Stadionconcert organiseren: checklist en planning

Een stadionconcert vraagt om meer dan een podium en een artiest. Je stemt vergunningen, stadion, productie, veiligheid, ticketverkoop en publieksstromen maanden vooraf op elkaar af. Daarna volgen technische riders, reizen, hotelkamers, catering, crewaccreditaties en publieksinformatie. Met deze checklist houd je de volgorde vast en voorkom je dat zaken als medische posten, parkeerinstructies of portofoons pas in de laatste week worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunningen aanvragen
2 personen
Artiesten contracteren
2 personen
Stadion reserveren
2 personen
Productieplan opstellen
3 personen
Veiligheidsplan uitwerken
3 personen
Ticketverkoop openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Beveiliging vastleggen
2 personen
Medische posten vastleggen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Toegangscontrole bepalen
3 personen
Parkeerplan uitwerken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
3 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Artiestenreizen bevestigen
2 personen
Hotelkamers reserveren
2 personen
Technische rider controleren
3 personen
Podiumontwerp goedkeuren
3 personen
Lichtplan vastleggen
2 personen
Geluidsplan vastleggen
3 personen
Communicatieplan verspreiden
2 personen
Crewaccreditaties maken
2 personen
Draaiboek printen
2 personen
Publieksinformatie publiceren
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Ticketgegevens controleren
3 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
3 personen
Locatie inspecteren
4 personen
Leveringen bevestigen
2 personen
Boodschappen ontvangen
4 personen
Podium opbouwen
12 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
10 personen
Lichtinstallatie plaatsen
8 personen
Stroomvoorziening aansluiten
6 personen
Publiekshekken plaatsen
8 personen
Tenten en balies opbouwen
8 personen
Wayfinding ophangen
4 personen
Catering voorbereiden
6 personen
Backstage inrichten
5 personen
Technische soundcheck doen
8 personen
Artiestensoundcheck doen
10 personen
Backstage catering klaarzetten
4 personen
Crewbriefing houden
12 personen

Event

Publieksingangen openen
12 personen
Tickets scannen
18 personen
Bezoekers fouilleren
20 personen
Garderobe bemannen
6 personen
Informatiepunten bemannen
6 personen
Dranken serveren
12 personen
Eten serveren
10 personen
Dranken bijvullen
6 personen
Backstage catering serveren
4 personen
Publiekstromen begeleiden
12 personen
Podiumwissels uitvoeren
10 personen
Lichtshow bedienen
4 personen
Geluid tijdens concert bedienen
5 personen
EHBO-posten bemannen
8 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
4 personen
Afvalbakken legen
6 personen
Uitloop begeleiden
15 personen
Publieksingangen sluiten
8 personen

Nazorg

Barvoorraden afsluiten
4 personen
Podiumapparatuur afbouwen
12 personen
Lichtapparatuur afbouwen
8 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
10 personen
Tenten en balies afbreken
8 personen
Hekken verwijderen
8 personen
Afval verzamelen
10 personen
Terrein schoonmaken
10 personen
Backstage schoonmaken
5 personen
Servies en glaswerk reinigen
5 personen
Geleende materialen verzamelen
4 personen
Apparatuur controleren
4 personen
Materialen verpakken
6 personen
Materialen retourneren
4 personen
Stadion opleveren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 24
Barbaliesaantal 12
Backstagetafelsaantal 12
Backstagebankenaantal 20
Kledingrekkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 12
Partytentenaantal 10
Afzetpalenaantal 40

Apparatuur

Podiumdelenaantal 120
Podiumtrappenaantal 4
Podiumrandenaantal 80
Line-array speakersaantal 24
Subwoofersaantal 12
Monitorspeakersaantal 12
Mengtafelsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 12
Bedrade microfoonsaantal 20
Microfoonstatievenaantal 20
DI-boxenaantal 12
Multikabelsaantal 8
Intercomsetsaantal 20
Portofoonsaantal 30
Aggregatenaantal 3
Brandblussersaantal 20
Noodverlichtingsunitsaantal 20
Zaklampenaantal 30
Ticketscannersaantal 20
Betaalterminalsaantal 20
Koelwagensaantal 2
Koelboxenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 6
Waterkokersaantal 4

