Checklist voor een goed georganiseerde taartwedstrijd
Bij een taartwedstrijd draait de voorbereiding om meer dan taarten verzamelen. Je moet vooraf bepalen hoe deelnemers inschrijven, waarop de jury beoordeelt en wanneer taarten worden ingeleverd. Op de dag zelf heb je een duidelijke route nodig van ontvangst naar koeling, jurering en proeven. Met deze checklist regel je de wedstrijd stap voor stap en voorkom je dat juryformulieren, wedstrijdnummers of ruimte voor de taarten pas op het laatste moment worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdreglement opstellen
Locatie reserveren
Juryleden benaderen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Jurycriteria vastleggen
2 personen
Deelnemers bevestigen
Jurybriefing versturen
Inschrijvingen sluiten
Deelnemerslijst afdrukken
Juryformulieren afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Wedstrijdnummers maken
Boodschappen doen
2 personen
Taartenontvangst plannen
Koelruimte vrijmaken
2 personen
Proefruimte indelen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafelkleden neerleggen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Event
Taarten registreren
3 personen
Taarten nummeren
2 personen
Taarten presenteren
2 personen
Jurybriefing geven
Juryproeverij begeleiden
3 personen
Proefporties snijden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek laten proeven
3 personen
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
Juryformulieren verwerken
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Restanten verpakken
3 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Tafelkledenaantal 8
- Presentatiestandaardsaantal 10
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Gebaksbordenaantal 60
- Gebaksvorkjesaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Theelepelsaantal 50
- Drinkglazenaantal 50
- Taartscheppenaantal 6
- Taartmessenaantal 6
- Serveerplateausaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Keukenmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Digitale weegschalenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
Decoratie
- Wedstrijdnummerkaartenaantal 20
- Tafelnummersaantal 12
- Feestvlaggenaantal 4
- Ballonnenaantal 40
- Prijzenaantal 3
Schoonmaak
- Afwasteilaantal 2
- Sponzenaantal 6
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de inschrijving uiterlijk een week voor de wedstrijd en druk daarna de deelnemerslijst, wedstrijdnummerkaarten en juryformulieren af. Zo kun je aantallen, dieetwensen en de tafelindeling nog controleren.
- Plan de taartenontvangst in een apart tijdsblok van minimaal 30 minuten vóór de jurering. Geef elke taart direct een wedstrijdnummer en noteer bijzonderheden, zodat de jury niet op namen beoordeelt.
- Maak het reglement concreet met een uiterste inlevertijd, toegestane taartsoorten en een vaste puntenschaal. Zet de jurycriteria uiterlijk 3 dagen vooraf in de briefing, zodat alle juryleden dezelfde maatstaf gebruiken.
- Reserveer per jurytafel minimaal één presentatiestandaard, gebaksborden, gebaksvorkjes, een taartschep en een taartmes. Leg daarnaast snijplanken en keukenmessen klaar voor het portioneren zonder de jurering op te houden.
- Zet koffie en thee pas klaar nadat de taarten zijn ontvangen en de proefruimte is ingericht. Reken per aanwezige op 2 kopjes en controleer vooraf of waterkokers, koffiezetapparaten en verlengsnoeren veilig kunnen worden aangesloten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een taartwedstrijd organiseren?
- Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, het reglement en de juryleden. Open daarna de inschrijving en sluit die uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, zodat je aantallen en dieetwensen kunt verwerken.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een taartwedstrijd?
- Plan minimaal 3 juryleden bij een kleine wedstrijd en wijs daarnaast 1 organisator aan voor vragen en administratie. Met drie juryleden kun je scores vergelijken en verklein je de invloed van één afwijkende beoordeling.
- Wanneer moeten deelnemers hun taart inleveren?
- Plan de taartenontvangst 30 tot 60 minuten vóór de jurering en geef vooraf één vaste uiterste inlevertijd door. Nummer elke taart bij binnenkomst en houd de deelnemerslijst apart van de juryformulieren.
- Hoeveel servies heb ik nodig voor een taartwedstrijd?
- Voor het proeven reken je minimaal 1 gebaksbordje en 1 gebaksvorkje per jurylid per taart, plus 10 procent reserve. Voor koffie en thee leg je per aanwezige minstens 2 kopjes, 2 lepels en 2 glazen klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!