Strandfest organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre die Strandlocation möglichst früh und verschicke die Einladungen erst danach. Gib direkt Route, Parkmöglichkeiten und einen Treffpunkt an, damit niemand am Veranstaltungstag nach dem richtigen Zugang suchen muss.
• Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher und lege dann verbindlich fest, ob das Fest stattfindet oder auf die vorbereitete Alternative ausweicht. Für Sonne und leichten Regen sollten die Partytenten rechtzeitig bereitliegen.
• Plane Getränke getrennt nach Ankunft und Essen: Für die erste Stunde rechnest du mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person. Stelle die Kühlboxen spätestens am Vortag kalt und fülle sie erst kurz vor dem Transport.
• Bereite Salate, Brot und kalte Häppchen vorher vor, aber transportiere empfindliche Speisen in verschlossenen Behältern. Vergiss neben Geschirr und Besteck auch Opscheplepels, Servierschalen und Aluminiumbehälter für Reste nicht.
• Plane für den Aufbau mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Zuerst kommen Partytenten, Tische und Sitzplätze, danach Buffet, Dekoration, Licht, Musik, Spiele und klar sichtbare Abfallpunkte.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Strandfest organisieren?

Reserviere die Strandlocation idealerweise mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Verschicke die Einladungen danach und setze den Anmeldeschluss etwa 10 bis 14 Tage vor dem Fest, damit du Essen, Getränke und Sitzplätze planen kannst.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Strandfest?

Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person. Für die restliche Dauer ergänzt du die Menge abhängig von der geplanten Festlänge und stellst zusätzlich ausreichend Wasser bereit.

Wann soll ich die Wettervorhersage für das Strandfest prüfen?

Prüfe die Vorhersage erstmals einige Tage vorher und entscheide spätestens 48 Stunden vor Beginn über die Durchführung. Lege den Schlechtwetter-Plan nicht erst am selben Morgen fest, damit Gäste und Helfer rechtzeitig informiert werden.

Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau am Strand?

Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für den Aufbau ein, bei längeren Transportwegen mehr. Partytenten, Tische und Sitzplätze kommen zuerst; Buffet, Musik, Dekoration und Beleuchtung folgen danach.