Einen Tennistag Schritt für Schritt organisieren

Ein Tennistag steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Plätze und Verpflegung sichern, dann Anmeldungen bündeln und daraus den Spielplan erstellen. Verschicke das Programm erst, wenn Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche feststehen. Am Veranstaltungstag brauchst du neben Schlägern und Bällen vor allem einen belastbaren Aufbau für Empfang, Getränke, Essen und Wetterwechsel. Plane außerdem feste Zeitpunkte für Abholung, Kühlung und die Kontrolle des Materials ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Tennisplätze reservieren
2
Catering-Location reservieren
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Anmeldungen bestätigen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Teilnehmerliste abschließen
8
Spielplan erstellen
2 Personen
9
Programm an Teilnehmer senden
10
Wettervorhersage prüfen
11
Einkäufe bestellen
12
Tennisschläger prüfen
2 Personen
13
Tennisbälle sortieren
14
Namensschilder vorbereiten
15
Spielplan ausdrucken
16
Einkäufe abholen
2 Personen
17
Getränke kalt stellen
2 Personen
18
Obst und Snacks bereitstellen
2 Personen
19
Lunchpakete vorbereiten
3 Personen
20
Buffet vorbereiten
3 Personen
21
Tische aufstellen
3 Personen
22
Stühle aufstellen
3 Personen
23
Partyzelte aufbauen
4 Personen
24
Dekoration aufhängen
2 Personen
25
Empfangstisch einrichten
2 Personen
26
Tennisplätze kontrollieren
2 Personen
27
Sportmaterial bereitstellen
2 Personen
28
Erste-Hilfe-Koffer bereitlegen
29
Musik und Mikrofon testen
2 Personen

Event

30
Teilnehmende empfangen
2 Personen
31
Namensschilder verteilen
32
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
33
Spielregeln erklären
2 Personen
34
Tennisrunden begleiten
3 Personen
35
Spielstände festhalten
2 Personen
36
Wasserstellen auffüllen
2 Personen
37
Obst und Snacks servieren
2 Personen
38
Benutzte Gläser einsammeln
2 Personen
39
Finalen betreuen
2 Personen
40
Preise überreichen
2 Personen
41
Buffet aufbauen
3 Personen
42
Abendbuffet servieren
4 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
45
Dessert servieren
2 Personen
46
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen

Nachbereitung

47
Abfall sammeln
3 Personen
48
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
49
Sportgeräte sammeln
3 Personen
50
Geschirr abwaschen
3 Personen
51
Location reinigen
4 Personen
52
Dekoration entfernen
2 Personen
53
Materialien zurückbringen
2 Personen
54
Geliehene Sachen zurückgeben
55
Reste aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 30
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 40
Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
KaffeetassenAnz. 30
ServiertablettsAnz. 6

Sportmaterial

TennisschlägerAnz. 24
TennisbälleAnz. 72
BallkörbeAnz. 4
AnzeigetafelnAnz. 6
TrainingswestenAnz. 24
PfeifenAnz. 3
WasserspenderAnz. 3
HandtücherAnz. 30

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
AußenlampenAnz. 6
Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

TennisballonsAnz. 30
GirlandenAnz. 6
NamensschilderAnz. 30
Wegweiser-SchilderAnz. 6
Preise und PokaleAnz. 6

Reinigung

Erste-Hilfe-Koffer
PutzeimerAnz. 2
SpülbeckenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Tennisplätze und die Catering-Location mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. So kannst du Einladungen mit festen Zeiten verschicken, statt später Programm und Verpflegung nachträglich zu ändern.
Setze die Anmeldefrist auf 2 bis 3 Wochen vor dem Tennistag. Danach bestätigst du die Teilnahmen, erfasst Ernährungswünsche und schließt die Teilnehmerliste ab, bevor du den Spielplan erstellst.
Plane den Spielplan erst mit der finalen Teilnehmerzahl und sende ihn mindestens 5 Tage vorher. Drucke zusätzlich einige Exemplare für den Empfangstisch aus, falls jemand das Programm nicht auf dem Handy dabeihat.
Bestelle Einkäufe und Catering nach der Teilnehmerliste und rechne Getränke für die gesamte Spielzeit plus Pause ein. Stelle Wasser direkt an den Plätzen bereit und kühle die übrigen Getränke spätestens am Vorabend.
Baue Empfang, Buffet und Sitzplätze mindestens 2 Stunden vor Beginn auf. Prüfe dabei Schläger, Tennisbälle, Ballkörbe, Anzeigetafeln und Verlängerungskabel; Partyzelte und Außenlampen sollten bei unsicherem Wetter nicht erst während des Spiels aufgebaut werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tennistag organisieren?: Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung der Tennisplätze und der Catering-Location. Verschicke die Einladungen anschließend und setze die Anmeldefrist auf etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin.
Wann erstellt man den Spielplan für einen Tennistag?: Erstelle ihn erst, wenn die Teilnehmerliste abgeschlossen ist, also ungefähr 10 bis 14 Tage vor dem Tennistag. Sende den fertigen Plan mindestens 5 Tage vorher an alle Teilnehmenden und drucke zusätzliche Exemplare aus.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau bei einem Tennistag?: Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Empfang und Dekoration ein. Bei Partyzelten, Außenlampen oder zusätzlicher Technik solltest du weitere 30 bis 60 Minuten Reserve einrechnen.
Wann sollte man Getränke und Essen vorbereiten?: Hole die Einkäufe möglichst am Vortag oder am Morgen des Tennistags ab und stelle die Getränke spätestens 2 Stunden vor Beginn kalt. Obst, Snacks und Lunchpakete kannst du 60 bis 90 Minuten vorher bereitstellen; das Buffet wird kurz vor der Essenszeit aufgebaut.

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