Zo organiseer je een streekfietstocht
Begin met de datum, startlocatie en route; die bepalen hoeveel deelnemers je aankunt en waar je rustpunten nodig hebt. Controleer de route vooraf volledig, inclusief lastige kruisingen en plekken waar routeborden komen. Regel daarna de uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, zodat je eten, drinken en routekaarten kunt afstemmen. In de laatste week verschuift de aandacht naar het weer, fietscontroles, bewegwijzering en de inrichting van start- en rustpunt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Startlocatie bevestigen
- 3
Fietsroute controleren
2 personen
- 4
Rustpunten vastleggen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Routekaarten voorbereiden
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Weersverwachting controleren
- 10
Deelnemerslijst afdrukken
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Fietsen en banden controleren
2 personen
- 13
Routeborden sorteren
2 personen
- 14
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 15
Dranken koud zetten
2 personen
- 16
Tafels opstellen
3 personen
- 17
Partytenten opbouwen
4 personen
- 18
Stoelen plaatsen
2 personen
- 19
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 20
Routeborden plaatsen
4 personen
- 21
Rustpunt inrichten
3 personen
- 22
Veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
- 23
Koffie en thee zetten
2 personen
Event
- 24
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 25
Startpakket uitdelen
3 personen
- 26
Route-instructie geven
2 personen
- 27
Vertrek registreren
2 personen
- 28
Rustpunt bemannen
3 personen
- 29
Dranken bijvullen
2 personen
- 30
Hapjes serveren
3 personen
- 31
Fietspech ondersteunen
2 personen
- 32
Aankomst registreren
2 personen
- 33
Warme maaltijd serveren
4 personen
- 34
Routeborden ophalen
4 personen
- 35
Laatste deelnemers controleren
2 personen
- 36
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 37
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 38
Servies afwassen
3 personen
- 39
Afval verzamelen
3 personen
- 40
Locatie schoonmaken
3 personen
- 41
Partytenten afbreken
4 personen
- 42
Materialen controleren
2 personen
- 43
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 44
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 24
- Inschrijftafel
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Schenkkommenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Opslagbakkenaantal 10
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Mobiele telefoonsaantal 3
- Clipboardmappenaantal 6
- Pennenaantal 20
- Routekaartenaantal 80
- Deelnemersformulierenaantal 80
Sportmateriaal
- Routebordenaantal 35
- Pijlenstickersaantal 50
- Fietspompenaantal 3
- Reparatiesetsaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 10
- Reflecterende hesjesaantal 10
- Fietsstandaardsaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Zaklampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de fietsroute uiterlijk twee weken vooraf opnieuw. Let niet alleen op afstand, maar ook op wegwerkzaamheden, gevaarlijke oversteekplaatsen en plekken waar pijlen of routeborden slecht zichtbaar zijn.
- Leg rustpunten vast voordat je boodschappen doet. Tel per rustpunt hoeveel deelnemers er tegelijk stoppen en voorzie een plek voor drinken, hapjes, afval en fietsen; anders ontstaat vooral bij de eerste pauze een opstopping.
- Sluit de inschrijving enkele dagen voor de tocht af en druk daarna de deelnemerslijst en routekaarten. Neem extra formulieren en pennen mee: last-minute wijzigingen en ontbrekende gegevens komen meestal bij de inschrijftafel terecht.
- Controleer fietsen en banden niet pas bij de start. Zet fietspompen, reparatiesets en reservebinnenbanden klaar en wijs vooraf aan wie onderweg helpt; zonder duidelijke taakverdeling blijft een lekke band onnodig lang liggen.
- Richt de startlocatie minstens één uur voor ontvangst in. Zet partytenten, tafels, stoelen en de inschrijftafel eerst klaar, plaats daarna de routeborden en zet koffie, thee en gekoelde dranken pas als laatste neer.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een streekfietstocht organiseren?
- Begin minimaal zes weken vooraf met datum, route en startlocatie. Plan de laatste routecontrole uiterlijk twee weken voor de tocht en sluit de deelnemerslijst enkele dagen vooraf af.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een streekfietstocht?
- Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon, afhankelijk van temperatuur en inspanning. Zet daarnaast op elk rustpunt extra water klaar, omdat fietsers niet allemaal tegelijk drinken.
- Wanneer moet je de routeborden plaatsen?
- Sorteer de routeborden de dag ervoor en plaats ze op de ochtend van de tocht, vlak voordat deelnemers arriveren. Controleer daarna de eerste kilometers nogmaals, omdat juist daar verkeerd afgeslagen wordt als een pijl ontbreekt.
- Wat doe je bij slecht weer tijdens een streekfietstocht?
- Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur voor de start. Zorg dat partytenten, droge opslag voor routekaarten en extra warme dranken klaarstaan en communiceer een besluit over doorgaan of aanpassen uiterlijk de avond ervoor.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!