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Studentenparty organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Eine Studentenparty wird übersichtlich, wenn du Raum, Anmeldungen und Helfer früh festlegst. Beginne mit Saal und Datum, öffne danach die Anmeldung und erfasse Ernährungswünsche. In den letzten Tagen prüfst du Lieferungen, Einkauf und Technik; am Veranstaltungstag folgen Aufbau, Bar, Buffet und Musiktest. Plane außerdem Zeit für gekühlte Getränke, Beleuchtung und einen Kontrollgang durch den Saal ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal und Datum reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Raumaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke gekühlt lagern

    2 Personen

  • Playlist herunterladen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet-Tische aufstellen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik und Lautstärke testen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    5 Personen

  • Getränke und Gläser bereitstellen

    3 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Infotisch aufbauen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Speisen und Getränke sicher lagern

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration und Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Schlüssel und Location übergeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 100
  • BarhockerAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 120
  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
  • SchälchenAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Musikquelle
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadekabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 10
  • Fotowand
  • BallonpumpeAnz. 2
  • KleberAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Saal und Datum möglichst früh und öffne die Anmeldung erst, wenn Einlasszeit, Ort und Rückmeldefrist feststehen. So kannst du die erwartete Personenzahl für Einkauf, Buffet und Gläser verwenden.
  • Lege die Helfer nicht erst beim Aufbau fest. Teile mindestens drei Bereiche mit Verantwortlichen ein: Raum und Dekoration, Bar und Buffet sowie Technik und Musik.
  • Kühle die Getränke vor dem Einlass und halte Kühlboxen als Reserve bereit. Für die Bar brauchst du außerdem Gläser, Flaschenöffner und einen klaren Nachfüllplatz, damit niemand während der Party suchen muss.
  • Teste Lautsprecher, Musikquelle, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Lade die Playlist zusätzlich herunter und prüfe die Lautstärke im gesamten Saal, nicht nur direkt neben der Anlage.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Beleuchtung, Dekoration und Bar ein. Starte erst mit dem Einlass, wenn Saal, Toiletten, Fluchtwege und die Getränkestation kontrolliert sind.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Studentenparty planen?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Saal, Datum und Einladungen. Öffne die Anmeldung spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Party, damit du Mengen und Helfer planen kannst.
Wie viele Helfer braucht man für eine Studentenparty?
Plane mindestens 1 verantwortliche Person für je 15 bis 20 Gäste ein. Zusätzlich sollten während des Aufbaus mindestens 3 Personen gleichzeitig für Raum, Buffet und Technik eingeplant sein.
Wann sollte man Getränke für eine Studentenparty einkaufen?
Kaufe haltbare Getränke etwa 3 bis 5 Tage vorher und lagere sie anschließend kühl. Verderbliche Snacks und frische Zutaten besorgst du am besten am Vortag oder am Veranstaltungstag.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Studentenparty?
Rechne für einen Saal mit Tischen, Stühlen, Buffet, Bar, Technik und Dekoration mit mindestens 2 Stunden. Plane weitere 30 Minuten für Musik-, Lautstärke- und Sicherheitskontrolle ein.

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