Zo organiseer je een tandemwedstrijd

Begin met het wedstrijdformat, de locatie en het parcours voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna regel je vergunningen en verkeersmaatregelen, leg je het reglement vast en open je de inschrijving. Voor de wedstrijddag heb je niet alleen tandems nodig, maar ook verkeersposten, routepijlen, startnummers, tijdwaarneming en een plan voor pech onderweg. Met deze volgorde voorkom je dat belangrijke zaken pas tijdens de briefing of aan de start worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie reserveren
3
Start- en finishroute bepalen
2 personen
4
Parcours controleren
2 personen
5
Benodigde verkeersmaatregelen aanvragen
6
Wedstrijdreglement opstellen
7
Inschrijfformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijvingen openen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Tandemgegevens registreren
13
Deelnemersbevestiging versturen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Verkeersposten toewijzen
2 personen
17
Juryleden vastleggen
18
Tijdwaarnemers instrueren
2 personen
19
Leveranciers bevestigen
20
Prijzen bestellen
21
Startnummers maken
2 personen
22
Routekaarten afdrukken
23
Wedstrijdschema afdrukken
24
Boodschappenlijst controleren
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Koelproducten ophalen
2 personen
27
Tandems controleren
2 personen
28
Reserveonderdelen klaarleggen
29
Routeborden voorbereiden
2 personen
30
Startpakketten samenstellen
3 personen
31
Muziek afspeellijst maken
32
Weersverwachting controleren

Event

33
Terrein openen
3 personen
34
Tenten opbouwen
4 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Start- en finishvak afzetten
4 personen
37
Routeborden plaatsen
4 personen
38
Verkeersposten inrichten
6 personen
39
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
40
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
41
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
42
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Jurytafel inrichten
2 personen
45
Deelnemers aanmelden
3 personen
46
Startnummers uitdelen
2 personen
47
Tandemveiligheid controleren
3 personen
48
Deelnemersbriefing geven
2 personen
49
Startvakken vullen
4 personen
50
Wedstrijd starten
3 personen
51
Tijden registreren
3 personen
52
Parcours en kruisingen bewaken
8 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Muziek verzorgen
56
Finishers registreren
3 personen
57
Uitslag controleren
2 personen
58
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
59
Deelnemers en bezoekers informeren
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Catering afbouwen
3 personen

Nazorg

62
Routeborden verwijderen
4 personen
63
Verkeersposten afbreken
6 personen
64
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
65
Tenten afbreken
4 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Terrein schoonmaken
4 personen
69
Afval afvoeren
2 personen
70
Materialen sorteren
3 personen
71
Tandems schoonmaken
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Uitslag publiceren
74
Deelnemers bedankbericht sturen
75
Wedstrijdgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Tandemfietsenaantal 4
Fietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Buitenbandenaantal 4
Fietsreparatiestandsaantal 2
Gereedschapssetsaantal 3
Fietshandschoenenaantal 6
Reservehelmenaantal 8
Verkeershesjesaantal 16
Startnummersaantal 50
Nummerhoudersaantal 50
Linten voor afzettingaantal 12
Routepijlenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 40
Dranghekkenaantal 12
Vlaggenaantal 12
Finishboog

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 8
Portofoonsaantal 10
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Kurkentrekkeraantal 3
Flesopenersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Bewaardozenaantal 20

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Pijlbordjesaantal 20
Prijstrofeeënaantal 6
Medaillelintenaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst vast hoeveel deelnemers tegelijk starten, welke afstanden je rijdt en hoe je de uitslag bepaalt. Die keuzes bepalen het wedstrijdschema, het aantal tijdwaarnemers en de indeling van het parcours.
Controleer het volledige parcours minstens één keer op de fiets en noteer kruisingen, smalle delen en onduidelijke bochten. Regel verkeersposten, linten, kegels of dranghekken ruim vóór je uitnodigingen verstuurt.
Vraag bij de inschrijving niet alleen namen en contactgegevens, maar ook tandemgegevens, dieetwensen en eventuele bijzonderheden. Stuur de deelnemersbevestiging uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd met starttijd, route en reglement.
Plan per verkeerspost een vrijwilliger en wijs daarnaast een coördinator aan die bereikbaar blijft via mobiele telefoon of portofoon. Geef tijdwaarnemers vooraf een korte proefinstructie met startnummers en stopwatches.
Test de start- en finishopstelling vóór de eerste deelnemer arriveert: plaats de finishboog, controleer laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen en leg reservebinnenbanden, fietspompen en gereedschapssets bij de reparatiestand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tandemwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, parcours en verkeersmaatregelen. Open de inschrijving zodra het format en reglement vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de wedstrijddag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een tandemwedstrijd?: Reken op minimaal één vrijwilliger per verkeerspost, plus een wedstrijdcoördinator, juryleden, tijdwaarnemers en iemand voor de reparatiestand. Voor een parcours met 6 verkeersposten heb je al snel 10 tot 14 mensen nodig.
Wanneer moet ik het parcours controleren?: Controleer het parcours eerst bij de voorbereiding en nogmaals 1 tot 2 weken voor de wedstrijd. Doe op de wedstrijddag een laatste ronde voordat je routepijlen, linten en verkeerskegels definitief plaatst.
Hoeveel reservefietsmateriaal is nodig bij een tandemwedstrijd?: Leg minimaal 2 fietspompen, meerdere reservebinnenbanden, buitenbanden en een gereedschapsset klaar bij de fietsreparatiestand. Controleer alle tandems en helmen uiterlijk één dag vooraf, zodat ontbrekend materiaal nog kan worden aangevuld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.