Stadsbarbecue organiseren: checklist van reservering tot opruimen

Een stadsbarbecue vraagt meer voorbereiding dan alleen vlees en kolen regelen. Je moet de barbecueplek, stroom, tafels, stoelen en eventuele partytenten op tijd vastleggen. Daarna volgen de aanmeldingen, dieetwensen, boodschappen en de indeling van buffet, drank en afval. Met deze checklist werk je van de eerste reservering naar een overzichtelijke opbouw en een veilige start op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Barbecueplek reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Tafels en stoelen reserveren
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Vlees en vegetarische producten portioneren
3 personen
Salades en bijgerechten voorbereiden
3 personen
Sausjes en toppings klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Locatie en stroom controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Barbecue opstellen
3 personen
Kooltjes aansteken
2 personen
Buffet en drankentafels inrichten
3 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Allergeneninformatie klaarleggen
Teambriefing houden
5 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Dranken uitserveren
2 personen
Borrelhapjes aanvullen
2 personen
Barbecue bedienen
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Restanten veilig koelen
2 personen
Barbecue uitdoven
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering en verlichting verwijderen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren en inpakken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Drankentafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8

Apparatuur

Barbecueaantal 3
Koelboxenaantal 6
Gasbrandblusser
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 8

Keuken

Aluminium grillbakkenaantal 12
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Koelelementenaantal 24
Keukenweegschaal
Vleesthermometeraantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Handwasstation
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de barbecueplek en tafels en stoelen zodra de datum vaststaat. Controleer uiterlijk een week vooraf of er stroom beschikbaar is en of verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn.
Verwerk aanmeldingen niet alleen als aantallen: noteer per persoon dieetwensen en allergieën. Leg de allergeneninformatie op de dag zelf zichtbaar bij het buffet.
Maak de definitieve gastenlijst minstens 3 dagen vooraf. Gebruik die lijst om vlees en vegetarische producten te portioneren en om servies, glazen en zitplaatsen te tellen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en beslis dan over partytenten en extra tafels. Bouw tenten, tafels en stoelen vroeg op, zodat er nog tijd is voor versiering, verlichting en een veilige looproute.
Plan een teambriefing vóór de barbecue begint, met duidelijke taken voor barbecue, buffet, drank en afval. Zet gasbrandblusser, koelboxen en andere veiligheidsmiddelen klaar voordat de kooltjes worden aangestoken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stadsbarbecue organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met het reserveren van de barbecueplek en het versturen van uitnodigingen. Plan de definitieve gastenlijst en dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor het evenement.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een stadsbarbecue controleren?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Beslis dan of je partytenten moet opbouwen en hoe je tafels, buffet en drank tegen regen of wind beschermt.
Hoeveel servies en glazen heb ik nodig voor een stadsbarbecue?: Reken minimaal 1 bord, 1 kom, 1 glas, 1 vork, 1 mes en 1 lepel per gast. Neem voor glazen en borden enkele extra exemplaren mee, zodat een val of vervuild item niet direct een tekort veroorzaakt.
Wanneer moet ik vlees en vegetarische producten portioneren?: Portioneer vlees en vegetarische producten op de dag zelf of maximaal 1 dag vooraf, gekoeld bewaard in koelboxen met koelelementen. Houd de vegetarische producten gescheiden van rauw vlees en gebruik aparte tangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.