Stadtmarathon organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Stadtmarathon braucht lange Vorläufe, weil Strecke, Verkehr, Sicherheit und Helfer zusammenpassen müssen. Kläre zuerst Datum, Start- und Zielort sowie die Genehmigung der Route. Danach folgen Anmeldung, Zeitmessung, medizinische Betreuung und die Einteilung der Versorgungspunkte. Plane außerdem Startnummern, Medaillen, Absperrgitter, Wegweiser, Wasserkanister und Funkgeräte so, dass sie am Veranstaltungstag an den richtigen Stellen bereitliegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Veranstaltungsdatum festlegen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
2 Personen
Marathonstrecke entwerfen
3 Personen
Routen-Genehmigung beantragen
2 Personen
Verkehrsplan einreichen
2 Personen
Medizinische Betreuung reservieren
2 Personen
Zeiterfassung organisieren
2 Personen
Verkehrshelfer einplanen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
Anmeldeformular öffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Streckenkarte veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Startnummern bestellen
2 Personen
Medaillendesign bestellen
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Getränkeversorgung reservieren
2 Personen
Absperrgitter und Verkehrsschilder reservieren
2 Personen
Zelte und Mobiliar reservieren
2 Personen
Freiwilligen-Briefing versenden
2 Personen
Startnummern prüfen
2 Personen
Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
Verkehrsposten ausarbeiten
2 Personen
Wasserstellen einteilen
2 Personen
Zielmedaillen sortieren
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
2 Personen
Starterpakete zusammenstellen
6 Personen
Einkäufe prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Strecke im Voraus inspizieren
3 Personen
Startbereich absperren
4 Personen
Zielbogen aufbauen
4 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Anmeldebereiche einrichten
4 Personen
Startpakete bereitlegen
4 Personen
Zeiterfassung installieren
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Wasserstationen aufbauen
8 Personen
Wegweiser aufstellen
6 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
8 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
3 Personen

Event

Teilnehmer anmelden
8 Personen
Startnummern ausgeben
6 Personen
Gepäckannahme verwalten
4 Personen
Startbereich betreuen
6 Personen
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
Marathon starten
4 Personen
Wasserstationen besetzen
16 Personen
Getränke nachfüllen
8 Personen
Verkehrsposten besetzen
12 Personen
Absperrung der Route kontrollieren
4 Personen
Finisher empfangen
6 Personen
Medaillen überreichen
4 Personen
Verpflegung im Ziel servieren
6 Personen
Zielbereich sauber halten
4 Personen
Gepäckausgabe organisieren
4 Personen
Vermisste Gegenstände erfassen
2 Personen
Endzeit erfassen
3 Personen
Die letzten Teilnehmer begleiten
4 Personen
Ziellinie offiziell schließen
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser einsammeln
6 Personen
Verkehrsbarrieren sammeln
8 Personen
Zeitmessung abbauen
3 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Mobiliar abbauen
6 Personen
Abfall sammeln
6 Personen
Location reinigen
6 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
Geliehene Materialien zurückbringen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
Teilnehmer informieren
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
2 Personen
Rechnungen prüfen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
KlappTischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 24
KleiderständerAnz. 4

Sportmaterial

StartnummernAnz. 1200
StartnummernbänderAnz. 1200
Finisher-MedaillenAnz. 1200
TrinkbecherAnz. 10000
TrinkflaschenAnz. 1200
SchwämmeAnz. 1500
KühlboxenAnz. 18
WasserkanisterAnz. 30
KlappkistenAnz. 40
Zielbogen
ZeitmessmattenAnz. 4
Barcode-ScannerAnz. 6
WegweiserAnz. 80
KilometerschilderAnz. 43
WarnschilderAnz. 30
VerkehrskegelAnz. 120
AbsperrgitterAnz. 180
AbsperrbandAnz. 20
Startpistole
StoppuhrenAnz. 12
RoutenpläneAnz. 50
KlemmbretterAnz. 20
StifteAnz. 100
FunkgeräteAnz. 20
PowerbanksAnz. 12
TaschenlampenAnz. 20
RegenschirmeAnz. 10
DeckenAnz. 30
Erste-Hilfe-KofferAnz. 6
RettungsdeckenAnz. 100
NitrilhandschuheAnz. 500
Wegweiser-PfeileAnz. 60

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
TabletsAnz. 8
DruckerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
Mobile LadegeräteAnz. 12
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MegafoneAnz. 4
HandlampenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BatterienAnz. 80

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 600
TellerAnz. 500
BestecksetsAnz. 500
KaffeetassenAnz. 150
AusgießkannenAnz. 30
ServiertablettsAnz. 12

Küche

ThermoskannenAnz. 12
WasserkocherAnz. 4
KühlschränkeAnz. 4
SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
ZangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KühlelementeAnz. 60

Dekoration

StartlinienbänderAnz. 2
BühnentücherAnz. 4
SponsorenbannerAnz. 20
FahnenAnz. 30
KegelAnz. 40

Reinigung

BesensetsAnz. 6
MüllgreiferAnz. 8
EimerAnz. 8
WischmopsAnz. 8
SchwämmeAnz. 20
Wiederverwendbare TücherAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 12
DesinfektionsspenderAnz. 12
Papier-SpenderAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Routengenehmigung und reiche den Verkehrsplan frühzeitig ein; rechne für Abstimmungen mit Behörden und Anwohnern mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf.
Lege die Wasserstellen nicht erst am Veranstaltungstag fest. Teile pro Station Zuständigkeiten, Wasserkanister, Trinkbecher, Trinkflaschen, Schwämme und Kühlboxen mindestens 2 Wochen vorher ein.
Plane die Helfer nach Einsatzort und Schicht statt nur nach Gesamtzahl. Für Start, Ziel, Verkehrsposten, Streckenkontrolle und Versorgung brauchst du klare Treffpunkte und ein Briefing spätestens 7 Tage vor dem Marathon.
Bestelle Startnummern und Finisher-Medaillen erst nach einem Abgleich der Anmeldungen, aber nicht später als 4 Wochen vor dem Lauf. Halte einige Ersatznummern und zusätzliche Startnummernbänder zurück.
Kontrolliere die Strecke am Vortag mit Routenplänen, Wegweisern, Kilometerschildern, Warnschildern, Verkehrskegeln und Absperrband. Prüfe dabei auch, ob Zielbogen, Zeitmessmatten und Barcode-Scanner am vorgesehenen Platz funktionieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Stadtmarathon anmelden?: Öffne die Anmeldung idealerweise 4 bis 6 Monate vor dem Start. Für die Strecke, Verkehrsregelung und medizinische Betreuung solltest du mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf einplanen.
Was braucht man für die Verpflegungsstellen beim Stadtmarathon?: Plane je Station Trinkbecher, Trinkflaschen, Wasserkanister, Schwämme und Kühlboxen ein. Teile Personal, Nachschub und Abfallbehälter mindestens 2 Wochen vor dem Rennen verbindlich zu.
Wie viele Helfer braucht ein Stadtmarathon?: Die Zahl hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl und Verkehrssperren ab. Erstelle spätestens 4 Wochen vorher einen Einsatzplan für Verkehrsposten, Wasserstellen, Start, Ziel und Streckenkontrolle und ergänze eine Reserve für Ausfälle.
Wann sollte man Startnummern und Medaillen bestellen?: Bestelle beides etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Marathon, sobald die erwartete Teilnehmerzahl belastbar ist. Prüfe die Lieferung spätestens 7 Tage vor dem Start und sortiere die Startnummern vor.

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