Talentenshow organiseren: checklist en planning

Een talentenshow staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf getest is. Leg eerst locatie, datum en aanmeldingen vast; werk daarna de optreedvolgorde, jury en presentatie uit. Verzamel muziekbestanden en technische wensen ruim vóór de show, zodat je niet op de dag zelf nog kabels of bestanden hoeft te zoeken. Met deze checklist houd je ook catering, materialen, zaalopbouw en de afsluiting bij de hand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Optredens selecteren
3 personen
Juryleden uitnodigen
Presentator vastleggen
Optreedvolgorde maken
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Technische wensen controleren
2 personen
Juryformulieren voorbereiden
Draaiboek uitwerken
2 personen
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Naambadges maken
2 personen
Programma's afdrukken
Muziekbestanden klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Podium en zaal opbouwen
5 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Lichtapparatuur installeren
2 personen
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Garderobe en ontvangst inrichten
2 personen
Microfoons en muziek testen
3 personen
Lichtplan en cues testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Optredens begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksstemming verzamelen
2 personen
Juryuitslag verwerken
2 personen
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
Finaleoptredens begeleiden
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Stoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 12
Jurytafel
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Laptop
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 8
Podiumbord
Pijlbordjesaantal 8

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handschoenenaantal 6

Organisatie

Naambadgehoudersaantal 120
Naambadgesaantal 120
Juryformulierenaantal 120
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Prijzenaantal 3
Deelnemersnummersaantal 30
Printpapieraantal 2
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4

Tips

Sluit de aanmeldingen minimaal 3 weken voor de show en bevestig daarna welke optredens doorgaan. Zo houd je tijd over om een programma en optreedvolgorde te maken.
Vraag per deelnemer uiterlijk 2 weken vooraf naar muziekbestanden, microfoonbehoefte en andere technische wensen. Test alle bestanden en apparatuur minstens 1 keer vóór de zaal opengaat.
Plan de jurytafel zo dat juryleden het podium goed zien en leg voor elk optreden een juryformulier klaar. Reserveer daarnaast 10 tot 15 minuten voor juryuitleg vóór de eerste act.
Maak het draaiboek op minuten nauwkeurig en geef de presentator een versie met overgangen, pauzes en aankondigingen. Zet ook pijlbordjes, naambadges en programma's klaar voordat bezoekers binnenkomen.
Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en bereid hapjes zo veel mogelijk vóór de opbouw. Tel herbruikbare glazen, bekers, borden en bestek vooraf, zodat je tijdens de show niet hoeft af te wassen of bij te kopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een talentenshow organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met locatie, datum en programma. Open de aanmeldingen daarna direct en reserveer de laatste 2 weken voor selectie, techniek en het draaiboek.
Wanneer moet ik de optredens voor een talentenshow vastleggen?: Maak de definitieve selectie uiterlijk 3 weken voor de show. Leg de optreedvolgorde en deelnemersbevestiging daarna binnen 3 dagen vast, zodat jury, presentator en techniek met dezelfde planning werken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een talentenshow?: Plan minimaal 3 uur voor podium, stoelen, jurytafel, speakers, microfoons, verlichting en decoratie. Reserveer daarna nog 30 tot 45 minuten voor een volledige geluids- en muziekcheck.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een talentenshow?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor hapjes kun je uitgaan van 4 tot 6 kleine porties per persoon bij een programma van ongeveer 2 uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.