Zo organiseer je een Techniekdag zonder technische verrassingen

Begin een Techniekdag niet met het bestellen van apparatuur, maar met het programma en de beschikbare lokalen. Bepaal eerst hoeveel workshops je geeft, hoeveel deelnemers per werkstation passen en welke begeleiders nodig zijn. Daarna leg je de materialen per workshop vast en test je apparatuur en software ruim vóór de dag zelf. Vooral kabels, opladers, batterijen, accounts en reserveonderdelen worden vaak te laat gecontroleerd. Met een duidelijke deelnemersindeling en gelabelde werkstations voorkom je opstoppingen bij de start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Lokalen reserveren
3
Workshoponderdelen bepalen
3 personen
4
Workshopbegeleiders benaderen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijsten maken
2 personen
11
Workshopindeling maken
2 personen
12
Programma naar deelnemers sturen
13
Materialen inventariseren
2 personen
14
Techniekmaterialen bestellen
15
Catering bestellen
16
Werkbladen voorbereiden
3 personen
17
Naambadges maken
2 personen
18
Routebordjes ontwerpen
19
Veiligheidsinstructies schrijven
2 personen
20
Apparatuur testen
3 personen
21
Software installeren
2 personen
22
Batterijen opladen
23
Boodschappen ophalen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Werkstations labelen
2 personen
26
Materialen per workshop klaarzetten
4 personen
27
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
28
Workshophoeken inrichten
5 personen
29
Registratietafel opbouwen
2 personen
30
Techniekstations aansluiten
4 personen
31
Presentatieruimte inrichten
3 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Ontvangstteam instrueren
2 personen
37
Begeleiders instrueren
3 personen
38
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

39
Deelnemers registreren
3 personen
40
Naambadges uitdelen
2 personen
41
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
42
Workshopronde één begeleiden
8 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Techniekstations controleren
3 personen
45
Pauzehapjes serveren
3 personen
46
Werkstations resetten
5 personen
47
Workshopronde twee begeleiden
8 personen
48
Materialen aanvullen
3 personen
49
Koffie en thee bijvullen
2 personen
50
Demonstraties begeleiden
4 personen
51
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
52
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
53
Afval en servies verzamelen
3 personen
54
Avondworkshop begeleiden
8 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Publieksvragen begeleiden
2 personen
57
Werkstukken presenteren
4 personen
58
Afsluitende prijsuitreiking verzorgen
3 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Apparatuur veilig uitschakelen
4 personen
61
Materialen sorteren
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Lokalen schoonmaken
5 personen
67
Keuken schoonmaken
3 personen
68
Apparatuur inpakken
4 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
71
Restanten gekoeld bewaren
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 110
Registratietafel
Werkbankenaantal 8
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 12
Microcontrollersaantal 12
Robotkitsaantal 8
3D-printersaantal 2
Soldeerstationsaantal 6
Multimetersaantal 8
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 14
USB-kabelsaantal 20
Oplaadstationsaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2

Techniekmateriaal

Breadboardsaantal 12
Jumperkabelsaantal 12
LED-setsaantal 12
Weerstandensetsaantal 12
Sensorensetsaantal 12
Krokodillenklemmenaantal 24
Soldeertinaantal 6
Knip- en striptangenaantal 8
Schroevendraaiersetsaantal 8
Rolmatenaantal 8
Constructiemateriaalaantal 12
Kartonnen platenaantal 40
Houten latjesaantal 30
Tie-wrapsaantal 200
Isolatietapeaantal 12
Ducttapeaantal 6
Lijmpistolenaantal 6
Lijmsticksaantal 60
Veiligheidsbrillenaantal 30
Werkhandschoenenaantal 30
Snijmattenaantal 12
Hobbymessenaantal 12
Linialenaantal 12
Stiftenaantal 30
Potlodenaantal 30
Notitieblokkenaantal 30
Werkbladenaantal 120
Naamstickersaantal 120

Servies

Herbruikbare bekersaantal 140
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Schalenaantal 12
Tangenaantal 6

Decoratie

Techniekdagpostersaantal 12
Routebordjesaantal 20
Pijlenstickersaantal 30
Tafelkledenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 120
Ballonnenaantal 100

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de workshops vanuit de beschikbare ruimte. Controleer per lokaal hoeveel tafels, stoelen en werkbanken passen en houd looppaden vrij voor kabels, deelnemers en begeleiders.
Maak per workshop één materiaallijst met aantallen per werkstation. Tel bijvoorbeeld laptops, microcontrollers, robotkits, breadboards, jumperkabels en sensoren afzonderlijk en leg een kleine reserve apart.
Test apparatuur minimaal 7 dagen vooraf met dezelfde software en kabels die je op de Techniekdag gebruikt. Controleer projectoren, schermen, microfoons, soldeerstations, multimeters en 3D-printers niet alleen op inschakelen, maar ook tijdens een volledige oefening.
Open de aanmeldingen pas wanneer programma, lokalen en begeleiders vaststaan. Verwerk dieetwensen meteen en stuur het definitieve programma uiterlijk 3 dagen vooraf, inclusief workshopindeling en route naar de lokalen.
Richt de start vroegtijdig in: zet de registratietafel klaar, maak naambadges, label werkstations en laad batterijen en laptops op. Zet dranken minstens 2 uur voor aanvang koud en plaats veiligheidsinstructies zichtbaar bij soldeer- en elektronicawerkplekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Techniekdag organiseren?: Leg datum, programma en lokalen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen zodra begeleiders en workshoponderdelen bevestigd zijn; plan de technische test uiterlijk 7 dagen voor de dag zelf.
Hoeveel techniekmateriaal heb je per deelnemer nodig?: Reken per werkstation op één laptop of hoofdapparaat en één complete set onderdelen die de workshop gebruikt. Maak voor kleine materialen zoals jumperkabels, weerstanden en LED-sets ongeveer 10 procent reserve, zodat één ontbrekend onderdeel de groep niet stillegt.
Wanneer test je de apparatuur voor een Techniekdag?: Doe een volledige praktijktest 7 dagen vooraf en een korte controle op de ochtend zelf. Controleer onder meer software, USB-kabels, stekkerdozen, verlengkabels, batterijen, projectie en internettoegang.
Wanneer stuur je deelnemers het programma van een Techniekdag?: Stuur het programma en de workshopindeling uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld ook de starttijd, lokalen, route, eventuele veiligheidsinstructies en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.