Strandfeest organiseren: checklist en planning

Een strandfeest vraagt meer voorbereiding dan een feest op een vaste locatie. Je moet niet alleen eten, drinken en muziek regelen, maar ook rekening houden met wind, zand, beperkte stroom en het vervoer van alle materialen. Begin met de locatie en uitnodigingen, werk daarna naar boodschappen en voorbereiding toe. Op de dag zelf draait alles om een korte, vaste opbouwvolgorde: tenten, tafels, stoelen, buffet, koeling en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Strandlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Alternatief bij slecht weer bepalen
2 personen
Route en parkeren doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Muziek afspeellijst maken
Spellen klaarzetten
2 personen
Eerste hulp controleren
Afvalpunten voorbereiden
2 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Materialen naar het strand brengen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en strandstoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Spelgebied afzetten
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Barbecue bedienen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Spellen begeleiden
2 personen
Muziek bedienen
Verlichting inschakelen
Afvalpunten legen
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Strandafval opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Strandstoelenaantal 12
Picknickkleedaantal 8
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Aluminium bakjesaantal 20

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Ballongewichtenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Sportmateriaal

Beachvolleyballenaantal 2
Frisbeesaantal 4
Beachballsetsaantal 6
Touwtrektouw

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3
Blikopenersaantal 3
Afwasteilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de strandlocatie zodra je de datum hebt gekozen en controleer meteen of partytenten, barbecue, muziek en verlichting zijn toegestaan. Vraag ook waar je mag parkeren en hoe ver je materialen moet dragen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf. Maak daarna de boodschappen definitief en bereid salades, hapjes en broodjes zo veel mogelijk op de dag ervoor; op het strand wil je vooral nog koelen en uitserveren.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Leg een alternatief vast voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat je bij regen of harde wind niet alsnog een locatie en vervoer hoeft te zoeken.
Plan het transport in kratten: servies, keukenmateriaal, decoratie, techniek en afval apart. Vul de koelboxen pas vlak voor vertrek en neem powerbanks mee, omdat muziek en telefoons op een strandlocatie snel zonder stroom zitten.
Start de opbouw minimaal 90 minuten voor aankomst van de gasten. Zet partytenten en tafels eerst vast, plaats daarna stoelen en buffet, en hang vlaggenlijnen en lichtsnoeren pas op als de constructie stabiel staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een strandfeest organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de strandlocatie, uitnodigingen en het alternatief bij slecht weer. Plan de definitieve boodschappen en dieetcontrole in de laatste week.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een strandfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Neem bij warm weer extra water mee en houd drank continu gekoeld in meerdere koelboxen.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een strandfeest controleren?: Controleer het weer 48 uur vooraf, nogmaals de avond ervoor en opnieuw op de ochtend van het feest. Neem bij harde wind of regen uiterlijk die ochtend de beslissing over je alternatief.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een strandfeest op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de opbouw en nog 30 minuten extra als materialen ver van de parkeerplaats naar het strand moeten. Bouw eerst tenten en tafels op, daarna het buffet, de decoratie en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.