Teamestafette organiseren: checklist en planning

Een teamestafette vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours uitzetten. Je moet teams indelen, wisselzones duidelijk markeren en vrijwilligers op vaste plekken inzetten. Regel vergunningen, verzekering en reserveringen voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week controleer je de weersverwachting, druk je deelnemerslijsten af en sorteer je startnummers. Met deze checklist werk je van de eerste afspraken naar een overzichtelijke wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Parcours controleren
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Starttijden bepalen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling maken
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Parcourskaart maken
Briefing schrijven
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersplan verspreiden
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Startnummers sorteren
2 personen
Medaillelabels voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Routepijlen klaarleggen
2 personen
Techniek opladen
Weersplan communiceren

Event

Locatie openen
2 personen
Bouwteam instrueren
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringstafel inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Wisselzones markeren
3 personen
Parcours uitzetten
6 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Teams registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Tassen innemen
2 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Publiek naar startvak begeleiden
3 personen
Estafette starten
3 personen
Wisselzones controleren
6 personen
Parcoursposten bemannen
8 personen
Tijdregistratie uitvoeren
2 personen
Deelnemers begeleiden
4 personen
Water uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Finish registreren
3 personen
Medaille-uitreiking voorbereiden
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Medaille-uitreiking verzorgen
3 personen
Publiek naar catering begeleiden
2 personen
Avondcatering serveren
4 personen
Muziek verzorgen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Parcoursmaterialen ophalen
6 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Inschrijftafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Estafettestokjesaantal 20
Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Finishlintaantal 2
Markeerkegelsaantal 60
Wisselzonebordenaantal 10
Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 40
Medaillelintenaantal 120
Medaillesaantal 120
Tassenlabelsaantal 150
Parcourskaartenaantal 30
Scoreformulierenaantal 30
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 12
Stopwatchesaantal 8
Meetlintenaantal 2
Startvlaggenaantal 2
Fluitjesaantal 12
Megafoonsaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Laptop
Printer
Printerpapieraantal 500

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Handdesinfectieaantal 6
Eerstehulpkoffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Decoratie

Start-finishboog
Eventbanierenaantal 8
Routebordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en de starttijden vroeg vast. Noteer ook hoeveel deelnemers tegelijk starten, zodat je wisselzones, scoreformulieren en vrijwilligers daarop kunt afstemmen.
Controleer het parcours minimaal één keer ter plaatse en markeer kruisingen, bochten en wisselzones met routepijlen, markeerkegels, pionnen en afzetlint. Maak daarnaast een parcourskaart voor deelnemers en verkeersbegeleiders.
Wijs per wisselzone en controlepunt minstens één vrijwilliger aan en geef iedereen een korte briefing. Plan extra mensen voor inschrijving, finish, tijdwaarneming en het uitdelen van medailles.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en neem die mee bij de boodschappen. Zet ook een duidelijke deadline op het inschrijfformulier, zodat je teamindeling, startnummers en tassenlabels op tijd kunt maken.
Maak de wedstrijddag klaar met een vaste volgorde: eerst inschrijftafels en bewegwijzering, daarna start- en wisselzones, vervolgens geluidsinstallatie en tijdwaarneming. Test stopwatches, microfoons en megafoons vóór de eerste briefing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een teamestafette organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, parcours en vergunningen. Verstuur uitnodigingen zodra het format en de starttijden vaststaan, zodat je minimaal 2 weken hebt voor de definitieve teamindeling.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een teamestafette?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per wisselzone of belangrijk kruispunt, plus 2 mensen voor inschrijving, 2 voor tijdwaarneming en 1 coördinator. Tel daar 1 à 2 reservemensen bij op voor uitval of onverwachte drukte.
Wanneer moet ik startnummers en deelnemerslijsten maken?: Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de estafette en maak daarna de teamindeling en startnummers. Druk deelnemerslijsten en gesorteerde startnummers uiterlijk de dag ervoor af.
Wat moet ik doen als er slecht weer wordt verwacht?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Controleer ook of partytenten, geluidsapparatuur, routepijlen en afzetmateriaal veilig blijven staan en communiceer een besluit over doorgaan of aanpassen zo snel mogelijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.