Checklist voor een goed georganiseerd studentenfeest

Een studentenfeest organiseren lukt vooral als je vroeg begint met de onderdelen die de rest bepalen: zaal, datum en aantal gasten. Open daarna de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en werk de muziek, boodschappen en zaalindeling uit. Plan de opbouw niet te krap: tafels, buffet, bar, geluid, verlichting en versiering vragen samen meer tijd dan je vooraf denkt. Deze checklist bevat 50 taken en 37 spullen, zodat je van reservering tot afsluiting niets hoeft te gokken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal en datum reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Leveringen bevestigen
Indeling van de zaal maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Playlist downloaden
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels klaarzetten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en volume testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Dranken en glazen klaarzetten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Informatietafel klaarzetten
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Muziek verzorgen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering en verlichting verwijderen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Sleutels en locatie opleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Muziekbron
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Fotowand
Ballonpompaantal 2
Plakgumaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal en datum voordat je uitnodigingen verstuurt. Zodra de aanmeldingen openstaan, verwerk je reacties direct en noteer je dieetwensen apart, zodat je boodschappen en hapjes daarop kunt afstemmen.
Plan leveringen en boodschappen uiterlijk enkele dagen vooraf. Zet dranken niet pas tijdens de opbouw koud: gebruik koelboxen en begin met gekoeld opslaan zodra de levering binnen is.
Maak de zaalindeling voordat je tafels en stoelen verplaatst. Houd aparte plekken vrij voor het buffet, de bar, de muziekbron en kabels, zodat looproutes niet worden geblokkeerd.
Test geluidsapparatuur, muziek en volume vóór de gasten binnenkomen. Controleer draagbare speakers, microfoon, verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels samen; één ontbrekende kabel kan de hele muziekopstelling vertragen.
Werk met een vast opbouwmoment en verdeel vrijwilligers per onderdeel. Laat één persoon de zaal controleren, terwijl anderen tafels, buffettafels, bar, glazen, hapjes, verlichting en versiering klaarzetten; plan daarvoor minstens 90 minuten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een studentenfeest organiseren?: Reserveer zaal en datum bij voorkeur 4 tot 8 weken vooraf. Open de aanmeldingen daarna meteen, zodat je uiterlijk 1 week voor het feest een betrouwbaar aantal gasten en dieetwensen hebt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een studentenfeest op te bouwen?: Reken met minimaal 90 minuten voor een kleine zaal en ongeveer 2 uur als je ook verlichting, versiering, buffet en geluidsapparatuur opbouwt. Plan daarna nog 15 minuten voor een volledige controle en een muziek- en volumetest.
Wat moet ik regelen voor de bar op een studentenfeest?: Zet de bar vóór de ontvangst klaar met gekoelde dranken, herbruikbare glazen, thermoskannen of waterkokers waar nodig en voldoende werkruimte. Controleer dit uiterlijk 30 minuten voor aanvang, zodat je nog tijd hebt voor ontbrekende boodschappen of materialen.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een studentenfeest doen?: Controleer de boodschappenlijst 2 tot 3 dagen vooraf en doe de boodschappen uiterlijk 1 dag voor het feest. Dranken die gekoeld moeten worden zet je direct na ontvangst in koelboxen of een andere gekoelde opslag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.