Tennistoernooi organiseren: checklist en planning

Een tennistoernooi organiseren vraagt meer dan banen en tennisballen regelen. Je moet vooraf het format, de inschrijvingen en het wedstrijdschema vastleggen, zodat spelers op de dag zelf weten waar ze moeten zijn. Controleer ook tijdig het baanmateriaal, de catering en de weersverwachting. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat formulieren, reserveballen of gekoelde dranken pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum en locatie vastleggen
2 personen
Tennisbanen reserveren
Toernooiformat en regels bepalen
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersindeling maken
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Deelnemerslijst printen
Prijzen en medailles klaarleggen
Dranken koelen
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Banen controleren
2 personen
Netten en baanmateriaal plaatsen
2 personen
Wedstrijdmaterialen per baan klaarleggen
2 personen
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
Prijzentafel inrichten
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Openingsuitleg geven
2 personen
Wedstrijden begeleiden
4 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Lunch en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Verlichting inschakelen
Finalewedstrijd begeleiden
3 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
Banen netjes achterlaten
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Uitslagen en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tennisballenaantal 48
Reserve tennisballenaantal 12
Tennisnettenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Scorekaartenhoudersaantal 4
Wedstrijdfluitjesaantal 4
Pionnenaantal 24
Balmandenaantal 4
Reserve racketsaantal 6
EHBO-set

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Klapbankenaantal 4
Inschrijftafel
Prijzentafel

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Mobiele telefoonladersaantal 2
Printer

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Decoratie

Toernooibanner
Richtingspijlenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 80

Organisatie

Wedstrijdformulierenaantal 100
Deelnemerslijstaantal 4
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Prijzenaantal 6
Medaillesaantal 12
Polsbandjesaantal 80
Ducttapeaantal 4
Schrijfblokkenaantal 6

Tips

Reserveer de tennisbanen zodra de datum vaststaat en plan extra tijd tussen wedstrijden voor uitloop, baanwissels en eventuele regenonderbrekingen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin het aanvangstijdstip, de indeling, wedstrijdregels, lunchmoment en wat spelers zelf moeten meenemen.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de inschrijvingen zijn verwerkt. Print per baan wedstrijdformulieren en leg scoreborden, scorekaartenhouders, fluitjes en reserveballen klaar.
Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf. Zet partytenten, tafels en stoelen klaar als beschutting nodig kan zijn en gebruik LED-bouwlampen wanneer de opbouw of afbouw in het donker valt.
Koel de dranken enkele uren voor de start en bereid hapjes en lunch vooraf. Verzamel dieetwensen tijdens de inschrijving, zodat je niet op de toernooidag nog een aparte maaltijd moet regelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tennistoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de datum, locatie en baanreservering. Gebruik de laatste 2 weken voor inschrijvingen, deelnemersindeling, het wedstrijdschema en de materiaalcontrole.
Hoeveel tennisballen heb ik nodig voor een tennistoernooi?: Reken per baan op minimaal één wedstrijdbuis en leg daarnaast reserve tennisballen klaar. Bij meerdere rondes is een extra voorraad nodig, zodat versleten of zoekgeraakte ballen de planning niet vertragen.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een tennistoernooi?: Maak het definitieve schema 3 tot 5 dagen voor het toernooi, nadat de inschrijvingen zijn gesloten. Houd per wedstrijd rekening met speeltijd, wisseltijd en minimaal 10 tot 15 minuten mogelijke uitloop.
Wat moet ik op de dag zelf klaarzetten voor een tennistoernooi?: Richt minimaal 60 tot 90 minuten voor de eerste wedstrijd de inschrijftafel, cateringtafel en banen in. Leg per baan de wedstrijdmaterialen klaar en controleer ook de EHBO-set, reserve-rackets, koeling en geprinte deelnemerslijsten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.