Organiser une régate d’aviron étudiante : la checklist

Une régate étudiante demande de coordonner les équipages, les bateaux et la sécurité sur l’eau dans un ordre précis. Commence par fixer la date, le programme et les catégories, puis ouvre les inscriptions assez tôt pour établir les séries et l’ordre de passage. Les réservations des bateaux de compétition et de sécurité doivent être confirmées avant de communiquer les informations finales. Le jour J, prévois une équipe distincte pour le ponton, le chronométrage, les résultats et les premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme des matchs
2 personnes
Réserver le site d'aviron
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Inviter les associations participantes
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Établir l'ordre de passage
2 personnes
Attribuer les numéros de course
2 personnes
Réserver des bateaux d’aviron
Réserver les bateaux de sécurité
Gérer le chronométrage
2 personnes
Confirmer le personnel de premiers secours
Vérifier les prévisions de l'eau et de la météo
Envoyer les informations définitives aux participants
2 personnes
Imprimer les cartes de départ et les feuilles de résultats
Trier les numéros de course
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier le matériel et les bateaux
3 personnes

Événement

Délimiter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Vérifier le ponton de compétition
3 personnes
Amener les bateaux au débarcadère
6 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Installer les glacières et les tables de boissons
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les marquages de départ et d'arrivée
4 personnes
Tester le matériel de sonorisation et de chronométrage
2 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les cartes de départ
2 personnes
Distribuer les bateaux et le matériel d’aviron
4 personnes
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Accompagner les rameurs au départ
4 personnes
Lancer la première course
3 personnes
Lancer et terminer les courses
5 personnes
Enregistrer les temps d’arrivée
2 personnes
Déployer les bateaux de sécurité
4 personnes
Accueillir les rameurs à l’arrivée
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le déjeuner et les snacks
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer la cérémonie de remise des médailles
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Organiser la cérémonie des médailles
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

Sortir les bateaux de l'eau
6 personnes
Nettoyer le matériel d’aviron
4 personnes
Emballer le matériel de chronométrage
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Démonter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Rendre les bateaux et les remorques
4 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 8
Nappeqté 16

Matériel de sport

Bateaux de compétitionqté 8
Bateaux de réserveqté 2
Ramesqté 24
Rames de secoursqté 6
Gilets de sauvetageqté 30
Bateaux de sécuritéqté 2
Bouées de départqté 12
Marquages de pisteqté 24
Bouées d’arrivéeqté 4
Supports pour bateauqté 10
Pagaiesqté 4
Chaussures d’eauqté 8
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 20
Tableaux de score étanchesqté 2
Maillots de compétitionqté 30
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Bacs à médaillesqté 3

Équipement

Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphoneqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Boîtes de rangement étanchesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Carafeqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 6

Décoration

Drapeaux d’associationqté 12
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Housses de mange-deboutqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchets en plastiqueqté 4
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Supports pour serviettesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 6

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 4 semaines avant la régate et demande dès le formulaire les besoins alimentaires, les catégories et les coordonnées d’un responsable par association.
Établis l’ordre de passage et attribue les numéros de course 3 à 5 jours avant l’événement. Imprime les cartes de départ et les feuilles de résultats, puis prépare un exemplaire de secours dans une boîte étanche.
Confirme les bateaux de compétition, les bateaux de réserve et les bateaux de sécurité au plus tard 7 jours avant. Vérifie ensuite les rames, les gilets de sauvetage, les bouées et les supports au débarcadère.
Prévois un canal radio distinct pour le chronométrage et la sécurité, avec au moins 1 talkie-walkie par responsable clé et une batterie externe pour chaque appareil utilisé toute la journée.
Consulte les prévisions de l’eau et de la météo 48 heures avant, puis encore le matin même. Délimite la zone de départ et d’arrivée avant l’arrivée des équipages et vérifie le ponton avant le premier départ.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une régate d’aviron étudiante ?: Commence au moins 6 semaines avant pour réserver le site, les bateaux et le personnel de premiers secours. Ouvre les inscriptions environ 4 semaines avant et fige le programme 3 à 5 jours avant la course.
Quand confirmer les bateaux de sécurité pour une régate ?: Confirme les bateaux de sécurité au plus tard 7 jours avant l’événement, avec les personnes qui les conduiront. Vérifie leur présence et leur équipement le matin même, avant de monter les lignes de départ.
Combien de temps avant envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations définitives 3 à 5 jours avant la régate. Indique l’heure d’arrivée, le lieu de mise à l’eau, le numéro de course, l’ordre de passage, les consignes de sécurité et les besoins alimentaires déjà signalés.
Que vérifier le matin d’une régate d’aviron étudiante ?: Consacre les 60 à 90 premières minutes à vérifier les bateaux, les rames, les gilets, le ponton, les bouées, les radios et le chronométrage. Contrôle aussi la météo, les listes imprimées, les glacières et la signalisation du départ et de l’arrivée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.