Stadsmarathon organiseren: checklist en planning

Een stadsmarathon vraagt om meer dan een start- en finishlijn. Je regelt tegelijk de route, vergunningen, verkeersveiligheid, medische hulp, deelnemersadministratie en bevoorrading onderweg. Begin met de datum en locaties, werk daarna de route en veiligheidsplannen uit en leg pas vervolgens aantallen materiaal vast. Deze checklist bevat 79 taken en 80 spullen, van startnummers en tijdregistratiematten tot dranghekken, waterjerrycans en portofoons.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Evenementdatum vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
Marathonroute ontwerpen
3 personen
Routevergunning aanvragen
2 personen
Verkeersplan indienen
2 personen
Medische ondersteuning reserveren
2 personen
Tijdregistratie regelen
2 personen
Verkeersbegeleiders inplannen
2 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Inschrijfformulier openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Routekaart publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Startnummers bestellen
2 personen
Medailleontwerp bestellen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Drankvoorziening reserveren
2 personen
Hekken en verkeersborden reserveren
2 personen
Tenten en meubilair reserveren
2 personen
Vrijwilligersbriefing versturen
2 personen
Startnummers controleren
2 personen
Routecontrole uitvoeren
3 personen
Verkeersposten uitwerken
2 personen
Waterposten indelen
2 personen
Finishmedailles sorteren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
2 personen
Startpakketten samenstellen
6 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Route vooraf inspecteren
3 personen
Startvak afzetten
4 personen
Finishboog opbouwen
4 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Inschrijfbalies inrichten
4 personen
Startpakketten klaarleggen
4 personen
Tijdregistratie installeren
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Waterposten opbouwen
8 personen
Routeborden plaatsen
6 personen
Verkeershekken plaatsen
8 personen
EHBO-materialen klaarzetten
3 personen

Event

Deelnemers aanmelden
8 personen
Startnummers uitdelen
6 personen
Bagage-inname beheren
4 personen
Startvak begeleiden
6 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Marathon starten
4 personen
Waterposten bemannen
16 personen
Dranken bijvullen
8 personen
Verkeersposten bemannen
12 personen
Routeafzetting controleren
4 personen
Finishers ontvangen
6 personen
Medailles uitreiken
4 personen
Finishcatering serveren
6 personen
Finishgebied schoonhouden
4 personen
Bagage uitgifte verzorgen
4 personen
Vermiste spullen registreren
2 personen
Eindtijd registreren
3 personen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Finish officieel sluiten
2 personen

Nazorg

Routeborden verzamelen
6 personen
Verkeershekken verzamelen
8 personen
Tijdregistratie afbouwen
3 personen
Tenten afbreken
6 personen
Meubilair afbouwen
6 personen
Afval verzamelen
6 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Gehuurde spullen retourneren
3 personen
Geleende materialen terugbrengen
3 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
2 personen
Facturen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Inklaptafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 24
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 1200
Startnummerbandenaantal 1200
Finishmedaillesaantal 1200
Drinkbekersaantal 10000
Bidonsaantal 1200
Sponsenaantal 1500
Koelboxenaantal 18
Waterjerrycansaantal 30
Opvouwbare krattenaantal 40
Finishboog
Tijdregistratiemattenaantal 4
Barcodelezersaantal 6
Routepijlenaantal 80
Kilometerbordenaantal 43
Waarschuwingsbordenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 120
Dranghekkenaantal 180
Afzetlintaantal 20
Startpistool
Stopwatchesaantal 12
Routekaartenaantal 50
Klembordenaantal 20
Pennenaantal 100
Portofoonsaantal 20
Powerbanksaantal 12
Zaklampenaantal 20
Paraplu'saantal 10
Dekensaantal 30
EHBO-koffersaantal 6
Reddingsdekensaantal 100
Nitrilhandschoenenaantal 500
Bewegwijzeringspijlenaantal 60

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Tabletsaantal 8
Printersaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Mobiele opladersaantal 12
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Megafoonsaantal 4
Handlampenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Batterijenaantal 80

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 600
Bordenaantal 500
Besteksetsaantal 500
Koffiekopjesaantal 150
Schenk kannenaantal 30
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 12
Waterkokersaantal 4
Koelkastenaantal 4
Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Tangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Koelelementenaantal 60

Decoratie

Startlijnlintenaantal 2
Podiumdoekenaantal 4
Sponsorbannersaantal 20
Vlaggenaantal 30
Pionnenaantal 40

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 6
Vuilnisgrijpersaantal 8
Emmersaantal 8
Dweilenaantal 8
Sponzenaantal 20
Herbruikbare doekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 12
Desinfectiepompjesaantal 12
Papierdispensersaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de datum, start- en finishlocatie en route eerst vast. Dien de routevergunning en het verkeersplan ruim vóór de wedstrijddag in; zonder goedgekeurde route kun je verkeersposten en afzettingen niet definitief plannen.
Werk per kilometer uit waar routepijlen, kilometerborden, waarschuwingsborden en verkeerskegels komen. Controleer de volledige route nog één keer voordat het parcours wordt opgebouwd, omdat ontbrekende markeringen deelnemers direct verkeerd kunnen sturen.
Plan waterposten op basis van de verwachte doorstroom en zet per post drinkbekers, bidons, sponsen, koelboxen en waterjerrycans klaar. Regel ook opvouwbare kratten en afvalbakken, anders blijven materialen en lege bekers langs de route staan.
Sluit de deelnemersadministratie niet af met alleen een deelnemerslijst. Controleer startnummers, verzamel dieetwensen en geef vrijwilligers een briefing over startnummerbanden, routekaarten, portofoons en de procedure bij vermiste of verkeerd gelezen nummers.
Test tijdregistratiematten en barcodelezers vóór de start met meerdere proefdeelnemers. Houd stopwatches als back-up bij de finish en leg vooraf vast wie de apparatuur bedient en wie de uitslagen controleert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stadsmarathon organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 6 tot 9 maanden vooraf met de datum, locaties, route en vergunningen. Reserveer medische ondersteuning, verkeersbegeleiders, hekken en tijdregistratie zodra de route in concept vaststaat.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een stadsmarathon?: Het aantal hangt af van de route en het aantal kruisingen, maar plan per verkeerspost minimaal 2 mensen en per waterpost meerdere medewerkers voor uitdelen en opruimen. Maak de definitieve bezetting uiterlijk 4 weken voor de marathon en verstuur daarna de briefing.
Wanneer moet ik de route van een stadsmarathon publiceren?: Publiceer de route zodra vergunning, verkeersplan en routecontrole zijn afgerond, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de start. Zo kunnen deelnemers hun voorbereiding plannen en kun je wijzigingen nog tijdig communiceren.
Hoeveel drinkbekers en water moet ik regelen voor een stadsmarathon?: Bereken per waterpost het verwachte aantal deelnemers plus een reserve van 15 tot 20 procent. Stem waterjerrycans, bidons, drinkbekers en afvalbakken af op het aantal deelnemers en de afstand tussen de posten; laat de definitieve aantallen na de inschrijving controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.