Checklist para organizar una jornada de playa con el equipo
Una jornada de playa para el equipo requiere más preparación que reservar un lugar y llevar comida. Primero hay que confirmar la ubicación, los permisos y el aparcamiento; después, cerrar asistentes, dietas, catering y actividades. La última semana sirve para enviar la ruta, revisar el tiempo y comprobar el material. El mismo día, la cadena de frío, la carga del transporte y la distribución al llegar evitan la mayoría de los problemas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Asegurar la ubicación de la playa
Solicitar permiso de playa
Hacer la reserva de plazas de aparcamiento
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar la lista de participantes
Enviar el programa y la ruta
Realizar el pedido de catering
Elegir actividades deportivas
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comunicar la decisión por mal tiempo
Comprobar el stock y el material
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Guardar los alimentos en frío
2 personas
Reunir material deportivo
2 personas
Preparar la vajilla y los vasos
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar bocadillos y wraps
3 personas
Lavar y porcionar la fruta
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Cargar los medios de transporte
3 personas
Llevar los contactos de emergencia y la ruta
Ir a la playa
3 personas
Llevar los materiales a la playa
4 personas
Evento
Preparar la mesa de registro
2 personas
Recepción de participantes
2 personas
Explicar las normas de la playa
Montar las tiendas y los paravientos
4 personas
Montar sillas y mesas
4 personas
Designar zona de baño y área de descanso
2 personas
Coordinar actividades deportivas
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Servir bebidas y fruta
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Montar las mesas del buffet
3 personas
Servir la cena
4 personas
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
Controlar la música y la iluminación
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger todos los residuos
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar carpas y cortavientos
4 personas
Recopilar la vajilla y el material de cocina
3 personas
Limpiar la playa y los alrededores
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Limpiar neveras portátiles y mesas
2 personas
Lavar y secar la vajilla
2 personas
Cargar iluminación y electrónica
Devolver el material prestado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 50
- Paravientoscant. 6
- Mantas de picniccant. 10
- Esterillas de playacant. 20
Material deportivo
- Balones de vóley playacant. 3
- Red de voleibol
- Sets de beachballcant. 10
- Frisbeescant. 6
- Balones de fútbolcant. 3
- Juego de kubb
- Conoscant. 20
- Cuerda para tira y afloja
Equipo
- Altavoz portátil
- Baterías externascant. 3
- Cables de cargacant. 4
- Megáfono
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocina y de servircant. 6
- Pinzas de servircant. 6
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 60
- Cuencos reutilizablescant. 50
- Vasos reutilizablescant. 100
- Cubiertos reutilizablescant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Jarras de aguacant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Cartel de bienvenida
- Pegatinas con nombrecant. 60
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Pinzas para residuoscant. 3
- Puestos de lavado de manoscant. 2
- Fregaderoscant. 3
- Paños de limpieza reutilizablescant. 12
- Botiquín de primeros auxilios
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma la playa y los permisos con varias semanas de margen, y reserva las plazas de aparcamiento antes de enviar la convocatoria. Sin estos dos puntos cerrados, la ruta y el horario pueden cambiar.
- Cierra la lista de participantes al menos 7 días antes. Usa ese número para pedir el catering, preparar bocadillos y wraps, lavar y porcionar la fruta y calcular platos, vasos y cubiertos.
- Comprueba el pronóstico 48 horas antes y comunica la decisión por mal tiempo con una alternativa clara. No esperes a la mañana del evento: algunas personas necesitarán reorganizar su transporte.
- Prepara las neveras portátiles la víspera con acumuladores de frío y guarda los alimentos refrigerados hasta el momento de salir. Llena también los termos y separa la vajilla, las pinzas y los cuchillos para encontrarlos rápido.
- Carga el transporte con una lista de control: carpas, mesas, sillas, mantas, material deportivo, altavoz, baterías, ruta y contactos de emergencia. Deja el material de playa agrupado para descargarlo en una sola tanda al llegar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de playa para el equipo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para asegurar la ubicación, solicitar el permiso y reservar el aparcamiento. Cierra participantes y preferencias dietéticas 7 días antes, y revisa el tiempo 48 horas antes.
- ¿Cuánta comida hay que preparar para una jornada de playa?
- Calcula una ración principal por persona, más un bocadillo o wrap, fruta y aperitivos. Añade un margen del 10 % para imprevistos y ajusta el pedido final al número cerrado de participantes.
- ¿Cuándo hay que decidir si se cancela por mal tiempo?
- Haz una primera comprobación 48 horas antes y toma la decisión definitiva el día anterior. Comunica el cambio en cuanto esté decidido, incluyendo la nueva ruta o el plan alternativo.
- ¿Qué hay que llevar para una jornada de playa del equipo?
- Además de comida y bebida, prepara sombra, mesas, sillas, mantas, neveras con acumuladores de frío y vajilla reutilizable. Para las actividades, reserva al menos una red y un balón de vóley, y añade el resto del material según el programa.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!