Zo organiseer je een tennisdag zonder losse eindjes

Begin met de tennisbanen en de cateringlocatie: zonder die twee reserveringen kun je het programma en aantal deelnemers niet betrouwbaar plannen. Verstuur daarna de uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je de wedstrijdindeling maakt. In de laatste week controleer je materiaal, weersverwachting en boodschappen. Op de dag zelf draait alles om een korte ontvangst, duidelijke schema’s en een cateringopstelling die klaarstaat voordat de eerste wedstrijd begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Tennisbanen reserveren
2
Cateringlocatie reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst afronden
8
Wedstrijdindeling maken
2 personen
9
Programma naar deelnemers sturen
10
Weersverwachting controleren
11
Boodschappen bestellen
12
Tennisrackets controleren
2 personen
13
Tennisballen sorteren
14
Naambadges voorbereiden
15
Wedstrijdschema afdrukken
16
Boodschappen ophalen
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
19
Lunchpakketten voorbereiden
3 personen
20
Buffet voorbereiden
3 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen opstellen
3 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Decoratie ophangen
2 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
26
Tennisbanen controleren
2 personen
27
Sportmateriaal klaarzetten
2 personen
28
EHBO-koffer klaarleggen
29
Muziek en microfoon testen
2 personen

Event

30
Deelnemers ontvangen
2 personen
31
Naambadges uitdelen
32
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
33
Speluitleg geven
2 personen
34
Tennisrondes begeleiden
3 personen
35
Scoreborden bijhouden
2 personen
36
Waterpunten bijvullen
2 personen
37
Fruit en snacks serveren
2 personen
38
Gebruikte glazen inzamelen
2 personen
39
Finales begeleiden
2 personen
40
Prijzen uitreiken
2 personen
41
Buffet opstellen
3 personen
42
Avondbuffet serveren
4 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Dessert serveren
2 personen
46
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

47
Afval verzamelen
3 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Locatie schoonmaken
4 personen
52
Decoratie verwijderen
2 personen
53
Materialen terugbrengen
2 personen
54
Geleende spullen retourneren
55
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Serveerbladenaantal 6

Sportmateriaal

Tennisracketsaantal 24
Tennisballenaantal 72
Ballenkorvenaantal 4
Scorebordenaantal 6
Trainingshesjesaantal 24
Fluitjesaantal 3
Waterdispensersaantal 3
Handdoekenaantal 30

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Buitenlampenaantal 6
Draagbare speaker
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Tennisballonnenaantal 30
Slingersaantal 6
Naambadgesaantal 30
Wegwijzerbordenaantal 6
Prijzen en bekersaantal 6

Schoonmaak

Eerstehulpkoffer
Schoonmaakemmersaantal 2
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de tennisbanen en cateringlocatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd rekening met de totale speeltijd, pauzes en minimaal 30 minuten voor ontvangst en uitleg.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen vóór de tennisdag. Maak daarna pas de wedstrijdindeling en stuur het programma, zodat afzeggingen niet op het laatste moment alle partijen verschuiven.
Controleer rackets, tennisballen, ballenkorven en scoreborden uiterlijk 2 dagen vooraf. Leg per baan het benodigde materiaal klaar en zorg voor extra ballen voor verloren of beschadigde exemplaren.
Plan de boodschappen en catering op basis van het definitieve aantal deelnemers. Zet dranken koud, bereid fruit, snacks en lunchpakketten vooraf voor en plaats buffet- en tafels vóór de ontvangst.
Maak de ontvangsttafel klaar met naambadges en afgedrukte wedstrijdschema’s. Zet waterdispensers, afvalbakken en handdoeken zichtbaar neer; deelnemers zoeken die meestal meteen na aankomst.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een tennisdag organiseren?: Reserveer banen en catering bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de tennisdag en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen van tevoren.
Hoeveel tennisbanen heb ik nodig voor een tennisdag?: Dat hangt af van het aantal spelers en de gewenste speeltijd. Plan per baan maximaal 4 spelers tegelijk en tel per wedstrijdblok ongeveer 45 tot 60 minuten, plus pauzes en wisselmomenten.
Wanneer maak ik de wedstrijdindeling voor een tennisdag?: Maak de indeling nadat de deelnemerslijst definitief is, meestal 3 tot 5 dagen vooraf. Stuur het programma daarna direct door en druk op de dag zelf extra exemplaren af.
Wat moet ik de dag vóór een tennisdag controleren?: Controleer de weersverwachting, tennisrackets, tennisballen, scoreborden en cateringmateriaal. Zet dranken koud en leg schema’s, naambadges en het materiaal per baan uiterlijk de avond ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.