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La checklist pour organiser une compétition de surf

Une compétition de surf se prépare sur plusieurs fronts : format des séries, autorisations, sécurité en mer, inscriptions et matériel. Commencez environ 8 à 12 semaines avant la date prévue afin de laisser le temps aux participants de s’inscrire et aux partenaires de confirmer leur soutien. La dernière semaine sert surtout à vérifier la météo, les planches, les laisses et les équipes. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir le format de la compétition

    2 personnes

  • Réserver le lieu du concours

  • Demander les autorisations

  • Élaborer le plan de sécurité

    3 personnes

  • Élaborer le règlement de la compétition

    2 personnes

  • Publier le programme

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Contacter les sponsors

    2 personnes

  • Commander les prix

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les participants

  • Planifier les bénévoles

    2 personnes

  • Définir les membres du jury

  • Consigner la sécurité aquatique

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier les besoins en matériel

    2 personnes

  • Vérifier les planches de surf

    2 personnes

  • Vérifier les laisses

    2 personnes

  • Préparer les formulaires du jury

    2 personnes

  • Créer les dossards

    2 personnes

  • Trier les bracelets

  • Partager l’itinéraire vers le lieu

  • Envoyer les infos de parking

  • Commander le catering

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Récupérer les prix et les médailles

  • Vérifier définitivement les prévisions météo

  • Envoyer le dernier briefing aux participants

  • Balisage du site

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Installer le bureau d'inscription

    2 personnes

  • Installer la table du jury

    2 personnes

  • Préparer le matériel de sécurité

    3 personnes

  • Préparer les planches de surf

    3 personnes

  • Installer les drapeaux de compétition

    2 personnes

  • Tester le système de son

    2 personnes

  • Refroidir la restauration et les boissons

    2 personnes

  • Vérifier le matériel de premiers secours

    2 personnes

  • Organiser le briefing du jury

    4 personnes

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

Événement

  • Enregistrer les participants

    3 personnes

  • Distribuer les dossards

    2 personnes

  • Faire le briefing des participants

    3 personnes

  • Accompagner les épreuves

    6 personnes

  • Collecter les évaluations du jury

    3 personnes

  • Effectuer la ronde de sécurité

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Publier les classements intermédiaires

    2 personnes

  • Encadrer la finale

    6 personnes

  • Vérifier le classement final

    3 personnes

  • Assurer la remise des prix

    4 personnes

  • Accompagner le public vers la sortie

    3 personnes

Suivi

  • Rassembler les planches de surf et les drapeaux

    4 personnes

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    3 personnes

  • Stocker le matériel au sec

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Publier les résultats et les photos

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 40
  • Table du jury
  • Table d'inscription
  • Poubellesqté 6

Matériel de sport

  • Planches de surfqté 12
  • Panneaux de réserveqté 2
  • Laissesqté 14
  • Drapeaux de matchqté 8
  • Numéros de départqté 40
  • Braceletsqté 50
  • Balisages de marquageqté 12
  • Poids d'ancrageqté 12
  • Pagaiesqté 14
  • Planches de sauvetageqté 2
  • Bouées de sauvetageqté 4
  • Siffletsqté 8
  • Râteliers pour planches de surfqté 4
  • Boîtes de rangement étanchesqté 6

Équipement

  • Système de sonorisation mobile
  • Microphones sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Batteries externesqté 6
  • Talkies-walkiesqté 8
  • Mégaphonesqté 2
  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Tablettesqté 4
  • Imprimante
  • Lampes à batterieqté 8

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 100
  • Gobelets à caféqté 80
  • Assiettesqté 80
  • Couvertsqté 80
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pichets à caféqté 4
  • Thermosqté 4

Cuisine

  • Glacièresqté 6
  • Bacs à glaceqté 3
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Pincesqté 6
  • Thermomètresqté 2
  • Lavabos pour les mainsqté 2

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Gilets de sauvetageqté 6
  • Ponchos de pluie jetablesqté 20
  • Distributeurs de crème solaireqté 2
  • Gilets pour bénévolesqté 20
  • Barrières de sécuritéqté 12
  • Panneaux d'avertissementqté 8

Décoration

  • Bannièresqté 8
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Ruban de scèneqté 4

Bureau

  • Presse-papiersqté 12
  • Marqueursqté 20
  • Boîtes à stylosqté 6
  • Fiches de juryqté 100
  • Blocs-notesqté 10
  • Enveloppesqté 50

Nettoyage

  • Sets de balaiqté 3
  • Pinces à déchetsqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Définissez le format, les catégories et la durée des séries avant d’ouvrir les inscriptions. Précisez aussi le nombre maximal de participants pour éviter de revoir le programme après coup.
  • Lancez les demandes d’autorisation au moins 6 semaines à l’avance. Le plan de sécurité doit indiquer les responsabilités, les moyens de communication et la procédure prévue en cas de changement des conditions en mer.
  • Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de préparer les numéros de départ, les bracelets et les formulaires du jury.
  • Faites une vérification complète du matériel 48 heures avant l’événement : planches, laisses, drapeaux, bouées, sifflets, talkies-walkies et batteries externes. Testez également la sonorisation, les microphones et les rallonges.
  • Envoyez l’itinéraire, les informations de parking et les horaires définitifs au moins 3 jours avant. Indiquez clairement où se trouvent la table d’inscription, le jury, les racks à planches et les zones réservées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de surf ?
Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, demander les autorisations, ouvrir les inscriptions, mobiliser les bénévoles et commander les prix sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il vérifier la météo pour une compétition de surf ?
Consultez les prévisions une première fois 7 jours avant, puis chaque jour pendant les 72 dernières heures. Faites une dernière vérification le matin même avant de confirmer le déroulement des séries.
Quand fermer les inscriptions à une compétition de surf ?
Fermez-les 7 à 10 jours avant la date de l’événement. Il restera suffisamment de temps pour traiter les dossiers, recueillir les besoins alimentaires et produire les numéros de départ.
Quel matériel faut-il prévoir pour la sécurité d’une compétition de surf ?
Prévoyez notamment des planches de sauvetage, des bouées, des sifflets, des mégaphones et des talkies-walkies. Vérifiez chaque élément au plus tard 48 heures avant le début de la compétition et attribuez chaque équipement à une personne.

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