Checklist pour organiser un course et tandem

Un course et tandem demande plus qu’un parcours et quelques vélos. Il faut cadrer la compétition, sécuriser chaque passage, gérer les inscriptions et préparer le matériel de réparation avant le jour du départ. Cette checklist regroupe les tâches à suivre dans l’ordre, depuis la réservation du lieu jusqu’à l’accueil et au classement. Elle vous aide aussi à repérer les détails souvent réglés trop tard : autorisations de circulation, besoins alimentaires, dossards et répartition des bénévoles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Définir le parcours de départ et d’arrivée
2 personnes
Vérifier le parcours
2 personnes
Demander les mesures de circulation nécessaires
Établir le règlement du concours
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les données du tandem
Envoyer la confirmation aux participants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Attribuer les postes de circulation
2 personnes
Définir les membres du jury
Donner des instructions aux chronométreurs
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Commander les prix
Créer les dossards
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Imprimer le planning du match
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Vérifier les tandems
2 personnes
Préparer les pièces de rechange
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le site
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter la zone de départ et d'arrivée
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Aménager les postes de circulation
6 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Inscrire les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier la sécurité du tandem
3 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Remplir les cases de départ
4 personnes
Lancer la compétition
3 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Surveiller le parcours et les croisements
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Fournir la musique
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Informer les participants et les visiteurs
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Démonter le catering
3 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Démonter les postes de circulation
6 personnes
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Nettoyer les tandems
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants
Archiver les données du concours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Vélos tandemqté 4
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Chambres à air extérieuresqté 4
Stands de réparation de vélosqté 2
Kits d'outilsqté 3
Gants de véloqté 6
Casques de rechangeqté 8
Gilets de signalisationqté 16
Numéros de départqté 50
Porte-numérosqté 50
Rubans de balisageqté 12
Flèches de directionqté 30
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 12
Drapeauxqté 12
Arche d'arrivée

Équipement

Chronomètresqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 10
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Tire-bouchonqté 3
Décapsuleursqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Boîtes de rangementqté 20

Décoration

Banderoles de compétitionqté 4
Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux de directionqté 20
Trophéesqté 6
Rubans de médailleqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le format, le parcours et les horaires, puis vérifiez le trajet à vélo ou à pied. Prévoyez les mesures de circulation suffisamment tôt : elles peuvent conditionner la validation de l’événement.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant la course pour traiter les dossiers, enregistrer les données de chaque tandem et envoyer une confirmation claire à chaque participant.
Répartissez les bénévoles par poste, notamment aux croisements et aux zones d’arrivée. Donnez aux chronométreurs des consignes écrites et testez les talkies-walkies avant le départ.
Préparez un point mécanique avec des pompes, des chambres à air, des kits d’outils et un support de réparation. Contrôlez les tandems, les casques et les gilets de signalisation avant la remise des dossards.
Imprimez les cartes d’itinéraire, le planning du match, les numéros de départ et les listes utiles avant le jour J. Gardez une imprimante, un ordinateur et des rallonges disponibles pour les corrections de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un course et tandem ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour définir le parcours, réserver le lieu, demander les mesures de circulation et recruter les bénévoles. Ajoutez une semaine de marge pour les confirmations et les impressions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un course et tandem ?: Ouvrez-les dès que le règlement, le parcours et le formulaire sont finalisés, idéalement 4 à 6 semaines avant la course. Fixez une date de clôture au moins 5 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quel matériel prévoir pour une course en tandem ?: Prévoyez un tandem par équipe inscrite, ainsi qu’une pompe, des chambres à air de rechange et un kit d’outils pour les dépannages. Ajoutez des casques de rechange, des gilets de signalisation, des cônes, des flèches et des barrières pour sécuriser le parcours.
Combien de bénévoles faut-il pour encadrer un course et tandem ?: Le nombre dépend du parcours, mais affectez au minimum un bénévole à chaque point de circulation et une équipe séparée pour les inscriptions, l’arrivée et le chronométrage. Finalisez la répartition 7 jours avant et transmettez les consignes à tous les postes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.