Zo organiseer je een tafeltennistoernooi

Begin met het aantal deelnemers en de beschikbare tafeltennistafels; die bepalen hoeveel wedstrijden tegelijk kunnen worden gespeeld. Kies daarna de toernooivorm en maak een wedstrijdschema met ruimte voor pauzes en uitloop. Bevestig deelnemers, verzamel dieetwensen en deel vrijwilligers in voordat je materiaal en catering regelt. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratietafel, werkende scoreborden en een wedstrijdadministratie die iedereen kan volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie reserveren
5
Toernooivorm bepalen
2 personen
6
Wedstrijdschema opstellen
7
Deelnemers bevestigen
8
Vrijwilligers indelen
9
Prijzen bestellen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Prijzen ophalen
13
Wedstrijdkaarten printen
14
Deelnemerslijst printen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Tafels opstellen
4 personen
18
Tafeltennistafels plaatsen
4 personen
19
Netten monteren
2 personen
20
Stoelen klaarzetten
2 personen
21
Wedstrijdadministratie inrichten
2 personen
22
Catering klaarzetten
3 personen
23
Versiering ophangen
2 personen

Event

24
Registratietafel bemannen
2 personen
25
Welkomstuitleg geven
26
Wedstrijden begeleiden
3 personen
27
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Servies afruimen
2 personen
31
Finale begeleiden
2 personen
32
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

33
Tafeltennistafels afbreken
4 personen
34
Meubilair terugplaatsen
3 personen
35
Afval verzamelen
3 personen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Locatie schoonmaken
3 personen
38
Materialen controleren
2 personen
39
Geleende spullen retourneren
2 personen
40
Overgebleven eten opslaan
41
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tafeltennistafelsaantal 4
Tafeltennisnettenaantal 4
Tafeltennisbatjesaantal 16
Tafeltennisballenaantal 60
Balschalenaantal 8
Scorebordenaantal 8
Tafelscheidingenaantal 12

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Kleedtafel

Apparatuur

Wedstrijdklokaantal 2
Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Koffiepottenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Wedstrijdpostersaantal 6
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 10

Kantoor

Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 20
Printpapier
Naamstickersaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal de toernooivorm pas nadat je weet hoeveel deelnemers definitief meedoen en hoeveel tafels beschikbaar zijn. Plan per ronde extra tijd voor het wisselen van spelers en het invullen van wedstrijdkaarten.
Print de wedstrijdkaarten, deelnemerslijst en bewegwijzering uiterlijk de dag vóór het toernooi. Leg balpennen, clipboards en naamstickers samen bij de registratietafel, zodat je niet tijdens de eerste wedstrijden hoeft te zoeken.
Test de tafeltennistafels, netten, scoreborden en wedstrijdklok tijdens het opbouwen. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen voordat je waterkokers, koelboxen of andere apparatuur aansluit.
Wijs minstens één vrijwilliger aan voor de wedstrijdadministratie en één voor de registratie. De registratietafel moet vóór de eerste wedstrijd bemand zijn; daar worden deelnemers bevestigd en eventuele wijzigingen direct verwerkt.
Zet tafelscheidingen, stoelen en catering buiten de looproutes van spelers. Koel de dranken vooraf en houd herbruikbare bekers, borden en bestek apart van het wedstrijdmateriaal, zodat de speelvloer overzichtelijk blijft.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafeltennistafels heb je nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de toernooivorm. Met 4 tafels kunnen 8 spelers tegelijk een enkelspel spelen; bij dubbelspel zijn dat 16 spelers. Reken daarnaast op extra tijd voor wisselen en administratie.
Hoe lang duurt een tafeltennistoernooi?: Plan per wedstrijd ongeveer 20 tot 30 minuten, inclusief wisselen en het invullen van de uitslag. Tel bij een schema met meerdere rondes minimaal 30 minuten op voor registratie, uitleg en pauzes.
Wanneer moet je het wedstrijdschema maken?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijvingen sluiten en werk het definitief uit zodra de deelnemers zijn bevestigd. Print de wedstrijdkaarten en deelnemerslijst uiterlijk de dag vóór het toernooi.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een tafeltennistoernooi?: Plan minimaal twee vrijwilligers: één bij de registratietafel en één voor de wedstrijdadministratie. Bij meerdere tafels of meer dan 16 deelnemers is een extra vrijwilliger voor uitslagen en materiaalwissels praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.