Checklist voor een studentenroeiregatta organiseren

Een studentenroeiregatta vraagt om meer dan boten en een starttijd. Je moet inschrijvingen, wedstrijdcategorieën, bootindeling, tijdwaarneming en veiligheid op elkaar afstemmen. Begin met de locatie en het wedstrijdschema en werk daarna toe naar een gecontroleerde deelnemerslijst en duidelijke startvolgorde. In de laatste dagen draait alles om controles: water en weer, wedstrijdsteiger, start- en finishzone, materiaal en de informatie voor verenigingen en deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en wedstrijdschema vastleggen
2 personen
Roeilocatie reserveren
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Deelnemende verenigingen uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startvolgorde opstellen
2 personen
Wedstrijdnummers toewijzen
2 personen
Roeiboten reserveren
Veiligheidsboten reserveren
Tijdwaarneming regelen
2 personen
EHBO-bezetting bevestigen
Water- en weersverwachting controleren
Definitieve deelnemersinformatie sturen
2 personen
Startkaarten en uitslagenformulieren printen
Wedstrijdnummers sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materiaal en boten controleren
3 personen

Event

Start- en finishzone uitzetten
4 personen
Wedstrijdsteiger controleren
3 personen
Boten naar de aanlegplaats brengen
6 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
Koelboxen en dranktafels plaatsen
2 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Start- en finishmarkeringen plaatsen
4 personen
Omroep- en timingmateriaal testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startkaarten uitdelen
2 personen
Boten en roeimateriaal uitgeven
4 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Roeiers naar de start begeleiden
4 personen
Eerste race starten
3 personen
Races starten en finishen
5 personen
Finishtijden registreren
2 personen
Veiligheidsboten inzetten
4 personen
Roeiers na de finish opvangen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lunch en hapjes serveren
4 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Medailleceremonie klaarzetten
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Medailleceremonie uitvoeren
3 personen
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen

Nazorg

Boten uit het water halen
6 personen
Roeimateriaal schoonmaken
4 personen
Tijdwaarnemingsmateriaal inpakken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Start- en finishzone afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Boten en trailers retourneren
4 personen
Uitslagen aan deelnemers versturen
Ongevonden spullen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 8
Tafelkleedaantal 16

Sportmateriaal

Wedstrijdbotenaantal 8
Reservebotenaantal 2
Roeiriemenaantal 24
Reserve-roeiriemenaantal 6
Reddingsvestenaantal 30
Veiligheidsbotenaantal 2
Startboeienaantal 12
Baanmarkeringenaantal 24
Finishboeienaantal 4
Bootsteunenaantal 10
Peddelsaantal 4
Waterschoenenaantal 8
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 20
Waterdichte scorebordenaantal 2
Wedstrijdhesjesaantal 30
Startvlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 4
Medaillebakkenaantal 3

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 10
Megafoonaantal 2
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Printer
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Waterdichte opbergboxenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schenkkanaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertraysaantal 8
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6

Decoratie

Verenigingsvlaggenaantal 12
Routebordenaantal 12
Infobordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Statafelrokkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Kunststof afvalcontainersaantal 4
Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekhoudersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdcategorieën en het schema vroeg vast. Zo kunnen verenigingen zich gericht inschrijven en kun je de startvolgorde, wedstrijdnummers en bootreserveringen tijdig op elkaar afstemmen.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Controleer de deelnemerslijst vooraf, verzamel dieetwensen en stuur de definitieve deelnemersinformatie zodra categorieën, starttijden en nummers vaststaan.
Plan veiligheidsbezetting naast de wedstrijdorganisatie. Bevestig de EHBO-bezetting, reserveer veiligheidsboten en controleer de water- en weersverwachting opnieuw voordat de eerste heat start.
Print startkaarten en uitslagenformulieren vóór de opbouw en sorteer de wedstrijdnummers direct per categorie of start. Dat voorkomt zoeken aan de wedstrijdsteiger wanneer deelnemers zich melden.
Controleer boten, riemen, reddingsvesten, portofoons en tijdwaarneming als één geheel. Neem reserveboten en reserve-roeiriemen mee en berg formulieren en elektronica waterdicht op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studentenroeiregatta organiseren?: Reserveer de roeilocatie en leg het wedstrijdschema bij voorkeur enkele maanden vooraf vast. Publiceer de inschrijving daarna op tijd, zodat je vóór de wedstrijddag de deelnemerslijst, startvolgorde en bootindeling kunt controleren.
Wat moet je regelen voor de veiligheid bij een studentenroeiregatta?: Regel minimaal een bevestigde EHBO-bezetting, veiligheidsboten, reddingsvesten en werkende portofoons. Controleer de water- en weersverwachting opnieuw op de dag zelf en pas de uitvoering aan als de omstandigheden veranderen.
Wanneer maak je de startvolgorde en wedstrijdnummers?: Maak de startvolgorde nadat de inschrijving is gecontroleerd en de categorieën definitief zijn. Wijs de wedstrijdnummers vervolgens vóór de opbouw toe en sorteer ze samen met de startkaarten, zodat uitgifte geen tijd kost.
Hoeveel reserve-materiaal heb je nodig voor een studentenroeiregatta?: Plan in elk geval reserveboten en reserve-roeiriemen naast het reguliere materiaal. Het exacte aantal hangt af van het aantal deelnemende boten, maar controleer alles vóór de wedstrijddag en leg reserves direct bereikbaar bij de aanlegplaats.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.