en microfoon vóór deelnemers binnenkomen en neem verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen batterijen mee. Een korte geluidstest voorkomt vertraging bij uitleg of presentaties.
Richt de ruimte in vaste zones in: ontvangsttafel bij de ingang, stoelen in een kring, vrije speelvloer en een aparte tafel voor maskers, handpoppen, hoeden en andere materialen. Leg naamkaartjes en schrijfmateriaal klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een theaterworkshop organiseren?: Leg de ruimte, docent en begeleiders bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de workshop af, zodat materiaal en ontvangst kloppen.
Hoe richt je een ruimte in voor een theaterworkshop?: Maak één vrije speelvloer, zet de stoelen in een kring en plaats werktafels langs de rand. Houd minimaal 30 minuten vóór de start vrij voor ventileren, opbouwen, techniek testen en het klaarzetten van de materialentafels.
Welke materialen heb je nodig voor een theaterworkshop?: Reken naast stoelen en tafels op spelmateriaal zoals handspiegels, handpoppen, maskers, hoeden en sjaals. Leg ook naamkaartjes, flip-overvellen, markeerstiften, notitieblokken en balpennen klaar; controleer alles uiterlijk de dag ervoor.
Hoe voorkom je een chaotische start van een theaterworkshop?: Wijs vooraf één persoon aan voor ontvangst en aanwezigheid en één persoon voor techniek en ruimte. Open de ruimte minstens 30 minuten eerder, leg de huisregels klaar en start met een kort kennismakingsspel zodra iedereen geregistreerd is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.