Checklist pour organiser un relais par équipe

Organiser un relais par équipe demande de verrouiller le parcours, les autorisations et la circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, il faut répartir les équipes, préparer les dossards et affecter chaque bénévole à une zone précise. Le jour J, les témoins, chronomètres, flèches de direction et feuilles de score doivent être disponibles au bon endroit. Cette checklist suit l’organisation de la première réservation jusqu’au rangement après la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier le parcours
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Définir le format de la compétition
2 personnes
Définir les horaires de départ
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Créer la carte du parcours
Rédiger le briefing
Répartir les bénévoles
2 personnes
Distribuer le plan de circulation
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les étiquettes de médaille
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les flèches d'itinéraire
2 personnes
Charger le matériel technique
Communiquer le plan météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Informer l'équipe de montage
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager la table de catering
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Marquer les zones de transition
3 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Récupérer les sacs
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Guider le public vers la zone de départ
3 personnes
Lancer le relais
3 personnes
Vérifier les zones de transition
6 personnes
Tenir les postes du parcours
8 personnes
Effectuer le chronométrage
2 personnes
Accompagner les participants
4 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Préparer la remise des médailles
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Organiser la remise des médailles
3 personnes
Guider le public vers la restauration
2 personnes
Servir le catering du soir
4 personnes
Fournir la musique
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Récupérer le matériel du parcours
6 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 40
Tables d’inscriptionqté 2
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 20
Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Ruban d'arrivéeqté 2
Cônes de signalisationqté 60
Panneaux de zone de transitionqté 10
Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 40
Rubans de médailleqté 120
Médaillesqté 120
Étiquettes de sacsqté 150
Cartes du parcoursqté 30
Feuilles de scoreqté 30
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Chronomètresqté 8
Mètres rubansqté 2
Drapeaux de départqté 2
Siffletsqté 12
Mégaphonesqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 500

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Petits bolsqté 12
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Décoration

Arche de départ-arrivée
Bannières événementiellesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Nappesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commence les réservations et les demandes d’autorisation au moins 8 à 12 semaines avant la course. Vérifie aussi l’assurance et les règles applicables au parcours avant d’envoyer les invitations.
Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant le départ pour avoir le temps de recueillir les besoins alimentaires, répartir les équipes et attribuer les numéros de départ.
Prépare un plan de circulation distinct pour les coureurs, les bénévoles et le public. Place les panneaux de zone de transition, les cônes et les flèches avant l’arrivée des participants.
Prévois au moins un bénévole par point de passage sensible et donne à chacun un briefing écrit. Les chronomètres, sifflets, mégaphones et feuilles de score doivent être testés la veille.
Trie les dossards, étiquettes de sacs, médailles et rubans par équipe avant l’ouverture des tables d’inscription. Garde une réserve de stylos, d’épingles de sûreté et de feuilles vierges pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un relais par équipe ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier le parcours, obtenir les autorisations et recruter les bénévoles.
Quand fermer les inscriptions pour un relais par équipe ?: Ferme-les environ 7 à 10 jours avant la course. Tu peux ainsi établir la répartition des équipes, préparer les dossards et confirmer les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais par équipe ?: Prévois au minimum un bénévole pour chaque zone de transition, point de circulation et table d’inscription, puis ajoute 2 à 3 personnes pour l’arrivée et les imprévus. Le nombre exact dépend du parcours et du nombre d’équipes.
Que faut-il vérifier la veille d’un relais par équipe ?: Vérifie la météo, le balisage, la sonorisation, les chronomètres et les feuilles de score. Regroupe aussi les témoins, dossards, médailles et documents par poste afin d’éviter une recherche de dernière minute.

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