Surfwedstrijd organiseren: checklist en planning
Een surfwedstrijd organiseren vraagt meer dan een wedstrijddag en een paar surfboards. Je moet de locatie, vergunningen, waterveiligheid en wedstrijdregels ruim vooraf vastleggen. Daarna volgen inschrijvingen, jury, vrijwilligers, communicatie en materiaalcontroles. Deze checklist helpt je de 66 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn en het team op het strand direct kan handelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Wedstrijdregels uitwerken
2 personen
Programma publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Prijzen bestellen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Juryleden vastleggen
Waterveiligheid vastleggen
2 personen
Weersverwachting controleren
Materiaalbehoefte controleren
2 personen
Surfboards controleren
2 personen
Leashes controleren
2 personen
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
Startnummers maken
2 personen
Polsbandjes sorteren
Route naar locatie delen
Parkeerinformatie versturen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en medailles ophalen
Weerbericht definitief controleren
Deelnemers laatste briefing sturen
Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
3 personen
Surfboards klaarleggen
3 personen
Wedstrijdvlaggen plaatsen
2 personen
Geluidsset testen
2 personen
Catering en dranken koelen
2 personen
EHBO-materiaal controleren
2 personen
Jurybriefing houden
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Deelnemersbriefing geven
3 personen
Wedstrijdonderdelen begeleiden
6 personen
Jurybeoordelingen verzamelen
3 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Finale begeleiden
6 personen
Einduitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Surfboards en vlaggen verzamelen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen droog opslaan
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslag en foto's publiceren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Jurytafel
- Inschrijftafel
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Surfboardsaantal 12
- Reserveboardsaantal 2
- Leashesaantal 14
- Wedstrijdvlaggenaantal 8
- Startnummersaantal 40
- Polsbandjesaantal 50
- Markeerboeienaantal 12
- Ankergewichtenaantal 12
- Peddelsaantal 14
- Rescueboardsaantal 2
- Reddingsboeienaantal 4
- Fluitjesaantal 8
- Surfboardrekkenaantal 4
- Waterdichte opbergboxenaantal 6
Apparatuur
- Mobiele geluidsset
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Portofoonsaantal 8
- Megafonenaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Printer
- Batterijlampenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiebekersaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJsboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Thermometersaantal 2
- Handwasbakkenaantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsvestenaantal 6
- Wegwerpregenponcho'saantal 20
- Zonnebranddispensersaantal 2
- Hesjes voor vrijwilligersaantal 20
- Afzethekkenaantal 12
- Waarschuwingsbordenaantal 8
Decoratie
- Bannersaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Podiumlintaantal 4
Kantoor
- Klembordenaantal 12
- Stiftenaantal 20
- Pennendozenaantal 6
- Juryformulierenaantal 100
- Notitieblokkenaantal 10
- Enveloppenaantal 50
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat, de regels en het programma vast voordat je de inschrijving opent. Zo weten deelnemers welke heats, categorieën en tijden ze kunnen verwachten en hoef je later minder wijzigingen door te voeren.
- Regel locatie, vergunningen en waterveiligheid vroeg. Controleer de voorwaarden van de plek en leg vast wie tijdens de wedstrijd met rescueboards, reddingsboeien, portofoons en fluitjes toezicht houdt.
- Stuur deelnemers naast de bevestiging ook route- en parkeerinformatie. Deel die gegevens uiterlijk een week voor de wedstrijd, omdat parkeren aan het strand op de wedstrijddag snel volloopt.
- Maak één materiaalcontrole voor de dag ervoor en één korte controle voor de start. Check onder meer surfboards, reserveboards, leashes, markeerboeien, ankergewichten, startnummers en polsbandjes.
- Plan juryleden en vrijwilligers per tijdsblok en geef hen een aanspreekpunt. Leg juryformulieren, laptops of tablets, printer, geluidsset en portofoons vóór de eerste heat klaar bij de juiste tafel.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een surfwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie en vraag vergunningen in de eerste 2 weken aan; daarna kun je inschrijving, sponsoren, jury en vrijwilligers vastleggen.
- Wanneer moet de inschrijving voor een surfwedstrijd open?
- Open de inschrijving meestal 6 tot 8 weken voor de wedstrijddatum. Sluit haar uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je aanmeldingen, dieetwensen, startnummers en polsbandjes kunt verwerken.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een surfwedstrijd?
- Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor inschrijving en communicatie, juryleden per heat en een apart waterveiligheidsteam. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf en controleer die 48 uur voor de start.
- Wanneer controleer je het weer voor een surfwedstrijd?
- Bekijk de weersverwachting 7 dagen vooraf voor een eerste inschatting en opnieuw 48 en 24 uur voor de wedstrijd. Spreek vooraf af wie beslist over aanpassingen, uitstel of afgelasting.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!