Checklist voor een taartdecoratieworkshop organiseren

Een taartdecoratieworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen taartbodems en frosting klaarzetten. Je regelt eerst de locatie en aanmeldingen, verzamelt dieetwensen en bestelt daarna de materialen per deelnemer. In de laatste dagen controleer je de taartbodems, bereid je frosting en verdeel je decoraties. Op de dag zelf draait alles om overzichtelijke werkstations, voldoende gereedschap, een duidelijke ontvangst en een hygiënische werkplek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Workshopmaterialen bestellen
Taartbodems bestellen
Deelnemersinformatie versturen
Naamkaartjes maken
Werkbladen en recepten printen
Boodschappen doen
2 personen
Taartbodems controleren
2 personen
Frosting voorbereiden
2 personen
Decoraties portioneren
2 personen
Dranken koud zetten
Workshopkits samenstellen
3 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkstations klaarzetten
3 personen
Servies en gereedschap klaarleggen
2 personen
Buffet en drankenpunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Hygiënecontrole uitvoeren

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Workshopuitleg geven
Decoratietechniek demonstreren
Deelnemers begeleiden
3 personen
Dranken en koffie bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Taarten fotograferen
Taarten verpakken
2 personen
Afsluitende proeverij serveren
2 personen

Nazorg

Werkstations leegruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
Materialen sorteren en inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
Deelnemersfoto's en recepten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 5
Stoelenaantal 24
Buffettafel
Kapstok

Servies

Gebaksbordenaantal 30
Gebaksvorkjesaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Koffiemokkenaantal 24
Opschepbestekaantal 6
Taartplateausaantal 4

Keuken

Mengkommenaantal 24
Siliconen spatelsaantal 24
Taartschrapersaantal 24
Deegrollersaantal 20
Paletmessenaantal 24
Zeefjesaantal 6
Maatbekersaantal 12
Maatlepelsaantal 12
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Taartdraaitafelsaantal 20

Apparatuur

Handmixersaantal 4
Staafmixersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Keukenweegschalenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 5
Workshopbanner
Ballonnenaantal 30
Naamkaartjesaantal 24
Tafeldecoratieaantal 5
Fotowand

Catering

Schortenaantal 24
Kookwekkeraantal 4
Serveerbladenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasteilaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan de deelnemersinformatie zodra de aanmeldingen verwerkt zijn. Vermeld daarin wat deelnemers meenemen, hoe laat ze aanwezig moeten zijn en wanneer dieetwensen uiterlijk doorgegeven moeten worden.
Controleer de taartbodems uiterlijk één dag vooraf. Tel ze na, controleer de maten en leg eventuele afwijkingen direct naast de deelnemerslijst voordat je de workshopkits samenstelt.
Maak per werkstation een vaste set met mengkom, siliconen spatel, maatbekers, maatlepels en decoratiegereedschap. Zo voorkom je dat deelnemers tijdens de workshop tussen tafels moeten zoeken.
Zet handmixers, waterkokers en koelboxen vooraf op hun plek en test alle stekkerdozen en verlengkabels. Reserveer kabelruimte langs de tafels, zodat snoeren niet over werkplekken of looppaden lopen.
Richt het buffet en drankenpunt apart van de werkstations in. Zet gebaksborden, vorkjes, drinkglazen en koffiemokken klaar en zet gekoelde dranken pas kort voor de ontvangst neer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een taartdecoratieworkshop organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Bestel workshopmaterialen en taartbodems zodra het deelnemersaantal redelijk vaststaat, bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de workshop.
Hoeveel taartbodems heb ik nodig voor een taartdecoratieworkshop?: Reken op 1 taartbodem per deelnemer en bestel enkele extra bodems voor beschadiging of een fout tijdens de voorbereiding. Bij 12 deelnemers leg je dus minimaal 12 bodems klaar en houd je bij voorkeur 1 of 2 reserve-exemplaren achter de hand.
Wanneer moet ik frosting en decoraties voorbereiden?: Bereid de frosting bij voorkeur de dag vóór de workshop en bewaar die volgens het recept. Portioneren van decoraties kun je dezelfde dag doen, maar rond dit minstens 1 uur vóór de ontvangst af.
Hoe richt ik werkstations in voor een taartdecoratieworkshop?: Zet per deelnemer een vaste werkplek met stoel, werkruimte, taartplateau, gereedschap en workshopmaterialen klaar. Controleer minstens 60 minuten vóór aanvang of elk station compleet is en of deelnemers veilig bij water, afval en het drankenpunt kunnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.