Checklist voor een goed georganiseerde studentenbarbecue

Een studentenbarbecue lijkt eenvoudig, maar vooral koeling, dieetwensen en de opbouw kosten meer tijd dan verwacht. Begin met datum, locatie en aanmeldingen en werk daarna toe naar boodschappen, materiaal en de inrichting. Plan uiterlijk een week vooraf de barbecue, koeling en partytenten. Op de dag zelf moeten dranken eerst koud staan, terwijl vlees, vegetarische porties, salades en sauzen apart en overzichtelijk klaarstaan. Met deze checklist houd je de voorbereiding en de volgorde onder controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Barbecue en koeling reserveren
Partytenten reserveren
Weersvoorspelling controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Boodschappen koel opslaan
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Barbecue veilig opstellen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Groenten en salades voorbereiden
3 personen
Vlees en vegetarisch eten portioneren
2 personen
Kruiden en sauzen klaarzetten
Koffie- en theepunt inrichten
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten grillen
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
Koffie en thee bijvullen
Barbecue uitdoven
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 100
Mokkenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draadloze speakersaantal 2

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen meteen bij de uitnodiging en sluit de definitieve gastenlijst uiterlijk één week vooraf. Portioneren gaat sneller als vlees en vegetarisch eten apart gelabeld zijn.
Reserveer barbecue, koeling en partytenten minimaal twee weken vooraf. Controleer ook of gasflessen, verlengsnoeren en stekkerdozen beschikbaar zijn; die worden vaak pas op de opbouwdag gemist.
Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten op tijd klaar, maar plaats de barbecue veilig buiten en niet onder een tent.
Zet dranken minstens drie uur voor de start in koelboxen of koeling. Richt daarnaast een apart koffie- en theepunt in met mokken, koffiezetapparaten en waterkokers, zodat de barbecueruimte overzichtelijk blijft.
Plan voor tafels, stoelen en buffetten minimaal 60 minuten opbouwtijd. Hang verlichting op vóór het donker wordt en zet afvalbakken bij de eet- en drankpunten, niet pas aan het einde.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een studentenbarbecue organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur drie tot vier weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct en sluit de aanmeldingen uiterlijk één week voor de barbecue.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een studentenbarbecue?: Reken op minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, partytenten, verlichting en buffet. Trek daarnaast ongeveer drie uur uit om dranken te koelen en groenten, salades en porties voor te bereiden.
Wanneer moet ik eten en drinken inkopen voor een studentenbarbecue?: Doe de houdbare boodschappen twee tot drie dagen vooraf en koop verse producten op de dag ervoor of dezelfde ochtend. Zet gekoelde dranken minimaal drie uur voor de start koud en bewaar vlees gekoeld tot het moment van bereiden.
Wat moet ik regelen bij slecht weer voor een studentenbarbecue?: Controleer de voorspelling 48 uur vooraf en neem uiterlijk de ochtend zelf een besluit. Regel partytenten als beschutte eetplek, maar houd barbecue en gasflessen altijd buiten en vrij van tentdoek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.