Studentenkoers organiseren: checklist van voorbereiding tot finish

Een studentenkoers vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en startnummer. Leg eerst datum, route, vergunningen, verzekering en verkeersplan vast; daarna volgen inschrijvingen, jury, sponsoren en vrijwilligers. In de laatste week controleer je het parcours, de routeborden, fietsenstalling en materialen. Op de dag zelf moeten inschrijving, jury, veiligheid, bevoorrading en muziek tegelijk kunnen draaien. Gebruik deze checklist als volgorde en plan voor elk onderdeel een verantwoordelijke.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Verzekering controleren
Verkeersplan opstellen
2 personen
Verkeersregelaars werven
2 personen
Juryleden vastleggen
Muziek en presentator regelen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startnummers ontwerpen
Parcours controleren
3 personen
Routecommunicatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Materialen ophalen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routeborden controleren
2 personen
Fietsenstalling voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren

Event

Route afzetten
8 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Jurybriefing houden
4 personen
Vrijwilligers briefen
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Fietsen technisch controleren
2 personen
Deelnemers instrueren
3 personen
Startvak vullen
4 personen
Koers starten
5 personen
Parcoursposten bemannen
8 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Finish registreren
3 personen
Uitslag controleren
3 personen
Prijzenceremonie voorbereiden
3 personen
Winnaars huldigen
4 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
6 personen
Afzethekken verwijderen
6 personen
Geluid uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Routeomgeving nalopen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Inschrijftafel
Jurytafel
Fietsenrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Veiligheidsspeldenaantal 300
Routepijlenaantal 40
Koerslintaantal 8
Borstelsaantal 4
Reservefietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Bidonkrattenaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 10
Fietsbellenaantal 4
Helmenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafonenaantal 3
Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Laptopaantal 2
Printer
Betaalterminalaantal 2
Stopcontactbeveiligingaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Startfinishboog
Vlaggenlijnenaantal 12
Teamvlaggenaantal 12
Podiumbordenaantal 3
Sponsorbannersaantal 8
Pijlbordenaantal 30
Krijtbordenaantal 4
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 12
Touwrollenaantal 4
Tie-wrapsaantal 300
Gewichtenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksbroodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudplatenaantal 2

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handgelhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag vergunningen en controleer de verzekering zodra datum en route vaststaan. Plan hiervoor minimaal 6 tot 8 weken voorbereiding, omdat verkeersmaatregelen en verkeersregelaars vaak niet binnen enkele dagen geregeld zijn.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken vooraf. Zet aparte mensen bij inschrijving, jury, parcours, fietsenstalling en bevoorrading; één persoon kan niet tegelijk startnummers uitdelen en de koers begeleiden.
Controleer het parcours niet alleen op papier, maar loop of fiets het 3 tot 5 dagen vooraf. Markeer kruisingen met routepijlen en koerslint en leg reserveborden, fietspompen, binnenbanden en gereedschap klaar.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en bevestig reserveringen uiterlijk 1 week voor de koers. Tel daarna deelnemers, juryleden, vrijwilligers en begeleiders afzonderlijk voor eten, drinken en bidons.
Test geluid en stroom vóór de eerste deelnemer arriveert. Controleer luidsprekers, microfoon, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen en houd megafonen achter de hand voor instructies langs het parcours.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een studentenkoers organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, vergunningen en verzekering. Gebruik de laatste 2 weken voor inschrijvingen, vrijwilligers, jury, materiaalcontrole en routecommunicatie.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid van een studentenkoers?: Regel een verkeersplan, verkeersregelaars, routepijlen, koerslint, EHBO-koffers en reddingsdekens. Controleer het parcours 3 tot 5 dagen vooraf en wijs op de dag zelf één veiligheidscoördinator aan.
Wanneer moet ik startnummers en medailles bestellen?: Bestel startnummers zodra de inschrijving opent en bestel prijzen en medailles uiterlijk 4 weken voor de koers. Sorteer de startnummers de dag ervoor per deelnemer of categorie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een studentenkoers?: Plan minimaal één coördinator, twee mensen voor inschrijving, twee juryleden en per belangrijke kruising een verkeersregelaar. Tel daar mensen bij op voor fietsenstalling, bevoorrading, techniek en de finish; maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.