Día de la Tecnología: checklist de organización

Organizar un Día de la Tecnología exige coordinar talleres, participantes, equipos y materiales en un orden claro. Primero fija la fecha, reserva las salas y confirma qué responsables dirigirán cada parte del programa. Después gestiona las inscripciones, las preferencias dietéticas y la distribución de las mesas de trabajo. La preparación técnica merece una revisión aparte: prueba portátiles, proyectores, microcontroladores, kits de robots e impresoras 3D antes de que lleguen los participantes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar salas
Definir las partes del taller
3 personas
Contactar a los responsables del taller
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer listas de participantes
2 personas
Preparar la distribución del taller
2 personas
Enviar el programa a los participantes
Inventariar materiales
2 personas
Pedir materiales de técnica
Pedir el catering
Preparar hojas de trabajo
3 personas
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Diseñar carteles de ruta
Escribir instrucciones de seguridad
2 personas
Probar el equipo
3 personas
Instalar el software
2 personas
Cargar las baterías
Recoger la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Etiquetar las estaciones de trabajo
2 personas
Preparar el material para cada taller
4 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar los rincones del taller
5 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Conectar las estaciones técnicas
4 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar carteles y señalización
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Dar instrucciones a los asistentes
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

Registrar a los participantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Coordinar la primera ronda del taller
8 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar las estaciones técnicas
3 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Reiniciar las estaciones de trabajo
5 personas
Acompañar la segunda ronda de talleres
8 personas
Reponer materiales
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Coordinar demostraciones
4 personas
Servir la cena
5 personas
Entregar comidas especiales
2 personas
Recoger residuos y vajilla
3 personas
Dirigir el taller de la tarde
8 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Presentar los trabajos
4 personas
Organizar la ceremonia de entrega de premios final
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de forma segura
4 personas
Clasificar los materiales
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar los locales
5 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Empacar el equipo
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Guardar los restos en frío
Recoger objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 110
Mesa de registro
Mesas de trabajocant. 8
Mesas altascant. 4
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilescant. 12
Microcontroladorescant. 12
Kits de robotscant. 8
Impresoras 3Dcant. 2
Estaciones de soldaduracant. 6
Multímetroscant. 8
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 14
Cables USBcant. 20
Estaciones de cargacant. 4
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2

Material técnico

Placas de pruebascant. 12
Cables de arranquecant. 12
Sets de LEDcant. 12
Set de bandas elásticascant. 12
Kits de sensorescant. 12
Pinzas de cocodrilocant. 24
Estaño de soldarcant. 6
Alicates de corte y pelacablescant. 8
Juegos de destornilladorescant. 8
Flexómetroscant. 8
Material de construccióncant. 12
Planchas de cartóncant. 40
Listones de maderacant. 30
Bridascant. 200
Cinta aislantecant. 12
Cinta americanacant. 6
Pistolas de pegamentocant. 6
Barras de pegamentocant. 60
Gafas de seguridadcant. 30
Guantes de trabajocant. 30
Tapetes de cortecant. 12
Cuchillos de hobbycant. 12
Reglascant. 12
Rotuladorescant. 30
Lápicescant. 30
Bloc de notascant. 30
Tableros de trabajocant. 120
Pegatinas con nombrecant. 120

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 140
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 6
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Bandejascant. 12
Pinzascant. 6

Decoración

Carteles del día de la técnicacant. 12
Carteles de rutacant. 20
Pegatinas de flechascant. 30
Mantelescant. 12
Portanombrescant. 120
Globoscant. 100

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de bateríacant. 6

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones: indica la duración de cada taller, el nivel necesario y si los participantes cambiarán de estación. Así puedes calcular mesas, sillas y responsables sin rehacer la distribución.
Abre las inscripciones con suficiente antelación para recopilar alergias y preferencias dietéticas. Prepara las listas de participantes al menos 3 días antes y compártelas con quienes coordinan los talleres.
Haz un inventario por estación, no solo por categoría. Cuenta portátiles, kits de robots, microcontroladores, cables USB, regletas y herramientas, y reserva algunas unidades de repuesto para las piezas que suelen faltar.
Prueba el equipo técnico como se usará durante el taller: conecta proyectores, pantallas, micrófonos y altavoces, instala el software y carga las baterías el día anterior. Etiqueta las estaciones de trabajo para que cada grupo encuentre rápidamente su material.
No dejes la seguridad para el inicio del evento. Coloca las instrucciones, los carteles de ruta y las papeleras antes de abrir las salas, y verifica que cables alargadores y regletas no bloqueen los pasillos ni las salidas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un Día de la Tecnología?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar las salas y contactar con los responsables de los talleres. Deja la última semana para cerrar inscripciones, preparar hojas de trabajo y comprobar el material.
¿Qué hay que preparar el día antes de un taller de tecnología?: Instala y prueba el software, conecta proyectores y pantallas, carga las baterías y revisa cada estación de trabajo. También conviene enfriar las bebidas, preparar las identificaciones y colocar las instrucciones de seguridad antes de la llegada del público.
¿Cuántos equipos de tecnología necesito por grupo?: Calcula un puesto de trabajo por grupo y procura que cada participante tenga acceso directo a la herramienta que utilizará. Añade al menos 1 equipo o kit de reserva por cada 10 puestos para cubrir fallos, baterías descargadas o material defectuoso.
¿Cuándo debo enviar el programa a los participantes?: Envíalo entre 5 y 7 días antes del evento, cuando ya estén confirmados los horarios y la distribución de los talleres. Incluye la hora de registro, la sala asignada, el material que deben llevar y cualquier requisito técnico.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.