Checklist voor een goed georganiseerde bridgedrive

Een bridgedrive vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels, kaarten en een wedstrijdschema klaarleggen. Je moet vooraf het bridgesysteem, wedstrijdformat en de rol van de wedstrijdleider vastleggen, terwijl deelnemersinformatie en dieetwensen op tijd binnen moeten zijn. In de laatste week draait alles om aantallen, printwerk en materiaalcontrole. Deze checklist helpt je de bridgedrive in een logische volgorde te organiseren, van zaalreservering en uitnodigingen tot het openen van de zaal en klaarleggen van de boards.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Bridgesysteem bepalen
2 personen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdleider bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Deelnemerslijst sluiten
Tafelindeling maken
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Wedstrijdschema printen
Scoreformulieren printen
Routebeschrijving versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Consumpties koelen
2 personen
Prijzen klaarzetten
Kaarten en boards controleren
2 personen
Scorecomputer testen

Event

Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Bridgetafels nummeren
2 personen
Boards klaarleggen
3 personen
Scoretafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Informatieborden plaatsen
Inschrijving openen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Speluitleg geven
Eerste ronde begeleiden
2 personen
Scoreformulieren innemen
2 personen
Boards doorschuiven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Tussenstanden invoeren
Buffet aanvullen
3 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Speelmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Scoregegevens archiveren
Uitslag naar deelnemers sturen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bridgetafelsaantal 12
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 2
Registratietafel
Tafelkledenaantal 14

Spelmateriaal

Bridgeboardsaantal 24
Speelkaartenaantal 48
Bridgemappenaantal 48
Biedboxenaantal 48
Wedstrijdklok
Prijzenaantal 6

Papierwerk

Scoreformulierenaantal 80
Travelerformulierenaantal 40
Deelnemerslijstenaantal 15
Wedstrijdschema'saantal 15
Tafelnummersaantal 12
Informatiebordenaantal 4
Pennensetsaantal 15

Apparatuur

Laptop
Printer
Printerpapieraantal 2
Printercartridges
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Rekenmachinesaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenhanddoekenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de deelnemerslijst enkele dagen vóór de bridgedrive. Pas daarna de tafelindeling, startnummers, catering en het aantal scoreformulieren aan; zo voorkom je lege plaatsen of een tekort aan maaltijden.
Test de scorecomputer uiterlijk de dag ervoor en controleer tegelijk de printer, cartridges en printerpapier. Een scoreverwerking die pas bij de eerste ronde wordt getest, laat weinig ruimte voor herstel.
Leg per tafel de boards, speelkaarten, bridgemappen, biedboxen, scoreformulieren en pennensets klaar. Nummer de bridgetafels vooraf en gebruik dezelfde tafelnummering op schema’s en informatieborden.
Koel consumpties en zet koffie- en serviesmateriaal pas klaar nadat je de aantallen hebt gecontroleerd. Reken niet alleen op de spelers: wedstrijdleider, helpers en catering hebben ook drinken en een zitplaats nodig.
Open de zaal ruim vóór de geplande start. Gebruik die tijd voor tafels, stoelen, registratie, wedstrijdschema’s en informatieborden; controleer daarna pas of elke tafel compleet is voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bridgedrive organiseren?: Reserveer de zaal en bevestig de wedstrijdleider bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 1 week voor de bridgedrive de deelnemerslijst kunt sluiten.
Wanneer moet ik de catering voor een bridgedrive bestellen?: Bestel de catering zodra de inschrijving bijna gesloten is, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de bridgedrive door.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal voor een bridgedrive klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor het opstellen van tafels en stoelen, het nummeren van de bridgetafels en het klaarleggen van boards en formulieren. Reserveer nog 30 minuten extra als je scorecomputer of printer op locatie moet testen.
Wat moet ik op de dag van een bridgedrive als eerste controleren?: Controleer eerst de zaalopstelling, tafelnummering en registratieplek. Kijk daarna per tafel of de boards, kaarten, biedboxen, formulieren en pennen aanwezig zijn voordat je de deelnemers ontvangt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.