Checklist pour organiser un marathon urbain

Organiser un marathon urbain demande de coordonner le parcours, la circulation, les secours, les inscriptions et l’arrivée. Commence par fixer la date et réserver les zones de départ et d’arrivée, puis fais valider le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Les postes d’eau, le chronométrage et les bénévoles doivent être planifiés bien avant le jour J. Cette checklist t’aide à suivre les démarches dans le bon ordre et à repérer les éléments souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date de l'événement
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Concevoir le parcours du marathon
3 personnes
Demander l’autorisation de parcours
2 personnes
Soumettre le plan de circulation
2 personnes
Réserver un soutien médical
2 personnes
Gérer le suivi du temps
2 personnes
Planifier les agents de circulation
2 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la carte du parcours
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Commander les dossards
2 personnes
Commander le design des médailles
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver les boissons
2 personnes
Réserver des barrières et des panneaux de circulation
2 personnes
Réserver les tentes et le mobilier
2 personnes
Envoyer le briefing des bénévoles
2 personnes
Vérifier les dossards
2 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
Définir les postes de circulation
2 personnes
Répartir les points d’eau
2 personnes
Trier les médailles de finisher
2 personnes
Imprimer la liste des participants
2 personnes
Composer les kits de démarrage
6 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Inspecter le trajet à l’avance
3 personnes
Balisage du sas de départ
4 personnes
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer les comptoirs d’inscription
4 personnes
Préparer les kits de départ
4 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre en place les points d’eau
8 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Installer des barrières de circulation
8 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
3 personnes

Événement

Inscrire les participants
8 personnes
Distribuer les dossards
6 personnes
Gérer la prise en charge des bagages
4 personnes
Encadrer le sas de départ
6 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Lancer le marathon
4 personnes
Tenir les postes d’eau
16 personnes
Réapprovisionner les boissons
8 personnes
Tenir les postes de circulation
12 personnes
Vérifier le balisage du parcours
4 personnes
Accueillir les finisseurs
6 personnes
Remettre les médailles
4 personnes
Servir le catering d’arrivée
6 personnes
Garder la zone d'arrivée propre
4 personnes
Gérer la distribution des bagages
4 personnes
Enregistrer les objets perdus
2 personnes
Enregistrer l’heure de fin
3 personnes
Accompagner les derniers participants
4 personnes
Fermer officiellement l’arrivée
2 personnes

Suivi

Rassembler les panneaux d'itinéraire
6 personnes
Rassembler les barrières de circulation
8 personnes
Réduire le suivi du temps
3 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Démonter le mobilier
6 personnes
Rassembler les déchets
6 personnes
Nettoyer le lieu
6 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Retourner le matériel loué
3 personnes
Rendre le matériel emprunté
3 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Gérer les objets trouvés
2 personnes
Vérifier les factures
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 12
Poubellesqté 24
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 1200
Bracelets de dossardqté 1200
Médailles de finisherqté 1200
Gobeletsqté 10000
Bidonsqté 1200
Épongesqté 1500
Glacièresqté 18
Bidons d'eauqté 30
Casiers pliablesqté 40
Arche d'arrivée
Tapis de chronométrageqté 4
Lecteurs de codes-barresqté 6
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 43
Panneaux d'avertissementqté 30
Cônes de signalisationqté 120
Barrières de fouleqté 180
Ruban de balisageqté 20
Pistolet de départ
Chronomètresqté 12
Cartes d'itinéraireqté 50
Presse-papiersqté 20
Stylosqté 100
Talkies-walkiesqté 20
Batteries externesqté 12
Lampes de pocheqté 20
Parapluiesqté 10
Couverturesqté 30
Trousses de premiers secoursqté 6
Couvertures de survieqté 100
Gants en nitrileqté 500
Flèches de signalisationqté 60

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Tablettesqté 8
Imprimantesqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chargeurs mobilesqté 12
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Mégaphonesqté 4
Lampes de pocheqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 80

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Assiettesqté 500
Couvertsqté 500
Tasses à caféqté 150
Pichets de serviceqté 30
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 12
Bouilloiresqté 4
Réfrigérateursqté 4
Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Pincesqté 12
Louchesqté 12
Pains de glaceqté 60

Décoration

Rubans de ligne de départqté 2
Tentures de scèneqté 4
Bannières sponsorsqté 20
Drapeauxqté 30
Cônesqté 40

Nettoyage

Sets de balaiqté 6
Pinces à déchetsqté 8
Seauxqté 8
Serpillièresqté 8
Épongesqté 20
Chiffons réutilisablesqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 12
Pompes de désinfectionqté 12
Distributeurs de papierqté 12

Catering

Courses

Conseils

Demande l’autorisation du parcours et soumets le plan de circulation plusieurs semaines avant la course : les délais de validation peuvent bloquer toute l’organisation.
Prévois les bénévoles par poste, avec un responsable pour chaque zone de circulation, chaque point d’eau et l’arrivée. Envoie leur briefing au moins 7 jours avant l’événement.
Teste le chronométrage avant l’ouverture des inscriptions : tapis, lecteurs de codes-barres, chronomètres et dossards doivent fonctionner ensemble lors d’un contrôle complet.
Répartis les points d’eau sur le parcours et commande les gobelets, bidons, glacières et éponges selon le nombre d’inscrits confirmé, avec une réserve pour les imprévus.
Ne commande pas les médailles, dossards et panneaux au dernier moment : vérifie les quantités après la clôture des inscriptions et contrôle tout le matériel à réception.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un marathon urbain ?: Commence idéalement 9 à 12 mois avant la date prévue. Les autorisations, le parcours, le soutien médical et le plan de circulation doivent être traités avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon urbain ?: Le nombre dépend du parcours et des règles locales, mais prévois une équipe distincte pour chaque poste de circulation, point d’eau, zone de départ et zone d’arrivée. Finalise la répartition au moins 2 semaines avant la course.
Quand ouvrir les inscriptions pour un marathon ?: Ouvre les inscriptions une fois le parcours, les principales autorisations et les services de sécurité confirmés. Une ouverture 4 à 6 mois avant le marathon laisse généralement le temps de gérer les dossards, les besoins alimentaires et la logistique.
Que faut-il vérifier la veille d’un marathon urbain ?: Contrôle les dossards, le balisage, les barrières, les panneaux, les bornes kilométriques, les talkies-walkies et le matériel de chronométrage. Fais aussi une dernière vérification du parcours et confirme les horaires avec les bénévoles et les équipes médicales.

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