Checklist para organizar un relevo por equipos

Organizar un relevo por equipos requiere coordinar el recorrido, las zonas de cambio y los horarios de salida sin dejar cabos sueltos. Empieza por reservar el lugar y revisar permisos, seguro y circulación; después abre las inscripciones y forma los equipos. En los días previos tendrás que cerrar dorsales, voluntarios, señalización y necesidades dietéticas. Esta checklist reúne el orden de trabajo y el material que necesitas para que la salida, los relevos y la entrega de medallas funcionen sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Revisar el recorrido
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Definir el formato de la competición
2 personas
Definir los horarios de salida
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución del equipo
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Crear mapa del recorrido
Escribir briefing
Asignar voluntarios
2 personas
Distribuir el plan de tráfico
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de participantes
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar las etiquetas de medallas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Colocar flechas de ruta
2 personas
Cargar el equipo técnico
Comunicar el plan meteorológico

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Dar instrucciones al equipo de construcción
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Instalar el sistema de sonido
2 personas
Probar el suministro eléctrico
2 personas
Colocar el arco de salida y meta
4 personas
Marcar zonas de intercambio
3 personas
Marcar el recorrido
6 personas
Cubrir puestos de tráfico
8 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Probar el registro horario
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Recepción de participantes
4 personas
Registrar equipos
3 personas
Repartir dorsales
3 personas
Recoger las bolsas
2 personas
Dar la información a los participantes
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Guiar al público al área de salida
3 personas
Dar inicio al relevo
3 personas
Comprobar las zonas de relevo
6 personas
Supervisar los puestos del recorrido
8 personas
Registrar el tiempo
2 personas
Supervisar a los participantes
4 personas
Repartir agua
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Publicar los tiempos intermedios
2 personas
Registrar la meta
3 personas
Preparar la entrega de medallas
3 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Organizar la entrega de medallas
3 personas
Guiar al público hacia el catering
2 personas
Servir el catering de la noche
4 personas
Proporcionar la música
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger los materiales del recorrido
6 personas
Desmontar carpas y mobiliario
5 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 40
Mesas de inscripcióncant. 2
Papeleracant. 8

Material deportivo

Testigos de relevocant. 20
Dorsalescant. 150
Imperdiblescant. 300
Cinta de metacant. 2
Conos de señalizacióncant. 60
Carteles de la zona de cambiocant. 10
Flechas de rutacant. 40
Cinta de balizamientocant. 6
Conoscant. 40
Cintas de medallacant. 120
Medallascant. 120
Etiquetas para bolsascant. 150
Mapas del recorridocant. 30
Hojas de puntuacióncant. 30
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 12
Cronómetroscant. 8
Cintas métricascant. 2
Banderas de salidacant. 2
Silbatoscant. 12
Megáfonoscant. 2

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Estaciones de cargacant. 2
Portátil
Impresora
Papel para impresoracant. 500

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 100
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Abrebotellascant. 4
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Pinzas para residuoscant. 4
Desinfectante de manoscant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2

Decoración

Arco de salida y meta
Banderas del eventocant. 8
Señales de rutacant. 12
Paneles informativoscant. 6
Mantelescant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recorrido y los permisos antes de abrir las inscripciones. Comprueba también el seguro y prepara un mapa con las zonas de cambio, la salida y la meta.
Define los horarios de salida y el formato de competición antes de repartir los equipos. Así puedes asignar dorsales y preparar una lista de participantes que sirva para el registro.
Asigna a cada voluntario una zona concreta y entrégale el plan de tráfico y el briefing por escrito. Para las zonas de cambio, prepara carteles, flechas, conos y cinta de balizamiento con antelación.
Haz la compra cuando las inscripciones estén suficientemente avanzadas y recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido. No olvides etiquetas para bolsas, hojas de puntuación, bolígrafos y portapapeles.
El día anterior, reúne y cuenta el material deportivo: testigos, dorsales, imperdibles, cronómetros, silbatos, megáfonos y cintas de medalla. Comprueba el pronóstico y prueba el equipo de sonido, los micrófonos, los altavoces y los cables alargadores.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un relevo por equipos?: Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas reservar un recorrido, tramitar permisos y contactar con patrocinadores. Deja las 2 últimas semanas para cerrar equipos, voluntarios, horarios y material.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un relevo por equipos?: Calcula como mínimo 1 voluntario por cada punto de control o zona de cambio, además de 2 personas para inscripción y 2 para salida y meta. Añade una persona responsable de coordinar al grupo durante toda la prueba.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y formar los equipos?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del relevo. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, distribuir los equipos, asignar dorsales y enviar los horarios de salida.
¿Qué material hay que preparar el día del relevo?: Prepara el material deportivo, la señalización, las mesas de inscripción, las sillas y el equipo de sonido como mínimo 1 día antes. Lleva copias de la lista de participantes, mapas del recorrido, hojas de puntuación y el briefing.

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