Journée tennis : la checklist pour tout préparer
Une journée tennis se joue autant sur l’organisation que sur le court. Cette checklist suit l’ordre utile : réserver les terrains et le repas, gérer les inscriptions, préparer les matchs, puis installer l’accueil, les repas et le matériel. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges, les balles triées et les boissons gardées au frais. Prévois un point météo et un plan clair pour que les participants sachent où aller et quand jouer.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver les courts de tennis
Réserver le lieu de restauration
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des participants
Établir le tableau des matchs
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Vérifier les prévisions météo
Commander les courses
Vérifier les raquettes de tennis
2 personnes
Trier les balles de tennis
Préparer les badges nominatifs
Imprimer le planning du match
Récupérer les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les fruits et les snacks
2 personnes
Préparer les paniers-repas
3 personnes
Préparer le buffet
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Vérifier les courts de tennis
2 personnes
Installer le matériel de sport
2 personnes
Préparer la trousse de premiers secours
Tester la musique et le micro
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Encadrer les tours de tennis
3 personnes
Tenir les tableaux de score
2 personnes
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
Collecter les verres usagés
2 personnes
Encadrer les finales
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Ranger les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 30
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 40
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Couverts réutilisablesqté 40
- Tasses à caféqté 30
- Plateaux de serviceqté 6
Matériel de sport
- Raquettes de tennisqté 24
- Balles de tennisqté 72
- Paniers à ballonsqté 4
- Panneaux de scoreqté 6
- Chasubles d’entraînementqté 24
- Siffletsqté 3
- Distributeurs d'eauqté 3
- Serviettesqté 30
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 4
- Lampes d'extérieurqté 6
- Enceinte portable
- Microphone
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chefqté 3
- Louchesqté 6
- Thermosqté 4
Décoration
- Ballons de tennisqté 30
- Guirlandesqté 6
- Badges nominatifsqté 30
- Panneaux directionnelsqté 6
- Prix et coupesqté 6
Nettoyage
- Trousse de premiers secours
- Seaux de nettoyageqté 2
- Bacs à vaisselleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve les courts et le lieu de restauration dès que la date est fixée. Pour une journée avec plusieurs rotations, garde au moins 15 minutes entre deux créneaux afin d’absorber les retards et les changements de terrain.
- Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant la journée. Confirme ensuite la liste finale pour éviter de préparer trop ou pas assez de paniers-repas.
- Envoie le programme des matchs au moins 3 jours avant. Indique l’heure d’arrivée, le terrain attribué, le format des matchs et le point de rendez-vous à la table d’accueil.
- Prépare le matériel sportif la veille : raquettes, balles triées, paniers, panneaux de score, chasubles et sifflets. Vérifie aussi les distributeurs d’eau, car ils sont faciles à oublier lors de l’installation.
- Mets les boissons au frais plusieurs heures avant le début et installe les tentes, tables et chaises avant l’arrivée du premier groupe. Prévois une zone séparée pour l’accueil, le buffet, les déchets et les paniers-repas.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une journée tennis ?
- Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant, afin de finaliser les participants, les repas et le tableau des matchs.
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée tennis ?
- Compte 4 à 6 semaines pour une journée avec réservation des courts, restauration et inscriptions. Les deux dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, commander les courses et préparer le programme.
- Quand préparer le tableau des matchs ?
- Établis le tableau 3 à 5 jours avant, une fois les inscriptions confirmées. Envoie le programme aux participants au moins 3 jours avant et imprime une copie pour la table d’accueil.
- Que prévoir pour le repas d’une journée tennis ?
- Prépare les paniers-repas, les fruits, les snacks et le buffet en fonction du nombre final de participants. Vérifie les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant et garde les boissons au frais avant l’arrivée du groupe.
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