Zo organiseer je een stadsbarbecue zonder gedoe

Begin met de barbecueplek en de verwachte groepsgrootte; die bepalen hoeveel zitplaatsen, eten en koeling je nodig hebt. Verstuur daarna de uitnodigingen en vraag meteen dieetwensen en allergieën uit. Plan de boodschappen pas met een definitieve gastenlijst, zodat je vlees, vegetarische producten en bijgerechten gericht kunt portioneren. Op de dag zelf werk je van locatiecontrole naar opbouw, voorbereiding, buffet en teambriefing. Zo voorkom je dat de barbecue al brandt terwijl tafels, afvalpunten of allergeneninformatie nog ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Barbecueplek reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitieve gastenlijst maken
6
Tafels en stoelen reserveren
7
Weersverwachting controleren
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
3 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Vlees en vegetarische producten portioneren
3 personen
12
Salades en bijgerechten voorbereiden
3 personen
13
Sausjes en toppings klaarzetten
2 personen
14
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
15
Locatie en stroom controleren
2 personen
16
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Verlichting ophangen
2 personen
20
Barbecue opstellen
3 personen
21
Kooltjes aansteken
2 personen
22
Buffet en drankentafels inrichten
3 personen
23
Afvalpunten inrichten
2 personen
24
Allergeneninformatie klaarleggen
25
Teambriefing houden
5 personen

Event

26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Dranken uitserveren
2 personen
28
Borrelhapjes aanvullen
2 personen
29
Barbecue bedienen
3 personen
30
Buffet aanvullen
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Afvalbakken legen
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Restanten veilig koelen
2 personen
35
Barbecue uitdoven
2 personen

Nazorg

36
Servies verzamelen
3 personen
37
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
38
Partytenten afbreken
4 personen
39
Versiering en verlichting verwijderen
3 personen
40
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
4 personen
43
Materialen controleren en inpakken
3 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Drankentafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8

Apparatuur

Barbecueaantal 3
Koelboxenaantal 6
Gasbrandblusser
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 8

Keuken

Aluminium grillbakkenaantal 12
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Koelelementenaantal 24
Keukenweegschaal
Vleesthermometeraantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Handwasstation
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de barbecueplek en tafels en stoelen zodra je een datum hebt. Controleer uiterlijk een week vooraf of stroom, ondergrond en de ruimte voor partytenten geregeld zijn.
Vraag bij de uitnodiging om dieetwensen en allergieën en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het feest. Leg de allergeneninformatie daarna zichtbaar bij het buffet, niet alleen in een groepsbericht.
Doe de boodschappen met de definitieve gastenlijst en koel dranken minstens 4 uur vooraf. Portioneren met een keukenweegschaal voorkomt dat vegetarische producten of bijgerechten als eerste opraken.
Begin op de locatie met tafels, stoelen, partytenten en verlichting voordat je de barbecue aansteekt. Houd verlengkabels en stekkerdozen uit looproutes en zet een gasbrandblusser binnen handbereik.
Maak vóór aankomst van de gasten een korte teambriefing van 10 minuten. Wijs iemand aan voor de barbecue, iemand voor het buffet en iemand voor afval en bijvullen; zo blijft de kok niet tegelijk gastheer en probleemoplosser.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een stadsbarbecue organiseren?: Leg de barbecueplek en het meubilair bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken van tevoren, zodat je dieetwensen en aanmeldingen nog kunt verwerken.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een stadsbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop extra alcoholvrije opties en zorg dat de koelboxen minstens 4 uur voor aanvang gevuld zijn.
Wanneer bereid ik vlees, vegetarische producten en salades?: Portioneer vlees en vegetarische producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder gekoeld. Bereid salades en bijgerechten bij voorkeur enkele uren vooraf en houd alles tot het serveren afgedekt en koel.
Hoe richt ik een stadsbarbecue veilig in?: Zet de barbecue op een stabiele plek met minimaal 2 meter vrije ruimte rondom en houd brandbare decoratie uit de buurt. Controleer stroom en kabels vóór de opbouw en leg de gasbrandblusser direct naast de barbecue klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.