Sterrenwandeling organiseren: checklist voor een goed voorbereide avond

Een sterrenwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je regelt vooraf de startlocatie, toestemming, routepunten en een alternatief bij slecht weer. Op de avond zelf moeten deelnemers hun informatie snel krijgen, terwijl verlichting, telescopen en route-markering klaarstaan. Ook warme soep, brood en drank verdienen aandacht: buiten koelt alles sneller af dan verwacht. Met deze checklist werk je van aanmeldingen en routecontrole naar de inrichting en laatste veiligheidsronde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlocatie reserveren
Toestemming voor route navragen
Route en sterrenpunten controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Sterrenkaarten sorteren
2 personen
Routekaarten afdrukken
Telescopen testen
2 personen
Verlichting opladen
Soep en brood voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels aankleden
2 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Route markeren
3 personen
Telescopen opstellen
3 personen
Veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Welkomstuitleg geven
2 personen
Veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Korte sterrenlezing verzorgen
Eerste wandelgroep begeleiden
3 personen
Tweede wandelgroep begeleiden
3 personen
Sterrenbeelden toelichten
2 personen
Soep en brood serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Routepijlen verwijderen
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

Rode hoofdlampjesaantal 50
LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 50

Wandelmateriaal

Routepijlenaantal 30
Reflecterende hesjesaantal 12
Verkeerskegelsaantal 12
Kompassenaantal 6
Klembordenaantal 6
Sterrenkaartenaantal 60
Routekaartenaantal 60
Pennenaantal 20

Apparatuur

Telescopenaantal 3
Verrekijkersaantal 8
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 10
Megafoon
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8

Servies

Mokkenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Waterglazenaantal 60

Keuken

Soeplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Routebordjesaantal 10
Sterrenpostersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Dekenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handdesinfectieaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole uiterlijk één week vooraf en loop de sterrenpunten opnieuw na in het donker. Leg meteen een alternatieve route vast voor slecht weer, afgesloten paden of slechte zichtbaarheid.
Verstuur de deelnemersinformatie minstens 3 dagen vooraf. Vermeld de startlocatie, verwachte duur, kledingadvies, route-informatie en hoe deelnemers dieetwensen kunnen doorgeven.
Test telescopen, verrekijkers en powerbanks uiterlijk de dag vóór de wandeling. Laad verlichting op en leg reservebatterijen en oplaadkabels bij de apparatuur, niet pas bij de aanmeldtafel.
Markeer de route vóór de eerste deelnemers aankomen met routepijlen, reflecterende hesjes en verkeerskegels. Plaats rode hoofdlampjes of LED-lantaarns zo dat ze het zicht op de sterren niet onnodig verstoren.
Zet warme soep en brood pas vlak voor het ontvangst- of rustmoment klaar en houd dranken gekoeld. Reken per deelnemer op één mok en één kom, plus ongeveer 10% extra servies voor verlies of onverwachte aanmeldingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sterrenwandeling organiseren?: Begin minstens 3 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het reserveren van de startlocatie. Controleer de route en regel toestemming uiterlijk 1 week voor de wandeling.
Hoeveel telescopen heb ik nodig voor een sterrenwandeling?: Plan bij voorkeur één telescoop per 10 tot 15 deelnemers, zodat wachtrijen beperkt blijven. Test alle telescopen uiterlijk de dag vóór de activiteit en neem verrekijkers mee als extra kijkpunten.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een sterrenwandeling?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Gebruik een vooraf vastgelegde alternatieve route of verplaats het kijkmoment als bewolking, wind of regen de veiligheid en zichtbaarheid te veel beperkt.
Hoeveel verlichting heb je nodig voor een sterrenwandeling?: Voorzie minimaal één lichtpunt bij de start, rustplek en elk onduidelijk routegedeelte. Neem per 5 deelnemers één rood hoofdlampje mee en houd minstens 20% reservebatterijen achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.