Techniekdag organiseren: checklist en planning

Een Techniekdag valt of staat met voorbereiding van de werkstations en apparatuur. Leg eerst datum, programma en lokalen vast; regel daarna begeleiders, aanmeldingen en materialen. Plan vóór de deelnemers komen een testmoment voor laptops, microcontrollers, robotkits, 3D-printers en soldeerstations. Controleer ook stroompunten, verlengkabels en stekkerdozen per lokaal. Met deze checklist houd je de 73 taken en 77 benodigde spullen overzichtelijk bij, van uitnodiging tot opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Lokalen reserveren
Workshoponderdelen bepalen
3 personen
Workshopbegeleiders benaderen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijsten maken
2 personen
Workshopindeling maken
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Materialen inventariseren
2 personen
Techniekmaterialen bestellen
Catering bestellen
Werkbladen voorbereiden
3 personen
Naambadges maken
2 personen
Routebordjes ontwerpen
Veiligheidsinstructies schrijven
2 personen
Apparatuur testen
3 personen
Software installeren
2 personen
Batterijen opladen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Werkstations labelen
2 personen
Materialen per workshop klaarzetten
4 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Workshophoeken inrichten
5 personen
Registratietafel opbouwen
2 personen
Techniekstations aansluiten
4 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen
Begeleiders instrueren
3 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Workshopronde één begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Techniekstations controleren
3 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Werkstations resetten
5 personen
Workshopronde twee begeleiden
8 personen
Materialen aanvullen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Demonstraties begeleiden
4 personen
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Afval en servies verzamelen
3 personen
Avondworkshop begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Werkstukken presenteren
4 personen
Afsluitende prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Apparatuur veilig uitschakelen
4 personen
Materialen sorteren
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Lokalen schoonmaken
5 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Apparatuur inpakken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Restanten gekoeld bewaren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 110
Registratietafel
Werkbankenaantal 8
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 12
Microcontrollersaantal 12
Robotkitsaantal 8
3D-printersaantal 2
Soldeerstationsaantal 6
Multimetersaantal 8
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 14
USB-kabelsaantal 20
Oplaadstationsaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2

Techniekmateriaal

Breadboardsaantal 12
Jumperkabelsaantal 12
LED-setsaantal 12
Weerstandensetsaantal 12
Sensorensetsaantal 12
Krokodillenklemmenaantal 24
Soldeertinaantal 6
Knip- en striptangenaantal 8
Schroevendraaiersetsaantal 8
Rolmatenaantal 8
Constructiemateriaalaantal 12
Kartonnen platenaantal 40
Houten latjesaantal 30
Tie-wrapsaantal 200
Isolatietapeaantal 12
Ducttapeaantal 6
Lijmpistolenaantal 6
Lijmsticksaantal 60
Veiligheidsbrillenaantal 30
Werkhandschoenenaantal 30
Snijmattenaantal 12
Hobbymessenaantal 12
Linialenaantal 12
Stiftenaantal 30
Potlodenaantal 30
Notitieblokkenaantal 30
Werkbladenaantal 120
Naamstickersaantal 120

Servies

Herbruikbare bekersaantal 140
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Schalenaantal 12
Tangenaantal 6

Decoratie

Techniekdagpostersaantal 12
Routebordjesaantal 20
Pijlenstickersaantal 30
Tafelkledenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 120
Ballonnenaantal 100

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de workshopindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Zo kun je deelnemers per lokaal en werkstation verdelen en voorkom je dat één workshop meer laptops, robotkits of begeleiders nodig heeft dan beschikbaar is.
Test alle apparatuur uiterlijk één werkdag vooraf. Installeer software, laad batterijen op en controleer USB-kabels, multimeters, projectoren en microfoons voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Maak per werkstation een vaste materiaalkist of tafelindeling. Leg bijvoorbeeld breadboards, jumperkabels, LED-sets, weerstandensets en sensoren samen klaar en label de stations.
Regel veiligheid tegelijk met de technische voorbereiding. Hang de veiligheidsinstructies zichtbaar op bij soldeerstations, 3D-printers en werkbanken en zorg dat routebordjes vanaf de ingang te volgen zijn.
Stuur het programma en de praktische informatie enkele dagen vooraf. Vermeld lokalen, starttijd, dieetwensen voor de catering en wat deelnemers zelf moeten meenemen; houd op de dag zelf een registratietafel met deelnemerslijsten en naambadges klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Techniekdag organiseren?: Leg datum, programma en lokalen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Benader workshopbegeleiders en bestel techniekmaterialen uiterlijk 4 weken voor de dag, zodat ontbrekende onderdelen nog kunnen worden aangevuld.
Wanneer moet ik apparatuur voor een Techniekdag testen?: Doe een volledige test uiterlijk 1 werkdag vooraf en controleer op de ochtend zelf nog de stroomvoorziening en opstarttijd. Test per werkstation minimaal de laptop, software, kabels en het bijbehorende techniekmateriaal.
Hoeveel werkstations heb ik nodig voor een Techniekdag?: Reken per gelijktijdige deelnemer op één werkplek wanneer iedereen zelfstandig werkt. Bij duo-opdrachten volstaat één station per 2 deelnemers, maar plan dan minstens één reserve-laptop en extra kabels voor uitval.
Wanneer verstuur ik het programma naar deelnemers?: Stuur het programma en de locatie-informatie 3 tot 5 dagen vooraf. Sluit de deelnemerslijsten en workshopindeling uiterlijk 1 dag eerder af, zodat naambadges, werkstations en materialen klaar kunnen liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.