Verlichting

Movingheadsaantal 24
LED-barsaantal 24
Profielspotsaantal 12
Volgspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 10
Verlengkabelsaantal 80
Stekkerdozenaantal 30
Kabelmattenaantal 120
Gaffer tapeaantal 30
Kabelbindersaantal 500

Servies

Herbruikbare bekersaantal 7000
Bordenaantal 1200
Besteksetsaantal 1200
Koffiekopjesaantal 300
Wijnglazenaantal 300
Serveerlepelsaantal 30
Dienbladenaantal 30
Waterkannenaantal 40

Decoratie

Podiumdoekenaantal 12
Achtergrondbanner
Sponsorbannersaantal 20
Pijlbordenaantal 40
Entreebannersaantal 8
Polsbandjesaantal 6000
Crewbadgesaantal 250
Lanyardsaantal 250
Programmaboekjesaantal 5500
Pennenaantal 100

Veiligheid

Publiekshekkenaantal 180
Dranghekkenaantal 100
Bouwhelmenaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 80
EHBO-koffersaantal 6
AED'saantal 4
Nitrilhandschoenenaantal 1000
Oordoppenaantal 6000
Reddingsdekensaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 80
Afvalcontainersaantal 12
Bezemsetsaantal 12
Dweilenaantal 12
Emmersaantal 12
Schoonmaakkarrenaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vergunningen, veiligheidsplan en parkeerplan vroeg vast. Deze onderdelen beïnvloeden de publiekscapaciteit, toegangscontrole en inzet van beveiliging en medische posten.
Controleer de technische rider voordat je podiumontwerp, lichtplan en geluidsplan goedkeurt. Tel aansluitingen, multikabels, DI-boxen, microfoons en monitors vooraf door met de technische productie.
Plan artiestenreizen en hotelkamers naast het draaiboek, niet erna. Noteer per artiest aankomsttijd, transfer, soundcheck en vertrek, zodat backstagebanken, tafels en kledingrekken op tijd klaarstaan.
Open ticketverkoop pas nadat publieksinformatie, toegangscontrole en parkeerinformatie op elkaar aansluiten. Vermeld minimaal ingang, tijdschema, bereikbaarheid en eventuele regels voor tassen of catering.
Maak een aparte deadline voor crewaccreditaties en backstagevoorzieningen. Print het draaiboek uiterlijk één dag voor de show en controleer dan ook intercomsets, portofoons, verlengkabels en afzetpalen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stadionconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf. Vergunningen, stadionreservering, artiestencontracten en productieplanning bepalen de rest van het traject; veiligheids- en publieksplannen werk je uiterlijk enkele maanden voor de show uit.
Wanneer moet de ticketverkoop voor een stadionconcert starten?: Open de verkoop pas wanneer capaciteit, toegangscontrole en publieksinformatie zijn afgestemd. Plan dit meestal 4 tot 8 maanden voor het concert, afhankelijk van de bekendheid van de artiest en de benodigde promotieperiode.
Hoeveel beveiliging en medische posten heb ik nodig bij een stadionconcert?: Dat hangt af van capaciteit, stadionindeling en risicoanalyse; er is geen veilig vast aantal zonder plan. Leg beveiliging en medische posten minimaal 3 tot 6 maanden vooraf vast en laat de aantallen toetsen in het veiligheidsplan.
Wanneer moet de technische voorbereiding van een stadionconcert klaar zijn?: Rond podiumontwerp, lichtplan, geluidsplan en technische rider uiterlijk 8 tot 12 weken voor de show af. Controleer in de laatste week alle microfoons, speakers, mengtafels, kabels, verlichting en communicatieapparatuur aan de hand van het draaiboek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.