Checklist voor een stranddag met je team

Een stranddag met collega’s vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en sportmateriaal meenemen. Leg eerst de strandlocatie, vergunning en parkeerplaatsen vast en werk daarna via aanmeldingen naar catering, vervoer en programma. Verzamel dieetwensen uiterlijk vóór je bestelt en controleer de weersverwachting op een vast moment. Met deze checklist houd je ook rekening met wind, koeling, route, stroom en het moment waarop alle materialen naar het strand moeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Strandlocatie vastleggen
Strandvergunning aanvragen
Reservering voor parkeerplaatsen maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst definitief maken
Programma en route versturen
Cateringbestelling plaatsen
Sportactiviteiten kiezen
2 personen
Weersverwachting controleren
Slechtweerbesluit communiceren
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Eten gekoeld opslaan
2 personen
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Broodjes en wraps klaarmaken
3 personen
Fruit wassen en portioneren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Transportmiddelen laden
3 personen
Noodcontacten en route meenemen
Naar het strand rijden
3 personen
Materialen naar het strand brengen
4 personen

Event

Inchecktafel inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Strandregels toelichten
Tenten en windschermen opzetten
4 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Zwemzone en rustplek aanwijzen
2 personen
Sportactiviteiten begeleiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Dranken en fruit serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Buffettafels opbouwen
3 personen
Avondeten serveren
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Muziek en verlichting bedienen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Deelnemers naar vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval volledig verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten en windschermen afbreken
4 personen
Servies en keukenmateriaal verzamelen
3 personen
Strand en omgeving schoonmaken
4 personen
Materialen terugtransporteren
3 personen
Koelboxen en tafels schoonmaken
2 personen
Servies afwassen en afdrogen
2 personen
Verlichting en elektronica opladen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inklaptafelsaantal 6
Inklapstoelenaantal 50
Windschermenaantal 6
Picknickkledenaantal 10
Strandmattenaantal 20

Sportmateriaal

Beachvolleyballenaantal 3
Volleybalnet
Beachballsetsaantal 10
Frisbeesaantal 6
Voetballenaantal 3
Kubbspel
Pionnenaantal 20
Touwtrektouw

Apparatuur

Draagbare speaker
Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4
Megafon

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en serveermessenaantal 6
Serveertangenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Welkomstbord
Naamstickersaantal 60

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 3
Handwasstationsaantal 2
Afwasbakkenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Eerste hulpkit

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, strandvergunning en parkeerplaatsen meteen vast. Controleer uiterlijk twee weken vooraf of je toestemming nodig hebt voor partytenten, een volleybalnet of versterkt geluid.
Maak de deelnemerslijst zeven dagen vooraf definitief en verzamel dieetwensen vóór de cateringbestelling. Reken daarna per deelnemer op een eigen plek bij het eten en voldoende waterkannen.
Plan laden en vervoer niet op het laatste moment: koelboxen, koelelementen, sportmateriaal, tafels en tenten nemen samen veel ruimte in. Maak één laadlijst en wijs minimaal twee personen aan voor het transport.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en communiceer dan het slechtweerbesluit. Neem bij wind extra windschermen mee en zet partytenten alleen neer als de locatie en omstandigheden dat toelaten.
Zet eten gekoeld weg tot vertrek en vul de koelboxen pas vlak voor het laden. Leg servies, serveertangen, snijplanken, messen en oplaadkabels apart klaar; juist deze kleine spullen worden vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een stranddag voor het team organiseren?: Begin minstens vier weken vooraf met de strandlocatie, vergunning en parkeerplaatsen. Verstuur de uitnodigingen daarna en maak de deelnemerslijst zeven dagen voor vertrek definitief.
Wanneer controleer ik het weer voor een stranddag met collega’s?: Controleer de verwachting zeven dagen vooraf voor een eerste inschatting en opnieuw 48 uur vooraf voor het besluit. Communiceer het slechtweerplan uiterlijk de dag vóór de stranddag.
Hoeveel eten en drinken moet ik meenemen naar een teamdag op het strand?: Bestel voor iedere aangemelde deelnemer een volledige lunch en houd rekening met dieetwensen. Neem voor het eerste uur twee tot drie drankjes per persoon mee en zorg dat water tijdens de hele dag beschikbaar blijft.
Hoe vervoer ik alle spullen voor een stranddag met het team?: Maak uiterlijk één dag vooraf een laadindeling voor koelboxen, sportmateriaal, servies en meubilair. Plan minimaal twee personen voor het uitladen en neem de route en noodcontacten mee in elk transportmiddel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.