Comment organiser une course en tandem

Une course en tandem demande de coordonner le parcours, les équipes et le chronométrage bien avant le jour J. Commencez par définir le format de la compétition, puis sécurisez le lieu et le trajet avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les données de chaque tandem et les postes des bénévoles doivent être centralisés au même endroit. Prévoyez aussi une solution pour les crevaisons, les retards et les changements de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Définir le parcours de départ et d’arrivée
2 personnes
4
Vérifier le parcours
2 personnes
5
Demander les mesures de circulation nécessaires
6
Établir le règlement du concours
7
Créer le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Enregistrer les données du tandem
13
Envoyer la confirmation aux participants
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Attribuer les postes de circulation
2 personnes
17
Définir les membres du jury
18
Donner des instructions aux chronométreurs
2 personnes
19
Confirmer les fournisseurs
20
Commander les prix
21
Créer les dossards
2 personnes
22
Imprimer les cartes d'itinéraire
23
Imprimer le planning du match
24
Vérifier la liste des courses
25
Faire les courses
2 personnes
26
Récupérer les produits frais
2 personnes
27
Vérifier les tandems
2 personnes
28
Préparer les pièces de rechange
29
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
30
Composer les kits de démarrage
3 personnes
31
Créer la playlist musicale
32
Vérifier les prévisions météo

Événement

33
Ouvrir le site
3 personnes
34
Monter les tentes
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Délimiter la zone de départ et d'arrivée
4 personnes
37
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
38
Aménager les postes de circulation
6 personnes
39
Installer le système de sonorisation
2 personnes
40
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
41
Installer la table d'inscription
2 personnes
42
Monter le buffet traiteur
3 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Installer la table du jury
2 personnes
45
Inscrire les participants
3 personnes
46
Distribuer les dossards
2 personnes
47
Vérifier la sécurité du tandem
3 personnes
48
Faire le briefing des participants
2 personnes
49
Remplir les cases de départ
4 personnes
50
Lancer la compétition
3 personnes
51
Enregistrement des horaires
3 personnes
52
Surveiller le parcours et les croisements
8 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Fournir la musique
56
Enregistrer les arrivants
3 personnes
57
Vérifier les résultats
2 personnes
58
Assurer la remise des prix
3 personnes
59
Informer les participants et les visiteurs
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Démonter le catering
3 personnes

Suivi

62
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
63
Démonter les postes de circulation
6 personnes
64
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
65
Démonter les tentes
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Évacuer les déchets
2 personnes
70
Trier les matériaux
3 personnes
71
Nettoyer les tandems
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Publier les résultats
74
Envoyer un message de remerciement aux participants
75
Archiver les données du concours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Vélos tandemqté 4
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Chambres à air extérieuresqté 4
Stands de réparation de vélosqté 2
Kits d'outilsqté 3
Gants de véloqté 6
Casques de rechangeqté 8
Gilets de signalisationqté 16
Numéros de départqté 50
Porte-numérosqté 50
Rubans de balisageqté 12
Flèches de directionqté 30
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 12
Drapeauxqté 12
Arche d'arrivée

Équipement

Chronomètresqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 10
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Tire-bouchonqté 3
Décapsuleursqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Boîtes de rangementqté 20

Décoration

Banderoles de compétitionqté 4
Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux de directionqté 20
Trophéesqté 6
Rubans de médailleqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours et vérifiez-le avant de publier l’inscription. Prévoyez les mesures de circulation nécessaires et placez les flèches, rubans, cônes et barrières avant l’arrivée des participants.
Ouvrez les inscriptions seulement quand le règlement, le formulaire et le format des équipes sont prêts. Demandez dès ce moment les besoins alimentaires et les informations de chaque tandem.
Répartissez les bénévoles par poste, avec un responsable identifié pour la circulation, les départs, l’arrivée et l’assistance vélo. Donnez les consignes aux chronométreurs avant le jour de la course, pas au dernier moment.
Préparez un kit de dépannage accessible sur place : pompes, chambres à air de rechange, supports de réparation et outils. Vérifiez les tandems, les casques et les gilets de signalisation au moins la veille.
Centralisez les documents et le matériel de course : dossards, cartes d’itinéraire, planning, chronomètres, ordinateur, imprimante, rallonges et talkies-walkies. Faites une vérification complète de la liste des courses 24 heures avant l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course en tandem ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier le parcours, obtenir les mesures de circulation, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course en tandem ?: Ouvrez-les dès que le format, le règlement, le parcours et le formulaire sont finalisés, idéalement 4 à 6 semaines avant la course. Envoyez une confirmation après validation de chaque inscription.
Combien de bénévoles faut-il pour une course en tandem ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au minimum 1 bénévole par point de circulation et 2 personnes pour le départ et l’arrivée. Ajoutez une équipe dédiée au chronométrage et une personne pour l’assistance vélo.
Que faut-il prévoir en cas de crevaison pendant la course ?: Installez au moins un point d’assistance avec une pompe, des chambres à air de rechange et un kit d’outils. Placez le matériel avant le départ et désignez un bénévole capable d’intervenir pendant toute la durée de l’épreuve.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.