Zo organiseer je een studieverenigingsexcursie

Begin met het doel en de doelgroep van de excursie, voordat je een locatie of vervoer vastlegt. Werk daarna programma, route en reistijden uit en reserveer de onderdelen die snel vol zitten: vervoer, excursielocatie, rondleiding en restaurant. Open vervolgens de aanmelding, verzamel dieetwensen en noodcontacten en bevestig alleen deelnemers van wie de betaling en gegevens kloppen. In de laatste week draait alles om controle: deelnemersindeling, weersverwachting, lunchpakketten, excursiemappen en een complete paklijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Excursiedoelgroep vastleggen
2 personen
2
Programma en route uitwerken
2 personen
3
Vervoer reserveren
4
Excursielocatie reserveren
5
Rondleiding reserveren
6
Restaurant reserveren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Contactgegevens controleren
12
Deelnemers bevestigen
13
Betalingen controleren
14
Deelnemers indelen
2 personen
15
Begeleiders toewijzen
2 personen
16
Noodcontacten verzamelen
17
Deelnemersinformatie versturen
18
Route en reistijden controleren
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Excursiemappen samenstellen
2 personen
22
Naamstickers voorbereiden
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
25
Materialen inpakken
2 personen
26
Vertrekpunt klaarzetten
2 personen

Event

27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Naamstickers uitdelen
29
Deelnemers instrueren
2 personen
30
Groepen naar vervoer begeleiden
4 personen
31
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
32
Groepen begeleiden
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Rondleiding ontvangen
2 personen
35
Diner begeleiden
4 personen
36
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
4 personen
37
Aanwezigheid bij vertrek controleren
2 personen
38
Terugreis begeleiden
4 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
2 personen
40
Materialen uitladen
2 personen
41
Koelboxen en servies schoonmaken
2 personen
42
Afval wegbrengen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Verloren voorwerpen registreren
45
Deelnemersfoto's delen
46
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Telefoonladersaantal 4
Draagbare speaker
Megafoon
Verlengkabelsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Lunchboxenaantal 45

Papierwaren

Excursiemappenaantal 45
Routekaartenaantal 45
Programmaflyersaantal 45
Notitieblokkenaantal 45
Pennensetsaantal 45
Klembordenaantal 6
Naamstickersaantal 50
Watervaste stiftenaantal 6

Organisatie

Polsbandjesaantal 50
Fluitjesaantal 4
Hesjes voor begeleidersaantal 6
Naamkaartjes voor begeleidersaantal 6
Contante geldkist
Tassen voor materialenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handdesinfectieaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 8

Veiligheid

EHBO-set
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma en route vast voordat je reserveert. Plan per traject de reistijd én minimaal 15 minuten speling; een rondleiding die direct op aankomst aansluit laat geen ruimte voor vertraging.
Open de aanmelding pas wanneer vervoer, locatie en restaurant een voorlopige capaciteit hebben. Vermeld een sluitingsdatum, verzamel dieetwensen en controleer contactgegevens voordat je deelnemers bevestigt.
Maak uiterlijk één week vooraf de indeling. Wijs begeleiders toe, verzamel noodcontacten en stuur deelnemers programma, route, vertrektijd en praktische informatie; zo komen vragen niet allemaal op de laatste avond binnen.
Controleer 24 tot 48 uur voor vertrek de weersverwachting en reistijden. Pas indien nodig het programma aan en leg lunchpakketten, dranken, routekaarten, excursiemappen en naamstickers per begeleider klaar.
Doe de laatste pakcontrole op basis van de groepen, niet alleen van het totaal. Tel onder meer powerbanks, telefoonladers, koelboxen, hesjes, naamkaartjes en communicatiemiddelen zoals een megafoon of fluitjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studieverenigingsexcursie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer vervoer, locatie, rondleiding en restaurant in de eerste 2 weken; open daarna de aanmelding en sluit die ongeveer 3 weken voor vertrek.
Wanneer moet je de aanmeldingen voor een excursie sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 3 weken voor de excursiedatum. Gebruik de laatste 10 tot 14 dagen voor betalingscontrole, dieetwensen, deelnemersindeling, begeleiders en noodcontacten.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een studieverenigingsexcursie?: Bepaal het aantal op basis van groepsgrootte, route en locatie-eisen en wijs ze uiterlijk 2 weken vooraf toe. Geef iedere begeleider een deelnemerslijst, noodcontacten, route en duidelijke verzamelpunten.
Wanneer maak je lunchpakketten voor een excursie?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en controleer ze nog eenmaal bij het samenstellen. Maak lunchpakketten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder, zodat gekoelde producten veilig blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.