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Checklist pour organiser votre événement Start-to-run

Un événement Start-to-run demande plus qu’un itinéraire et quelques coureurs. Il faut sécuriser le parcours, coordonner les bénévoles, suivre les inscriptions et préparer l’accueil avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu de départ aux dossards, au ravitaillement et aux consignes de course. Vous y trouverez aussi le matériel souvent oublié, comme les talkies-walkies, les rallonges et les panneaux de parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’itinéraire

    2 personnes

  • Réserver le lieu de départ

  • Vérifier les autorisations

  • Mesurer le parcours

    2 personnes

  • Consigner les risques du parcours

    2 personnes

  • Coordonner les mesures de circulation

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Répartir les postes du parcours

    2 personnes

  • Définir les encadrants de course

  • Réserver la musique et le microphone

  • Réserver le photographe

  • Concevoir les dossards

  • Imprimer la liste des participants

  • Imprimer les cartes d'itinéraire

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer le matériel

    3 personnes

  • Trier les dossards

    2 personnes

  • Préparer le service traiteur

    3 personnes

  • Préparer les panneaux de parcours

    2 personnes

  • Imprimer les consignes pour les bénévoles

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier l'itinéraire

    4 personnes

  • Balisage du départ et de l'arrivée

    4 personnes

  • Installer les panneaux d'itinéraire

    4 personnes

  • Installer le point d'eau

    3 personnes

  • Installer les tables d’inscription

    3 personnes

  • Installer les tentes de fête

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Préparer les dossards

    2 personnes

  • Préparer le matériel de premiers secours

    2 personnes

  • Accueillir les bénévoles

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Enregistrer les participants

    5 personnes

  • Distribuer les dossards

    3 personnes

  • Animer un atelier de course à pied

    3 personnes

  • Animer l'échauffement

    3 personnes

  • Donner le signal de départ

    2 personnes

  • Doter les postes du parcours en personnel

    8 personnes

  • Effectuer l’enregistrement à l’arrivée

    3 personnes

  • Distribuer de l'eau

    3 personnes

  • Tenir le point de contact des premiers secours

    2 personnes

  • Accompagner les participants

    4 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Animer le moment photo

    2 personnes

  • Assurer le moment de remerciement

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Démonter le catering

    3 personnes

  • Éteindre l'installation sonore

    2 personnes

Suivi

  • Retirer les panneaux d’orientation

    4 personnes

  • Retirer les matériaux de balisage

    4 personnes

  • Démonter le mobilier

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Emballer le matériel

    3 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger les provisions restantes

    2 personnes

  • Envoyer les remerciements aux participants

  • Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables de bièreqté 8
  • Chaises pliantesqté 40
  • Tables d’inscriptionqté 3
  • Poubellesqté 6

Matériel de sport

  • Piquets de parcoursqté 40
  • Ceintures de dossardqté 100
  • Chronomètreqté 4
  • Podomètresqté 4
  • Numéros de départqté 120
  • Gilets de sécuritéqté 15
  • Panneaux d’orientationqté 35
  • Panneaux indicateursqté 20
  • Barrières de sécuritéqté 12
  • Rouleaux de rubanqté 6

Équipement

  • Enceintes mobilesqté 2
  • Microphones sans filqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Batteries externesqté 6
  • Mégaphonesqté 3
  • Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Gobelets à café réutilisablesqté 100
  • Assiettesqté 120
  • Couvertsqté 120

Cuisine

  • Glacièresqté 6
  • Carafes d’eauqté 8
  • Thermosqté 6
  • Planches à découperqté 4
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Couverts de serviceqté 12
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Couteaux de découpeqté 4
  • Pincesqté 4

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Bannière départ-arrivée
  • Ballonsqté 100

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

  • Sets de balaiqté 3
  • Pelles à poussièreqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Pains de glaceqté 20

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par fixer la date et mesurer le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le temps nécessaire pour obtenir les autorisations et organiser les mesures de circulation.
  • Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le parcours et le lieu de départ sont confirmés. Demandez immédiatement les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au service traiteur.
  • Répartissez les bénévoles par zones plutôt que par tâches générales. Chaque poste doit avoir une consigne imprimée, un gilet de sécurité et un moyen de communiquer, notamment un talkie-walkie ou un mégaphone.
  • Préparez les dossards et la liste des participants au moins la veille. Triez les numéros dans l’ordre d’arrivée prévu pour réduire l’attente aux tables d’inscription le matin de l’événement.
  • Vérifiez la météo et testez le son avant l’accueil des coureurs. Les enceintes mobiles, microphones, rallonges, multiprises et batteries externes doivent être regroupés dans une caisse dédiée, avec une solution de repli en cas de pluie.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un événement Start-to-run ?
Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de mesurer le parcours, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions sans travailler dans l’urgence.
Combien de bénévoles faut-il pour un événement Start-to-run ?
Le nombre dépend de la longueur du parcours et des points à surveiller, mais répartissez les bénévoles avant l’ouverture des inscriptions. Prévoyez au minimum une personne par poste identifié, plus 2 à 3 personnes disponibles pour remplacer une absence ou gérer un imprévu.
Quand préparer les dossards et les cartes du parcours ?
Imprimez les dossards, la liste des participants et les cartes 1 à 2 jours avant l’événement. Gardez une marge pour corriger les désistements, ajouter une inscription tardive ou réimprimer un document abîmé.
Que faut-il vérifier la veille d’un événement Start-to-run ?
La veille, contrôlez la météo, récupérez le matériel, préparez les panneaux et vérifiez les équipements audio et de communication. Comptez aussi les gobelets, carafes d’eau, glacières et thermos afin de repérer les manques avant l’installation.

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