Checklist voor een goed voorbereide tekenenworkshop

Een tekenenworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen papier en potloden klaarleggen. Je regelt vooraf de ruimte, docent, inschrijvingen en het programma, en werkt op de dag zelf per tafel. Met 42 taken en 52 benodigdheden houd je overzicht van de eerste bevestigingen tot de introductie en demonstratie. Let vooral op materiaalverdeling, techniek en de praktische ontvangst: daar ontstaan de meeste vertragingen als je ze pas op het laatste moment oppakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en ruimte bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Docent bevestigen
Programma opstellen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst printen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst maken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
Voorbeelden klaarleggen

Event

Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Werkplekken inrichten
3 personen
Materialen per tafel verdelen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Workshopintroductie geven
Basistechnieken demonstreren
Deelnemers begeleiden
2 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede tekenopdracht uitleggen
Tweede tekenopdracht begeleiden
2 personen
Werkstukken laten drogen
2 personen
Werkstukken presenteren
Feedbackronde begeleiden
Deelnemers uitchecken

Nazorg

Materialen inzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen verpakken
2 personen
Locatie afsluiten
Gehuurde materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Tafelkleedaantal 6
Opbergkast

Creatief materiaal

Tekenpapier A3aantal 100
Tekenpapier A4aantal 50
Schetsboekenaantal 24
Grafietpotlodenaantal 72
Kleurpotlodenaantal 48
Finelinersaantal 48
Houtskoolsticksaantal 48
Pastelkrijtaantal 24
Gummenaantal 30
Slijpersaantal 12
Linialenaantal 24
Tekenmappenaantal 24
Schilderspalettenaantal 24
Mengbekersaantal 24
Penseelsetsaantal 24
Waterverfsetsaantal 24
Aquarelpapieraantal 50
Schilderstapeaantal 6
Fixeersprayaantal 4
Schortenaantal 24
Papieren handdoekenaantal 6

Apparatuur

Documentcamera
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeaker

Servies

Mokkenaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Theelepelsaantal 30

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiekanaantal 2
Serveerbladenaantal 3
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 24
Presentatiestandaardsaantal 6
Kurkpanelenaantal 4
Kleefgumaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Vuilnisbakkenaantal 4

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Reserve-ledlampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de materialen niet alleen op aanwezigheid, maar ook op aantallen en staat. Tel bijvoorbeeld potloden, gummen, slijpers en werkbladen per werkplek voordat je de materialen per tafel verdeelt.
Plan de werkplekken vóór de deelnemers binnenkomen. Zet tafels en stoelen neer, leg per tafel de materialen klaar en houd loopruimte vrij voor de docent en de documentcamera.
Test beamer, projectiescherm, documentcamera, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk één dag vooraf. Controleer ook of de demonstratie vanaf de achterste stoel zichtbaar is.
Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en zet koffie en thee pas klaar nadat de werkplekken zijn ingericht. Zo voorkom je dat drank, papier of tekenmateriaal elkaar in de weg staan.
Print de deelnemerslijst en maak naamkaartjes vóór de workshopdag. Reken bij ontvangst op extra tijd voor aanwezigheid registreren en geef de introductie pas nadat iedereen een plek en materiaal heeft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tekenenworkshop organiseren?: Bevestig locatie en docent minimaal 4 weken vooraf. Open daarna de aanmeldingen en plan de materiaalcontrole, boodschappen en werkbladen in de laatste 7 dagen.
Hoeveel tijd kost het klaarzetten van een tekenenworkshop?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor ventileren, tafels en stoelen opstellen, werkplekken inrichten en materialen verdelen. Test audiovisuele apparatuur uiterlijk 1 dag eerder.
Welke materialen heb ik nodig voor een tekenenworkshop?: Reken naast tekenpapier en schetsboeken op meerdere tekentechnieken, zoals grafietpotloden, kleurpotloden, fineliners, houtskool en pastel. Leg ook gummen, slijpers, linialen, schorten, handdoeken en werkbladen klaar.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en naamkaartjes maken?: Maak de naamkaartjes zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en print de deelnemerslijst uiterlijk de dag vóór de workshop. Houd op de dag zelf 10 tot 15 minuten vrij voor registratie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.