Tandemwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een tandemwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen fietsen en een parcours uitzetten. Je moet de route, verkeersmaatregelen, tandemgegevens, tijdwaarneming en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Begin met het wedstrijdformat en de locatie, en werk daarna toe naar inschrijvingen, reglement en startindeling. Controleer in de laatste week vooral het materiaal: reservebinnenbanden, portofoons, startnummers, routepijlen en stroom voor laptop en printer worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Start- en finishroute bepalen
2 personen
Parcours controleren
2 personen
Benodigde verkeersmaatregelen aanvragen
Wedstrijdreglement opstellen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Tandemgegevens registreren
Deelnemersbevestiging versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersposten toewijzen
2 personen
Juryleden vastleggen
Tijdwaarnemers instrueren
2 personen
Leveranciers bevestigen
Prijzen bestellen
Startnummers maken
2 personen
Routekaarten afdrukken
Wedstrijdschema afdrukken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Tandems controleren
2 personen
Reserveonderdelen klaarleggen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Muziek afspeellijst maken
Weersverwachting controleren

Event

Terrein openen
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Start- en finishvak afzetten
4 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verkeersposten inrichten
6 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Tandemveiligheid controleren
3 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Startvakken vullen
4 personen
Wedstrijd starten
3 personen
Tijden registreren
3 personen
Parcours en kruisingen bewaken
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Finishers registreren
3 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers en bezoekers informeren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Catering afbouwen
3 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
4 personen
Verkeersposten afbreken
6 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Tandems schoonmaken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslag publiceren
Deelnemers bedankbericht sturen
Wedstrijdgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Tandemfietsenaantal 4
Fietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Buitenbandenaantal 4
Fietsreparatiestandsaantal 2
Gereedschapssetsaantal 3
Fietshandschoenenaantal 6
Reservehelmenaantal 8
Verkeershesjesaantal 16
Startnummersaantal 50
Nummerhoudersaantal 50
Linten voor afzettingaantal 12
Routepijlenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 40
Dranghekkenaantal 12
Vlaggenaantal 12
Finishboog

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 8
Portofoonsaantal 10
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Kurkentrekkeraantal 3
Flesopenersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Bewaardozenaantal 20

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Pijlbordjesaantal 20
Prijstrofeeënaantal 6
Medaillelintenaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat, de start- en finishroute en het reglement vast voordat je de inschrijving opent. Deelnemers moeten vooraf weten welke afstand, startvolgorde en veiligheidsregels gelden.
Controleer het parcours op meerdere momenten en plan verkeersposten per kruising of risicopunt. Vraag verkeersmaatregelen tijdig aan; zonder goedgekeurde afzetting kun je de route niet veilig uitvoeren.
Registreer per inschrijving de tandemgegevens en verzamel dieetwensen meteen. Stuur na verwerking één deelnemersbevestiging met startnummer, wedstrijdschema, routekaart en praktische instructies.
Wijs vrijwilligers niet alleen aan de start en finish toe, maar ook aan verkeersposten, reparatiepunten en tijdwaarneming. Instrueer tijdwaarnemers vooraf met stopwatches en spreek één manier van noteren af.
Test de technische uitrusting uiterlijk de dag ervoor. Controleer stopwatches, laptop, printer, mobiele telefoons, portofoons, verlengkabels en stekkerdozen; leg daarnaast pompen, gereedschap en reservebanden klaar bij het parcours.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tandemwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het format, de locatie en de verkeersmaatregelen. Open de inschrijving pas nadat route en reglement vaststaan, zodat je deelnemers minstens 3 weken voorbereiding geeft.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een tandemwedstrijd?: Plan minimaal één vrijwilliger per verkeerspost en daarnaast aparte mensen voor start, finish, tijdwaarneming en fietsreparaties. Tel de posten op je route en voeg 2 reservevrijwilligers toe voor uitval op de wedstrijddag.
Wat moet ik voor een tandemwedstrijd aan reservefietsmateriaal regelen?: Leg per reparatiepunt een fietspomp, gereedschapsset en meerdere reservebinnenbanden klaar; neem ook buitenbanden mee voor ernstigere schade. Controleer alle tandemfietsen uiterlijk 1 dag voor de start en maak een reparatieplan voor onderweg.
Wanneer moeten startnummers en routekaarten klaar zijn?: Maak startnummers en nummerhouders zodra de deelnemerslijst sluit, bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Druk routekaarten en het wedstrijdschema uiterlijk de dag ervoor af en bewaar extra exemplaren bij start, finish en verkeersposten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.