Checklist voor een start-to-run evenement organiseren

Een start-to-run evenement vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten en deelnemers uitnodigen. Je regelt tegelijk de startlocatie, verkeersveiligheid, inschrijvingen, begeleiding en bevoorrading onderweg. Begin met datum, route en vergunningen en werk daarna toe naar een duidelijke taakverdeling. Vooral routeposten, communicatie en materiaal worden snel te laat geregeld. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste voorbereiding tot de laatste controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Parcours opmeten
2 personen
Parcoursrisico's vastleggen
2 personen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Routeposten indelen
2 personen
Hardloopbegeleiders vastleggen
Muziek en microfoon reserveren
Fotograaf reserveren
Startnummers ontwerpen
Deelnemerslijst afdrukken
Routekaarten afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Routebordjes klaarleggen
2 personen
Vrijwilligersinstructies printen

Event

Locatie openen
2 personen
Route controleren
4 personen
Start- en finishgebied afzetten
4 personen
Routebordjes plaatsen
4 personen
Drinkpost inrichten
3 personen
Inschrijftafels opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
5 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Hardloopclinic verzorgen
3 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Startsein geven
2 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
Water uitdelen
3 personen
EHBO aanspreekpunt bemannen
2 personen
Deelnemers begeleiden
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Bedankmoment verzorgen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Catering afbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen

Nazorg

Routebordjes verwijderen
4 personen
Afzetmaterialen verwijderen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inpakken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Deelnemersbedankingen versturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Inschrijftafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Routepionnenaantal 40
Startnummerriemenaantal 100
Stopwatchaantal 4
Stappentellersaantal 4
Startnummersaantal 120
Veiligheidshesjesaantal 15
Routebordjesaantal 35
Pijlbordenaantal 20
Afzethekkenaantal 12
Lintrollenaantal 6

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Megafonenaantal 3
Portofoonsaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Herbruikbare koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijmessenaantal 4
Tangenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Startfinishbanner
Ballonnenaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Meet het parcours vooraf volledig op en noteer kruisingen, smalle stukken en andere risico’s. Plan routepionnen, pijlborden en afzetmateriaal zo dat een vrijwilliger ze op de dag zelf zonder uitleg kan plaatsen.
Open de inschrijving pas nadat startlocatie, route en praktische tijden vaststaan. Vraag meteen dieetwensen uit en sluit de inschrijving op een vooraf gekozen moment, zodat je deelnemerslijst en catering niet blijven wijzigen.
Plan vrijwilligers per routepost en geef hun uiterlijk een paar dagen vooraf een korte schriftelijke instructie. Laat elke post weten hoe laat iemand aanwezig moet zijn en hoe contact loopt via portofoon of telefoon.
Maak een aparte materiaalcontrole voor startnummers, startnummerriemen, veiligheidshesjes, routebordjes en drinkbekers. Leg de startnummers op volgorde klaar en verzamel route- en deelnemerslijsten op één vaste plek bij de inschrijftafels.
Controleer de weersverwachting opnieuw op de dag vóór het evenement en pas je opstelling daarop aan. Partytenten, koelboxen, waterkannen, powerbanks en verlengkabels zijn spullen die je niet snel nog kunt vervangen als ze ontbreken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een start-to-run evenement organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunningen. Gebruik de laatste 2 weken voor inschrijvingen, vrijwilligersinstructies, materiaalcontrole en de definitieve deelnemerslijst.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een start-to-run evenement?: Reken minimaal 1 vrijwilliger per routepost en voeg 2 tot 4 mensen toe voor inschrijving, start, catering en materiaal. Bij meerdere kruisingen of een lang parcours plan je extra bezetting voor aflossing en onverwachte uitval.
Wanneer moet ik de route voor een start-to-run evenement uitzetten?: Leg routebordjes, pijlborden en pionnen zo kort mogelijk voor de start neer, meestal 1 tot 2 uur vooraf. Controleer daarna het hele parcours nog één keer, omdat bordjes kunnen verschuiven of verdwijnen.
Hoeveel drinken moet ik voorzien voor een start-to-run evenement?: Voorzie per deelnemer minstens 500 milliliter drinken voor het programma, plus extra voor vrijwilligers en begeleiding. Zet water bij de start en, als de route langer duurt, ook bij een routepost; vul koelboxen en waterkannen uiterlijk vlak voor vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.