Tennisdag organiseren: checklist van planning tot prijsuitreiking

Een tennisdag vraagt meer dan alleen tennisbanen reserveren. Je moet deelnemers op tijd bevestigen, de wedstrijdindeling maken en catering, sportmateriaal en opbouw op elkaar afstemmen. Gebruik deze checklist om eerst de vaste onderdelen te regelen en pas daarna de wedstrijddag voor te bereiden. Zo liggen de rackets, ballen, scoreborden, lunch en ontvangsttafel klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Tennisbanen reserveren
Cateringlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Wedstrijdindeling maken
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen bestellen
Tennisrackets controleren
2 personen
Tennisballen sorteren
Naambadges voorbereiden
Wedstrijdschema afdrukken
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
Lunchpakketten voorbereiden
3 personen
Buffet voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Tennisbanen controleren
2 personen
Sportmateriaal klaarzetten
2 personen
EHBO-koffer klaarleggen
Muziek en microfoon testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Naambadges uitdelen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Speluitleg geven
2 personen
Tennisrondes begeleiden
3 personen
Scoreborden bijhouden
2 personen
Waterpunten bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
2 personen
Gebruikte glazen inzamelen
2 personen
Finales begeleiden
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Buffet opstellen
3 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Serveerbladenaantal 6

Sportmateriaal

Tennisracketsaantal 24
Tennisballenaantal 72
Ballenkorvenaantal 4
Scorebordenaantal 6
Trainingshesjesaantal 24
Fluitjesaantal 3
Waterdispensersaantal 3
Handdoekenaantal 30

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Buitenlampenaantal 6
Draagbare speaker
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Tennisballonnenaantal 30
Slingersaantal 6
Naambadgesaantal 30
Wegwijzerbordenaantal 6
Prijzen en bekersaantal 6

Schoonmaak

Eerstehulpkoffer
Schoonmaakemmersaantal 2
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de tennisbanen en de cateringlocatie zodra de datum vaststaat. Plan daarnaast minstens één alternatief voor slecht weer als onderdelen buiten plaatsvinden.
Verstuur de uitnodigingen ruim vóór de deelnemerslijst definitief wordt. Vraag dieetwensen meteen uit en stuur het programma na de bevestiging naar alle deelnemers.
Maak de wedstrijdindeling pas nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Druk het wedstrijdschema af en leg scoreborden, ballenkorven, tennisballen en trainingshesjes per baan klaar.
Controleer het sportmateriaal uiterlijk de dag vóór de tennisdag. Tel rackets en ballen, test de fluitjes en zet waterdispensers, handdoeken en koelboxen op een vaste plek.
Begin op de dag zelf met de ontvangsttafel en de baanindeling. Zet dranken koud, bereid fruit, snacks en lunchpakketten voor en bouw partytenten, tafels en stoelen op voordat de ontvangst start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tennisdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met het reserveren van de banen en de cateringlocatie. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 4 weken vóór de tennisdag, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen en de wedstrijdindeling.
Wanneer maak je de wedstrijdindeling voor een tennisdag?: Maak de wedstrijdindeling nadat de aanmeldingen zijn gesloten en de deelnemerslijst definitief is. Stuur het programma bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf en druk het wedstrijdschema uiterlijk de dag ervoor af.
Hoeveel tennisballen heb je nodig voor een tennisdag?: Plan minimaal één set ballen per baan en leg extra ballen klaar voor verlies of slijtage. Bij meerdere speelrondes is een reservevoorraad van ongeveer 10 tot 20 procent praktisch.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een tennisdag?: Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 7 dagen vóór de tennisdag door aan de catering. Bereid lunchpakketten, fruit en snacks vervolgens op de dag zelf voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.