Organiser une course étudiante sans rien oublier

Une course étudiante demande bien plus qu’un parcours et une ligne d’arrivée. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser les croisements, répartir les bénévoles et préparer l’accueil des participants. Cette checklist de 68 tâches et 74 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, de la date choisie jusqu’au rangement du matériel. Elle couvre aussi les inscriptions, les sponsors, les chronomètres, les réparations vélo, les premiers secours et les boissons à garder au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Recruter des signaleurs
2 personnes
Définir les membres du jury
Gérer la musique et l'animateur
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Commander les prix et médailles
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Concevoir les dossards
Vérifier le parcours
3 personnes
Envoyer les informations sur l'itinéraire
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Préparer le parking à vélos
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Barrer la route
8 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Organiser le briefing du jury
4 personnes
Briefing des bénévoles
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Vérifier techniquement les vélos
2 personnes
Informer les participants
3 personnes
Remplir la zone de départ
4 personnes
Lancer la course
5 personnes
Tenir les postes du parcours
8 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Préparer la cérémonie de remise des prix
3 personnes
Récompenser les gagnants
4 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Retirer les barrières de sécurité
6 personnes
Couper le son
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Faire le tour des abords du parcours
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Table du jury
Râteliers à vélosqté 12
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Épingles de sûretéqté 300
Flèches de directionqté 40
Ruban d’arrivéeqté 8
Brossesqté 4
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Kits d’outils pour véloqté 3
Caisses de bidonsqté 6
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 10
Sonnettes de véloqté 4
Casquesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Pains de glaceqté 24

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphonesqté 3
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Terminal de paiementqté 2
Protection des prises électriquesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Arche de départ et d'arrivée
Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux d’équipeqté 12
Panneaux de scèneqté 3
Bannières sponsorsqté 8
Panneaux indicateursqté 30
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Rouleaux de cordeqté 4
Attaches-câblesqté 300
Poidsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Glacièresqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Plaques chauffantesqté 2

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches administratives au moins 8 semaines avant la course : autorisations, assurance et plan de circulation peuvent nécessiter plusieurs échanges avant validation.
Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant le départ afin de traiter les besoins alimentaires, préparer les numéros de départ et confirmer les réservations sans travailler sur les derniers inscrits.
Vérifie le parcours une dernière fois dans la semaine précédant la course, puis contrôle le jour même les flèches, les panneaux, le ruban d’arrivée et les zones où les signaleurs seront postés.
Prévois un responsable matériel qui récupère les chronomètres, sifflets, mégaphones, trousses de premiers secours et kits de réparation, puis vérifie chaque caisse avant l’installation.
Refroidis les boissons au plus tard la veille et installe séparément les tables d’inscription, du jury et du ravitaillement : le matin de la course, les bénévoles doivent pouvoir commencer sans déplacer tout le mobilier.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course étudiante ?: Commence au moins 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, demander les autorisations, vérifier l’assurance, recruter les signaleurs et ouvrir les inscriptions.
Quand fermer les inscriptions d’une course étudiante ?: Ferme-les idéalement 7 à 10 jours avant l’événement. Tu peux ainsi établir la liste des courses, concevoir les dossards, recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles.
Combien de signaleurs faut-il pour une course étudiante ?: Prévois au minimum un signaleur par carrefour ou point où le parcours peut prêter à confusion. Fais le décompte après la vérification du parcours, puis ajoute 2 personnes de réserve pour les absences de dernière minute.
Que préparer la veille d’une course étudiante ?: Récupère et trie les dossards, vérifie les panneaux et le matériel de sécurité, installe ou regroupe les tables et refroidis les boissons. Garde une liste de contrôle finale et termine la préparation au moins 2 heures avant l’arrivée des premiers participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.