Journée plage pour l’équipe : la checklist complète
Une journée plage avec une équipe demande plus qu’un pique-nique et quelques ballons. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations, gérer les inscriptions et prévoir le transport du matériel jusqu’au sable. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières démarches à l’installation sur place. Elle couvre aussi les repas, la conservation au frais, les activités sportives et la décision à prendre si la météo change.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le lieu de la plage
Demander l’autorisation pour la plage
Réserver des places de parking
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des participants
Envoyer le programme et l’itinéraire
Passer la commande traiteur
Choisir les activités sportives
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Communiquer la décision en cas de mauvais temps
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Conserver les aliments au frais
2 personnes
Rassembler le matériel sportif
2 personnes
Préparer la vaisselle et les gobelets
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les sandwiches et les wraps
3 personnes
Laver et portionner les fruits
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Charger les moyens de transport
3 personnes
Emporter les contacts d’urgence et l’itinéraire
Conduire à la plage
3 personnes
Acheminer le matériel à la plage
4 personnes
Événement
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Expliquer les règles de la plage
Monter les tentes et les pare-vent
4 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Désigner la zone de baignade et l’espace de repos
2 personnes
Encadrer les activités sportives
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Servir les boissons et les fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Gérer la musique et l'éclairage
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Accompagner les participants au départ
2 personnes
Suivi
Collecter tous les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes et les pare-vent
4 personnes
Rassembler la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Nettoyer la plage et les environs
4 personnes
Réexpédier le matériel
3 personnes
Nettoyer les glacières et les tables
2 personnes
Laver et sécher la vaisselle
2 personnes
Recharger l’éclairage et les appareils électroniques
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 50
- Brise-ventqté 6
- Couvertures de pique-niqueqté 10
- Tapis de plageqté 20
Matériel de sport
- Ballons de beach-volleyqté 3
- Filet de volley-ball
- Sets de beach-ballqté 10
- Frisbeesqté 6
- Ballons de footballqté 3
- Jeu de kubb
- Cônesqté 20
- Corde de tir à la corde
Équipement
- Enceinte portable
- Batteries externesqté 3
- Câbles de rechargeqté 4
- Mégaphone
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Pains de glaceqté 24
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et de serviceqté 6
- Pinces de serviceqté 6
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Bols réutilisablesqté 50
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Couverts réutilisablesqté 60
- Tasses à caféqté 50
- Carafes d’eauqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Panneau d’accueil
- Étiquettes nominativesqté 60
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Pinces à déchetsqté 3
- Stations de lavage des mainsqté 2
- Bacs à vaisselleqté 3
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
- Trousse de premiers secours
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le lieu et les autorisations : vérifiez les règles de la plage au moins 4 semaines avant, notamment pour les tentes, les tables, la musique et les activités collectives.
- Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la sortie. Demandez en même temps les allergies, régimes particuliers et besoins de transport afin de finaliser les quantités.
- Préparez un programme simple avec une heure de rendez-vous, l’itinéraire, les activités et l’heure de retour. Envoyez-le au moins 5 jours avant, puis gardez une copie des contacts d’urgence avec le groupe.
- Pour le repas, prévoyez les sandwiches, wraps, fruits et en-cas la veille ou le matin même, puis placez-les immédiatement dans des glacières avec des pains de glace. Comptez environ 1 litre d’eau par personne pour une demi-journée chaude.
- Décidez avant le départ qui charge, conduit et installe chaque élément. Prévoyez 30 à 45 minutes sur place pour acheminer les glacières, les couvertures, le matériel sportif et les tables avant l’arrivée de toute l’équipe.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une journée plage pour l’équipe ?
- Lancez l’organisation 4 à 6 semaines à l’avance. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, demander l’autorisation, réserver les places de parking et gérer les inscriptions.
- Combien d’eau prévoir pour une journée plage en équipe ?
- Prévoyez au minimum 1 litre d’eau par personne pour une demi-journée, et davantage s’il fait très chaud ou si des activités sportives sont prévues. Ajoutez les thermos et les carafes aux glacières au moment du chargement.
- Quand envoyer les invitations pour une journée plage d’équipe ?
- Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ainsi commander le traiteur et adapter les repas au nombre réel de participants.
- Que faire s’il pleut le jour de la journée plage ?
- Prenez une décision au plus tard la veille au soir, après avoir vérifié les prévisions météo. Informez toute l’équipe immédiatement avec la décision, l’horaire mis à jour et les éventuelles consignes de transport.
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